Příprava porady a záznam jednání

1. Autorem materiálu a všech jeho částí, není-li uvedeno jinak, je Mgr. Jaroslava Kuhnová. Dostupné z Metodického portálu www.rvp.cz, ISSN: 1802-4785. Provozuje Národní ústav pro vzdělávání, školské poradenské zařízení a zařízení pro další vzdělávání pedagogických pracovníků (NÚV).

2. Příprava porady a záznam jednání Pozvánka Prezenční listina Zápis z porady

3. Pozvánka na poradu Měla by obsahovat tyto náležitosti: • Název firmy/organizace, která poradu svolává • Účel porady, název akce • Datum konání, hodina zahájení • Místo konání (při externích poradách přesná adresa budovy, poschodí, číslo dveří) • Program porady (jednotlivé body jednání, příp. i s časovým rozvržením a jmény referentů) • Plánovaná doba trvání, příp. termín ukončení porady • Důležité poznámky pro účastníky (dopravní spojení, způsob stravování, zajištění ubytování, kdo hradí cestovné apod.) • Místo a datum vyhotovení • Jméno a funkce toho, kdo poradu svolává (za jméno se u rozmnožených pozvánek uvádí zkratka v. r., což znamená vlastní rukou; vlastnoruční podpis se pak už nepřipojuje nebo se rozmnoží již podepsaný originál)

4. Úprava pozvánek • Na list bez předtisku (nejčastěji, samostatná úprava v textovém editoru, může mít více stránek, které se překládají) • Na dopisní předtisk (více osobní pozvánka, protože oslovuje přímo zvaného účastníka; používáme v případech, kdy zveme jen několik málo osob a program jednání není obsáhlý) • Jako osobní dopis vedoucího pracovníka (individuální písemnost, zveme tak významné hosty, tištěnou pozvánku připojíme)

5. Zasílání pozvánek • Na běžné pracovní porady se posílají pozvánky týden předem. • Na důležitější jednání a konference (externí účastníci) s měsíčním předstihem. • U konferencí, sympozií s mezinárodní účastí se pozvánky rozesílají ještě dříve. Písemné materiály, jako návrhy, posudky, rozbory apod. musí účastníci obdržet včas, aby si je mohli prostudovat a připravit se na diskuzi.

6. Prezenční listina/Listina přítomných Měla by obsahovat tyto náležitosti: • V záhlaví název pořádající organizace, příp. logo • Druh porady/akce • Datum a místo konání • Pořadové číslo účastníka • Jméno a příjmení účastníka • Vlastnoruční podpis účastníka • Pracovní funkce účastníka (není nezbytné) • Uspořádání písemnosti se liší podle povahy porady

7. Prezenční listina/Listina přítomných • Zúčastňuje-li se jednání stálý okruh účastníků, bývají předtištěna jejich jména, popř. i funkce. Připojujeme pouze podpisy. • Někdy se na prezenční listině uvádějí pouze názvy pozvaných organizací, protože není známo, kdo je bude zastupovat. • Pro porady/akce s proměnlivým okruhem účastníků se zhotovují prezenční listiny bez předtištěných jmen nebo názvů organizací. • Listiny přítomných lze zpravidla použít pro více porad a akcí, a proto jsou trvale uloženy v PC a podle potřeby se vytisknou.

8. Zápis z porady • Písemný doklad o průběhu porady, schůze, konference, jednání či jiné akce. • Má se vyhotovovat týž den, kdy se porada konala (nejpozději druhý den). • Čísluje se podle druhu porady, rozmnožuje a posílá účastníkům porady (v současné době upřednostňujeme elektronickou poštu). • Zápisy se ukládají, jsou písemným dokladem o jednání, velmi důležitým nástrojem řízení, uvedené údaje jsou východiskem pro další jednání. • Zápis slouží jako dokument pro kontrolu přidělených úkolů a termínů, pro kontrolu toho, co bylo projednáno a s jakým výsledkem. • Musí být jasně formulované, pravdivé a přehledné. • To, co je v zápise, je závazné pro všechny přítomné. Proto je potřeba, aby si zapisovatel byl správností všech údajů jistý, příp. vedoucí srovnal text zápisu s projednávanou skutečností. • V případě pochybností je třeba zapsané skutečnosti, data, číselné údaje po poradě u diskutujících ověřit.

9. Zápis z porady Měl by obsahovat tyto náležitosti: • Číslo zápisu • Druh porady • Datum konání porady • Údaje o přítomných, omluvených a hostech (vyjmenujeme nebo přiložíme prezenční listinu) • Program porady • Obsah jednotlivých bodů jednání • Uložené úkoly, jména těch, kteří odpovídají za jejich splnění, a termíny splnění uložených úkolů • Datum a místo vyhotovení zápisu • Jméno zapisovatele, zhotovitele zápisu • Jméno a funkci vedoucího porady • V jedné instituci by všechny zápisy měly mít jednotnou podobu.

10. Zápis z porady Rozlišujeme tři druhy zápisů: • Stručný zápis Jsou v něm zachyceny jednotlivé body jednání, rozhodnutí, ke kterému porada dospěla, a úkoly, které z ní vyplynuly. • Podrobnější zápis Pořizujeme při důležitých poradách. Uvádějí se v něm jména diskutujících, stručný obsah referátů a diskuzních příspěvků. Pokud účastníci porady požádají o zaprotokolování připomínky, zapíše se její doslovné znění. • Doslovný zápis Zhotovují se při jednáních v parlamentu, při významných konferencích a jiných závažných jednáních. Zápis se stenografuje souběžně s jednáním, stenografové se při psaní střídají a potom stenogram přepisují. Současně se pro kontrolu pořizuje zvukový záznam.

11. Ing. Kolařík přednesl obsáhlou zprávu o rozboru hospodaření. Mgr. Nová věnovala pozornost zásobování potravinami. P. Oliva podotkl, že letos má myslivecké sdružení zájem o koupi většího množství sena. MVDr. Zajíc hovořil o ztrátách na hospodářských zvířatech. Bc. Menšík upozornil na zjištěné závady v oblasti škod. JUDr. Hudec podal informacio protipožárních opatřeních. PhDr. Dolanská poukázala přímo na zakázky z agendy vkladů. Pí Králová, DiS. měla připomínkuk vymáhání pohledávky od firmy Q, která je v likvidaci. A podat zprávu, přednést informaci informovat, referovat, seznámit, sdělit B podtrhnout, položit důraz, zdůraznit, připomenout, zaměřit se, vyzdvihnout C poznamenat, konstatovat, zmínit se, naznačit, uvést, mluvit, přednést připomínky Slova napsaná kurzívou nahraďte synonymy.

12. Správné řešení • 1. A • 2. B • 3. C • 4. C • 5. B • 6. A • 7. B • 8. C

13. Zdroje • FLEISCHMANNOVÁ, Emílie; JONÁŠ, Ivan; KULDOVÁ, Olga. Písemná a elektronická komunikace pro střední školy a veřejnost 2. Praha: Fortuna, 2005, ISBN 80-7168-924-6. • OLCHAVOVÁ, Jana a kol. Písemná a ústní komunikace. -: HYL s.r.o., 2010, ISBN 978-80-254-6427-4. • NEUGEBAUER, Tomáš. Nová pravidla písemné a elektronické komunikace. -: Computer Media s.r.o., 2009, ISBN 978-80-7402-011-7. • ŠTIKOVÁ, Stanislava. Obchodní korespondence 1. Plzeň: Ing. Stanislava Štiková - Korespondent, 2001, ISBN -. • FLEISCHMANNOVÁ, Emílie a kol. Obchodní korespondence pro střední školy. Praha: Fortuna, 2000, ISBN 80-7168-718-9. • FLEISCHMANNOVÁ, Emílie; KULDOVÁ, Olga. Hospodářská korespondence 1. Praha: SPN, 1992, ISBN 80-04-26226-0. • PREISLEROVA, Milada. Technika administrativy IV. Praha: Fortuna, 1994, ISBN 80-7168-134-2.