PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI

1. PENGELOLAAN PROYEKSISTEM INFORMASI

2. LAHIRNYA PROYEK

3. BAHASAN Sistem Informasi dalam organisasi Proyek sebagai sarana strategi organisasi Lahirnya proyek internal Proyek internal Proyek eksternal

4. SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI

5. RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN (M.Porter) P P R E O N S D E U S K U N G P U R T O A S M E A S INFRASTRUKTUR PERUSAHAAN MANAJEMEN SDM PENGEMBANGAN TEKNOLOGI PEMBELIAN SUMBER DAYA KEUNG-GULAN BERSA-ING LOGISTIK KELUAR OUT-BOUND LOGISTICS LOGISTIK MASUK (INBOUND LOGIS-TICS) OPERASI PEMASAR-AN DAN PENJUAL-AN LAYANAN PELANG-GAN

6. RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAANdan SISTEM INFORMASI PENDUKUNGNYA P P R E O N S D E U S K U N G P U R T O A S M E A S KOORDINASI ADMINISTRATIF DAN LAYANAN BANTUAN SIS: SISTEM INTRANET UNTUK ARUS KERJA KOLABORATIF MANAJEMEN SDM SIS: INTRANET PENGEMBANGAN KARIR UNTUK KARYAWAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI SIS: EKSTRANET REKAYASA (ENGINEERING) BERBANTUAN KOMPUTER, DENGAN PARTNER PEMBELIAN SUMBER DAYA SIS: E-COMMERCE DENGAN PEMASOK KEUNG-GULAN BERSAING LOGISTIK KELUAR OUTBOUND LOGISTICS SIS: ON-LINE P.O.S. AND ORDER PROCESS-ING LOGISTIK MASUK (INBOUND LOGISTICS) SIS: AUTO-MATED J.I.T. WARE-HOUSING OPERASI SIS: COMPUTER AIDED FLEXIBLE MANU-FACTURING SYSTEM PEMASAR-AN DAN PENJUAL-AN SIS: INTERAC-TIVE TARGETED MAR-KETING LAYANAN PELANGGAN SIS: CRM

7. PROYEK SEBAGAI SARANA STRATEGI ORGANISASI Strategi TI-SImendukungstrategiorganisasi VISI – MISI - KEBIJAKAN TUJUAN STRATEGI ORGANISASI Portfolio:Sekumpulanrencanaproyekpendukungstrategi, baikygsudahberlangsungmaupunygbelumdibiayai STRATEGI FUNGSI LAIN STRATEGI TI-SI PORTOFOLIO PORTOFOLIO TI-SI PROGRAM PROGRAM TI-SI Program:Sekumpulan proyek yg pengelolaannya dikoordinasi agar menguntungkan PROYEK PROYEK TI-SI

8. LAHIRNYA PROYEK INTERNAL Pemicu 1: Proyeksudahadadalamrencanapengembangan TI-SI, dansudahsampaipadasaatpelaksanaannya Pemicu 2: Padasalahsatu unit kerjaadakebutuhandukungan TI-SI yang sifatnyamendesak

9. Proyek yang sudahdirencanakan Urutankegiatan: Menyusuntinjauankelayakan, dari aspek: Biaya Operasional Waktu Legal Persetujuanpelaksanaan PenunjukanManajerProyek

10. Proyek yang dipicukebutuhanmendesak Urutankegiatan: Pimpinan unit kerjamenyatakankebutuhankepadamanajer TI/SI Manajer TI/SI menunjukanalissistemuntukmelakukandiskusidenganmanajer unit Manajer unit (dibantuanalissistem) menyusun proposal yang a.l. menunjukkankelayakan: - Biaya- Operasional- Waktu- Legal Persetujuanpelaksanaan PenunjukanManajerProyek (biasanyaanalissistemdiatas)

11. KEDUDUKAN PROYEK INTERNAL DALAM ORGANISASI

12. ORGANISASI FUNGSIONALProyekditanganilewatkoordinasimanajerfungsional DIREKTUR PELAKSANA (CHIEF EXECUTIVE) KOORDINASI PROYEK MANAJER FUNGSIONAL MANAJER FUNGSIONAL MANAJER FUNGSIONAL STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF

13. ORGANISASI PROYEKProyek ditangani lewat koordinasi manajer proyek DIREKTUR PELAKSANA (CEO) KOORDINASI PROYEK MANAJER PROYEK MANAJER PROYEK MANAJER PROYEK STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF

14. PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS LEMAH DIREKTUR PELAKSANA ( CEO ) MANAJER FUNGSIONAL MANAJER FUNGSIONAL MANAJER FUNGSIONAL STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF KOORDINASI PROYEK

15. PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS SEIMBANG DIREKTUR PELAKSANA (CEO) MANAJER FUNGSIONAL MANAJER FUNGSIONAL MANAJER FUNGSIONAL KOORDI-NASI PROYEK STAF STAF STAF STAF STAF STAF MANAJER PROY STAF STAF

16. PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS KUAT DIREKTUR PELAKSANA ( CEO ) MANAJER FUNGSIONAL MANAJER FUNGSIONAL MANAJER PROYEK-PROYEK STAF STAF MAN. PROYEK STAF STAF MAN. PROYEK STAF STAF MAN. PROYEK KOORDINASI PROYEK B KOORDINASI PROYEK A

17. PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP PROYEK

18. PROPOSAL UNTUK PROYEK INTERNAL Usulan formal pembangunan S.I untuk memenuhi kebutuhan unit kerja dalam menjalankan fungsinya mendukung tercapainya tujuan organisasi Proposal mendefinisikan: Apa yang akan dilakukan Kebutuhan bisnis apa yang akan dipenuhi Bagaimana hasil proyek akan mendukung strategi Memuat business case awal Format sebaiknya baku, menggunakan template

19. Contoh Template Proposal Internal NamaProyek: Tanggalpengajuan: Pengusul / sponsor dengancarauntukkontak: Persetujuan: (yang menyetujuidantglpersetujuan) Masalahbisnisataukebutuhan (yang perlusolusi) Tujuandansasaranproyeksertakaitannyadenganstrategidansasaranorganisasi Solusi yang diusulkan: (alternatifsolusi, danpenjelasandasarpemilihansolusi yang diusulkanjadiproyek) Hasil yang diharapkan: (dampak /outcome proyek)

20. Contoh Muatan BUSINESS CASE IdentitasProyek: (Nama, Tanggal peresmian, Unit pengusul, Manajerproyek) Nomor revisidokumen: ManfaatdanBiaya: Biaya / Sumberdaya: (biaya pembangunan dan operasi per tahun dg asumsi perhitungannya) Dikelompokkanatasbiaya P/K; P/L; Pelatihan; ATK; Jasakonsultansi; dll, Penggunaan SDM, dalam jam

21. Contoh Muatan BUSINESS CASE (lanj) SumberPendanaan Resiko Faktorresiko Strategimitigasi Alasanorganisasiuntukmelaksanakanproyek (justification) CatatanTambahan Memuatdaftarlampiransesuaikeperluannya

22. PROYEK PEMERINTAH Proyek TI/SI pemerintah diatur dengan: Keppres No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahan-perubahannya.

23. PROYEK PEMERINTAH (lanj) Perubahan- perubahan terhadap Keppres No. 80 tahun 2003 Keppres No. 61 tahun 2004 Keppres No. 32 tahun 2005 (Perubahan ke-2) PP No. 70 tahun 2005 (Perubahan ke-3) PP No. 8 tahun 2006 (Perubahan ke-4) PP No. 79 tahun 2006 (Perubahan ke-5) PP No. 85 tahun 2006 (Perubahan ke-6) PP No. 95 tahun 2006 (Perubahan ke-7)

24. PROSEDUR UMUM PELELANGAN 2 TINGKAT UNTUK PEKERJAAN TI/SI Menyiapkan dokumen pelelangan dan dasar penilaian: KAK, RKS, HPS Mendaftarkan sebagai peserta, Menyerahkan Dokumen Prakualifikasi Pengumuman penawaran pekerjaan di media Seleksi Prakualifikasi, menghasilkan Daftar Pendek Konsultan yang berhak mengikuti seleksi proposal Menerima dokumen pelelangan (KAK) dan undangan penjelasan (aanwijzing) • Menyusun dan menyerahkan • Proposal administrasi • Proposal Teknis • Proposal Biaya Menyelenggarakan aanwijzing Penilaian Proposal admin dan teknis; Pembukaan proposal biaya; penentuan pemenang PENANDATANGANAN PERJANJIAN KERJA SAMA (KONTRAK)

25. DOKUMEN TERKAIT PENGADAAN KAK: Kerangka Acuan Kerja (TOR=Terms of Reference) RKS: Rencana Kerja dan Syarat HPS: Harga Perkiraan Sendiri

26. KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)TERMS OF REFERENCE (TOR) KAK memuat pedoman untuk menyusun proposal Latar Belakang Maksud dan Tujuan Sasaran Nama dan organisasi pejabat pembuat komitmen Sumber pendanaan Lingkup, lokasi kegiatan, data dan fasilitas penunjang, serta alih, pengetahuan Jangka waktu pelaksanaan Tenaga ahli Keluaran Laporan

27. RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS) Umum Addendum Dokumen Seleksi Penyusunan, Penyampaian, dan Pembukaan Dokumen Penawaran Kriteria dan Tata Cara Penilaian Dokumen Penawaran (termasuk: Evaluasi Administrasi , Evaluasi Teknis, )

28. HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS) Disiapkan instansi pemerintah pemberi pekerjaan Merupakan dasar penilaian layak tidaknya biaya yang diusulkan konsultan Menggunakan patokan biaya (misalnya yang diterbitkan INKINDO), bervariasi sesuai indeks daerah.

29. MUATANUSULAN TEKNIS A. PENDAHULUAN B. PENGALAMAN PERUSAHAAN C. PEMAHAMAN KAK D. TANGGAPAN TERHADAP KAK E. APRESIASI INOVASI F. PENDEKATAN DAN METODOLOGI G. RENCANA KERJA H. JADUAL PELAKSANAAN PEKERJAAN I. TENAGA AHLI DAN TANGGUNG JAWABNYA J. JADUAL PENUGASAN TENAGA AHLI K. ORGANISASI PELAKSANAAN PEKERJAAN L. LAPORAN M. STAF PENDUKUNG N. FASILITAS PENDUKUNG O. PENUTUP LAMPIRAN : 1. DOKUMEN PENDUKUNG 2. DAFTAR RIWAYAT HIDUP & KELENGKAPANNYA 3. LAIN-LAIN

30. TUGAS 1 (kelompok) Dengan menggunakan template yang disediakan, buatlah proposal pengembangan perangkat lunak aplikasi. Misalnya, aplikasi berikut untuk TOKO PRIMA.

31. S A M P A I J U M P A