TAKLIMAT PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK) KELUARAN : 03 TAHUN 2012

1. TAKLIMAT PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK) KELUARAN : 03TAHUN 2012 HAIRUNIZAD BIN HARON UNIT KEPIAWAIAN DAN INOVASI SEKTOR JAMINAN KUALITI, JPN JOHOR

2. APA ITU SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK) ? • SPSK : -> Satu Sistem Pengurusan Kualiti yang mengikut tatacara sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001:2008 yang komited untuk meningkat dan memantapkan PEMBELAJARAN dan PENGAJARAN ( P dan P ) yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan.

3. SIRI ISO ISO 9000 - Istilah / Perbendaharaan kata ISO 9001 – Keperluan Standard ISO 9004 – Garis Panduan Pelaksanaan ISO 19011 – Garis Panduan Audit MS ISO 9001 : 2008 MS = Malaysia Standard ISO = International Organization of Standardization 9001 = Keperluan Standard 2008 = VersiKeluaran

4. Pendekatan ISO • BerdokumendanBerprosedur • DO WHAT YOU SAY • ( Buatapa yang dikata) 3. SAY WHAT YOU DO • ( Cakapapa yang dibuat ) 4. RECORD WHAT IS DONE • ( Rekodkerjaikutprosedur ) 5. BETULKAN YANG BIASA..BIASAKAN YANG BETUL… 6. Improve base on results ( Penambahbaikanberdasarkankeputusan )

5. PUNCA KUASAISO DI MALAYSIA • Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) Bil2/1996 – makluman • Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) Bil2/2002 – mewajibkan agensi kerajaan melaksanakan MS ISO pada 2003 • Tahun 2008 – Fungsi Sektor Jaminan Kualiti ( Unit Piawaian dan Dokumentasi ) - Melaksanakan sistem pengurusan kualiti berdasarkan PKPA

6. SISTEM PENGURUSAN KUALITI DIJAMINBerdasarkan : • SISTEM AUDIT I. Audit Pihak Pertama (Organisasi sendiri) Pra Audit Dalam & Audit Dalam ii. Audit Pihak Kedua ( Penilaian terhadap pembekal ) iii.Audit Pihak Ketiga – Audit Pematuhan ( Pensijilan – SIRIM ) iv. Penarafan Kendiri – Verifikasi * SPSK

7. KEPERLUAN STANDARDMS ISO 9001:2008 SEKSYEN 4 - Sistem Pengurusan Kualiti SEKSYEN 5 - Tanggungjawab Pengurusan SEKSYEN 6 - Pengurusan Sumber SEKSYEN 7 - Penghasilan Produk SEKSYEN 8 - Pengukuran ,Analisis dan Penambahbaikan * Seksyen 1, 2, 3 = definasi pengurusan kualiti

8. TAHUKAH ANDA…. DOKUMEN KUALITI SPSK TELAH DIKEMASKINI DAN DIMURNIKAN KELUARANNYA. TARIKH KUATKUASA : 19 MAC 2012 NOMBOR KELUARAN : 03 NOMBOR PINDAAN : 00

9. KENAPA PERLU SPSK DIKEMASKINI ? • Tidakrelevandgnkeadaansemasa - SKPM • Perluselarasdengankehendak stake holder – KPM / JPNJ /PPD • Peluangpenambahbaikan - borang • Sistempengurusankualitilebihefisiendan up to date • Terdapatperubahanistilahdanperubahanproses . Cth P dan P – KSSR • KeputusanMesyuarat JK Teknikal SPSK Induk 2012 : 3 Feb 2012

10. KENAPA SPSK PERLU DIPERLUASKAN KE SEMUA SEKOLAH ? 1. SERAGAM 2. JNJK/JPN/PPD DATANG KE SEKOLAH AKAN DAPAT BUKTI/DAPATAN YANG SAMA 3. GB/GPK1 BERTUKAR KE SEKOLAH LAIN TIADA MASALAH 4. BANYAK KEBAIKAN DARI KELEMAHAN…

11. KEBAIKAN SPSK 1.Sekolah bukan buat benda /proses yang baru tetapi adalah MEMANG sedia ada dan dilakukan setiap hari….Jadi..tiada pertambahan kerja tetapi Cuma perlu gunakan borang sebagai dokumentasi 2.Membantu pihak pentadbir menyediakan dan urus dokumentasi dengan baik. Jika diminta oleh JPN/PPD/JNJK untuk pengiktirafan…cth New Deals/ Kluster / SBT dll sekolah tiada masalah dan tidak ‘mengelabah’

12. KEBAIKAN SPSK 3.Membantu pihak pentadbir mengurus kerja dengan lebih mudah • Pengurusan panitia, jadual waktu, p dan p, pencerapan, peperiksaan, mesyuarat, aduan, pusat sumber & kewangan..kan senang… tak payah fikir-fikir macam mana nak suruh GPK urus…rujuk PK aje.. 4. Membantu guru-guru melaksanakan tugas dengan lebih cekap sebab ada carakerja yang jelas dan diterangkan satu persatu. Guru baru atau guru lama tidak boleh cakap tidak tahu….

13. KEBAIKAN SPSK 5. Pengurusan Kewangan lebih cekap…PT Kew tahu macam mana nak urus dan guru/ketua panitia pun tahu macam mana nak urus/beli barang. 6. Bantu sekolah urus aduan dengan lebih cekap dan teratur. Jika timbul isu, semua dokumen berkaitan aduan, pihak sekolah dah ada dan ianya selari dgn kehendak PPD/JPN/KPM. Tak payah buat 2 -3 kali kerja. 7. Semangat kerja berpasukan antara pentadbir dengan guru-guru dapat dipupuk dan dibugarkan…masing-masing tahu tugas/ peranan…semua ikut peraturan dan guna borang yang sama.

14. KEBAIKAN SPSK 9.Pengiktirafan ( Kualiti dijamin ) -> Menarik Pelanggan ( ibubapa/murid ) -> Persaingan Yang Sihat ( guru/gpk ) -> Imej Meningkat & Kualiti Meningkat -> Risiko/ kesalahan dikurangkan -> JNJK iktiraf SPSK bantu sekolah – Verifikasi SKPM - dokumentasi bagus jika dibandingkan dengan sekolah yang bukan SPSK. Sekolah SPSK pula...selepas diverifikasikan..markah SKPM tidak lari jauh antara markah sekolah dengan markah JNJK

15. OBJEKTIF KUALITI SPSK 2012 • Melaksanakan 100% P & P berdasarkan RPT kecualiberlakuperkaraperkaradiluarkawalansekolah • MemastikanpencapaianGred Purata Mata Pelajaran atau Gred Purata Sekolah bagi peperiksaan awam / peperiksaan pertengahan tahun / peperiksaan akhir tahun meningkat 0.01 atau Gred Purata Sekolah minimum seperti berikut:-  UPSR : 2.00 PMR : 2.50 SPM : 5.00 STPM : 2.50 3. Memastikan 100% murid SPSK Negeri Johor mendapatperkhidmatanBimbingan, KemahiranBelajar, Kerjaya, ,Pembangunan DiriMuriddanMotivasimelainkanberlakuperkara-perkaradiluarkawalansekolah 4. 100% aduandanmaklumbalaspelangganberkaitankurikulum yang lengkapakandilayan. 5. MelaksanakanPengurusanKewanganTanpa Audit Berteguran

16. KEPERLUAN DOKUMENTASI SPSK Pelaksanaan SPSK memerlukan 3 peringkatdokumen : • Manual Kualiti ( MK ) • ProsedurKualiti ( PK ) • DokumenSokongan & RekodKualiti / Borang ( kesemuanyabiladirangkummenjadi DOKUMEN KUALITI )

17. HIERARKI DOKUMEN KUALITI 1. MANUAL KUALITI: Menerangkan : • Dasar dan Objektif P & P • Sistem Pengurusan Kualiti mengikut Standard yang perlu dipatuhi ( TERMASUK SEKSYEN )

18. HIERARKI DOKUMEN KUALITI 2. PROSEDUR KUALITI Menerangkan: i. Proses kerja bagi melaksanakan segala aktiviti pengurusan & operasi SPSK dalam P & P di Sekolah Rendah & Sekolah Menengah

19. HIERARKI DOKUMEN KUALITI 3.DOKUMEN DAN REKOD KUALITI: i. Dokumen Sokongan – Dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta perlu dipatuhi spt pekeliling, surat siaran , garis panduan dsb ii. Rekod Kualiti – Bukti kepatuhan kepada sistem yang digunakan spt borang-borang, rekod , fail dsb.

20. KAWALAN DOKUMEN KUALITI DOKUMEN KUALITI ( MK + PK + DS/RK ): i. Perlu diluluskan oleh Pengarah Pelajaran Johor ii. Dokumen Kualiti yang ingin di perbanyakkan perlu di cap/print “ salinan terkawal” di muka depan sahaja. Cth : SR KLG 012 – SK Tunku Azizah ( GB ) dpt dari SJQ SR KLG 012/1 : GPK 1 ( pecahan no kawalan ) SR KLG 012/2 : GPK HEM ( pecahan no kawalan ) iii. Jika nak perbanyakkan PK sahaja memadai cap/print “ salinan tidak terkawal di setiap helaian. Utk mudah. Edit header softcopy dan tambahkan perkataan SALINAN TIDAK TERKAWAL , cetak dan edar. ( tidak perlu no kawalan ) ...bebas...tidak di kawal edarannya. Cth : PK01 : GKMP / Guru Panitia / 1 fail penuh dokumen kualiti untuk penyelaras SPSK sekolah

21. PROSEDUR KUALITI ( PK )SEKOLAH RENDAH & MENENGAH

22. CADANGAN PENYELARAS PROSEDUR KUALITI ( PK )SEKOLAH RENDAH & MENENGAH

23. CADANGAN PENYELARAS PROSEDUR KUALITI ( PK )SEKOLAH RENDAH & MENENGAH

25. JAWATANKUASA SPSK SEKOLAH PK15, PK16 & PK17 : DIBAWAH JAGAAN SJQ, JPN JOHOR

26. TINDAKAN PENGURUS KUALITI SEKOLAH( GB– SRNJ / GPK 1 - SMNJ ) • Tubuh Jawatankuasa SPSK peringkat sekolah ( JK SPSK & JK AUDIT DALAM ) • Baca dan fahami Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Borang • Di dalam Manual Kualiti – (ubah Sejarah Sekolah, Visi, Misi dan Piagam Pelanggan mengikut kesesuaian sekolah – ada tulisan CONTOH..M/S 5,6,7,8) • Edarkan Prosedur Kualiti (PK) kepada Penyelaras PK01 – PK14 • BUAT TAKLIMAT DIPERINGKAT SEKOLAH…

27. 1. JAWATANKUASA SPSK SEKOLAH • PENGERUSI : GB - SR / PENGETUA – SMK • NAIB PENGERUSI : GPK1 – SR / GPK 1 – SMK • S/USAHA : PENYELARAS SPSK SEKOLAH • AJK TERDIRI DRPD : • PENYELARAS PK01 • PENYELARAS PK02 • PENYELARAS PK03 • PENYELARAS PK04 • PENYELARAS PK05 • PENYELARAS PK06 • PENYELARAS PK07 • PENYELARAS PK08 • PENYELARAS PK09 • PENYELARAS PK10 • PENYELARAS PK11 • PENYELARAS PK12 • PENYELARAS PK13 • PENYELARAS PK14 • * JIKA RAMAI GURU, BOLEH AGIHKAN SETIAP PK : 2-3 ORG GURU DGN KETUA PENYELARAS SEORG DAN SELEBIHNYA PEN. PENYELARAS… Nota : ** = terpulang kdp JK SPSK Sekolah

28. 2. JAWATANKUASA AUDIT DALAM SPSK SEKOLAH • THINGS TO DO…… • WUJUDKAN SATU FAIL INDUK • DI BAWAH KOD FAIL 100-16/2 : ISO • CTH… JBA9990/100-16/2/1 : SPSK ( surat SPSK dari JPN/PPD ) • 2. BUAT SURAT LANTIKAN DALAMAN • KEPADA : • KetuaJuru Audit Sekolah • Juru Audit Sekolah • Penyelarassetiap PK01 – PK14 • 3. PENGURUS KUALITI – Lantikan • akandiurusoleh SJQ, JPN Johor • 3. BERIKAN SETIAP PENYELARAS • PK – SATU/lebih FAIL KERAS/RING FILE • Untuksimpanrekod/borang • ( bolehbuat partition ) Nota : ** = terpulang kepada JK SPSK Sekolah

29. TINDAKAN PENGURUS KUALITI SPSK SEKOLAH 1.Pastikan semuasekolah SPSK mempamerkanvisidanmisisekolah… VISI SEKOLAH UNGGUL PENJANA GENERASI TERBILANG MISI MEMBANGUN POTENSI INDIVIDU MELALUI PENDIDIKAN BERKUALITI

30. TINDAKAN PENGURUS KUALITI SPSK SEKOLAH 2. Pastikan Dasar Kualiti SPSK telah dipamerkan: contoh: SK BANDAR SERI ALAM komited untuk menyediakan dan melaksanakan pembelajaran dan pengajaran yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan. Adalah menjadi komitmen pihak pengurusan dan semua anggota untuk mematuhi keperluan-keperluan sistem pengurusan sekolah kualiti dan meningkatkan keberkesanan secara berterusan

31. TINDAKAN JK SPSK SEKOLAH 3. ObjektifKualiti SPSK telahdipamerkan: • Melaksanakan 100% P dan P berdasarkan RPT kecualiberlakuperkaraperkaradiluarkawalansekolah • MemastikanpencapaianGred Purata Mata Pelajaran atau Gred Purata Sekolah bagi peperiksaan awam / peperiksaan pertengahan tahun / peperiksaan akhir tahun meningkat 0.01 atau Gred Purata Sekolah minimum seperti berikut:-  UPSR : 2.00 PMR : 2.50 SPM : 5.00 STPM : 2.50 3. Memastikan 100% murid SPSK Negeri Johor mendapatperkhidmatanBimbingan, KemahiranBelajar, Kerjaya, ,Pembangunan DiriMuriddanMotivasimelainkanberlakuperkara-perkaradiluarkawalansekolah 4. 100% aduandanmaklumbalaspelangganberkaitankurikulum yang lengkapakandilayan. 5. MelaksanakanPengurusanKewanganTanpa Audit Berteguran

32. TINDAKAN PENGURUS KUALITISPSK SEKOLAH 4. Pastikan Carta Organisasi dipamerkan 5. Pastikan Piagam Pelanggan Sekolah dipamerkan. 6. Pastikan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti telah diberi taklimat kepada semua guru dan staf serta murid. 7. Pastikan sekolah mendapat dan menyebarkan Dokumen Kualiti. Dokumen Kualiti diterima ada No kawalan yang betul.

33. TINDAKAN PENGURUS KUALITI SPSK SEKOLAH 8. Pastikan Dokumen Kualiti yang lengkap dan diedarkan kepada guru yang menerimanya ada dicap “SALINAN TERKAWAL” dan ada No Salinan Terkawal. 9. Pastikan Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti ( PK 12/1 dan PK 12/5) telah dibuat dan ditandatangani oleh penerima ( dalam fail Pengurusan SPSK )

34. TINDAKAN PENYELARAS SPSK SEKOLAH • Membantu Pengurus Kualiti merancang, mengurus,melaksanakan dan mengamalkan SPSK. • Mesyuarat SPSK sekolah • Surat lantikan ( penyelaras PK & Juruaudit ) • Paparan visi, misi, objektif kualiti • No kawalan SPSK sekolah • Kawalan Dokumen ( lengkap / salinan tidak terkawal ) borang pk12/1 & 12/5 • Takwim ( taklimat, audit dalam, verifikasi , ldp spsk ..dll ) • Sistem fail SPSK mengikut arkib. Surat : fail kertas manila putih “ terbuka” & Borang-borang : ring file / fail keras

35. TINDAKAN PENYELARAS SPSK SEKOLAH Memastikan semua proses-proses yang terkandung di dalam PK01 – PK14 dilaksana dan dipatuhi Membantu setiap penyelaras PK melaksanakan tugasan masing-masing. Melaporkan kepada pengurusan atasan ( GB/GPK1 ) jika terdapat sebarang masalah berhubung pelaksanaan SPSK.

36. TINDAKAN PENYELARAS PK01 – PK14 Dapatkan surat lantikan dari pengurus kualiti – punca kuasa Dapatkan salinan PK yang berkaitan dan borang-borang yang terlibat. Perbanyakkan borang-borang berkaitan. Cth pk01 : borang pk01/1 perlu diserahkan kepada semua ketua panitia. Simpan segala dokumen berkaitan PK yang terlibat. Borang-borang dlm fail keras. Surat menyurat dalam fail kertas putih “ berbuka”. Pastikan semua prosedur berkaitan PK dipatuhi oleh semua warga sekolah.

37. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK01 - PENGURUSAN PANITIA BORANG – BORANG : PK01/1 PK01/2 PK01/3 PK01/4

38. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK02 – PENGURUSAN JADUAL WAKTU BORANG : PK02/1 PK02/2 PK02/3

39. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK03 – PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN BORANG : PK03/1 PK03/2 PK03/3 PK03/4

40. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK04 – PENGURUSAN PENCERAPAN BORANG : PK04/1 PK04/2 PK04/3

41. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK05 – PENGURUSAN PEPERIKSAAN BORANG : PK05/1 PK05/2 PK05/3

42. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK06 – PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID BORANG : PK06/1

43. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK07 – PENGURUSAN MESYUARAT BORANG : PK07/1 PK07/2 PK07/3 PK07/4 PK07/5

44. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK08 – PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN BORANG : PK08/1PK08/5 PK08/2PK08/6 PK08/3PK08/7 PK08/4

45. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK09 – PENGURUSAN PUSAT SUMBER SEKOLAH BORANG : PK09/1 & PK09/2 DAN PK09/3

46. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK10 – PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF BORANG : PK10/1PK10/7 PK10/13 PK10/2PK10/8 PK10/14 PK10/3PK10/9PK10/15 PK10/4PK10/10 PK10/5PK10/11 PK10/6PK10/12

47. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK11 – PENGURUSAN PEROLEHAN BORANG : PK11/1PK11/4 PK11/2PK11/5 PK11/3

48. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK12 – PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD BORANG : PK12/1 PK12/5 PK12/6

49. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK13 – PENGURUSAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING “ Prosedur dan borang-borang sama dengan buku panduan yang dikeluarkan oleh KPM” Sektor Pembangunan Kemanusiaan ( SPK ) akan berikan taklimat kepada semua kaunselor sekolah tentang PK13 ini.

50. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN PK14 – PENGURUSAN AUDIT DALAM. - Buat masa sekarang ini kaedah yg digunakan lebih kepada pemeriksaan dokumen. Juruaudit dalaman sekolah akan memeriksa dokumen / melihat amalan SPSK - bukti. - Setiap penyelaras PK akan menggunakan borang penarafan kendiri SPSK sebagai panduan /pedoman. • Semua borang-borang di dalam PK14 TIDAK DIGUNAPAKAI LAGI sehingga diberitahu. • Sekolah akan buat penarafan kendiri dan SJQ akan aturkan pemverifikasian markah penarafan kendiri sekolah.