Download
slide1 n.
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
SharePoint-strategie voor UWV PowerPoint Presentation
Download Presentation
SharePoint-strategie voor UWV

SharePoint-strategie voor UWV

178 Vues Download Presentation
Télécharger la présentation

SharePoint-strategie voor UWV

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript

  1. SharePoint-strategie voor UWV Evert Florijn 06-11-2013

  2. Aanleiding en probleemstelling Aanleiding (IST) • SharePoint is een standaard voorziening voor document management in de kantoorautomatisering van UWV • Elke afdeling, project, medewerker gebruikt SharePoint, maar het ontbreekt aan centrale kaders. Dit leidt tot onbeheersbare documenthuishouding. • Het beleid staat toe dat elke gebruiker SharePoint inzet naar eigen inzicht. Probleemstelling • UWV voldoet niet aan de wettelijke eisen ten aanzien van records management op de informatie in SharePoint door het ontbreken van controle op de naleving van archiefeisen. 3

  3. SOLL: SharePoint in de doelarchitectuur • Centrale RM in SharePoint voor RM: • Bewaken kwaliteitseisen: authenticiteit en integriteit • Toepassing bewaartermijnen • Vernietigingsprocedure • DM blijft decentraal belegd bij de eigenaar van de informatie. • DIV legt geautomatiseerde bedrijfsregels op aan de DM-omgevingen voor capture archiefwaardige documenten. • Raadplegen records uit RecordsCenter in de eigen SharePoint-omgeving.

  4. TVB: het DIV-mandaat Rollen DIV • Kaderstellend in: • Opleggen van een generieke metadataset voor documenten in de DM-omgeving • Inzet van geautomatiseerde business rules voor capture van records uit decentrale DM-omgevingen • Uitvoerend voor: • Inrichten van het RecordsCenter. • Inrichten van de DIV Auditfunctie voor naleving van de kaders t.a.v. de DM-omgeving. • Beschikbaar stellen van een toepasbaar sjabloon voor de ordeningsstructuur van DM-omgeving. 5

  5. Lessons learned en uitdagingen • Delicate balans tussen bedrijfsvoeringsbelang en archivarisbelang: • De proceseigenaar wil ordening zoveel mogelijk intuitief, aansluiten bij de beleving van de gebruiker. • De archivaris wil ordening zoveel mogelijk gestructureerd, zodat documenten direct geclassificeerd kunnen worden. • Het archief is niet langer sluitstuk van het proces, maar legt dwingende requirements op aan de procesinrichting. • DIV voert audits uit op de naleving van archiefrequirements in procesapplicaties. 6

  6. Overgaan van decentrale archieven in SP/DMS-omgevingen naar centraal archief/RMA. • Welke regels en procedures zou DIV kunnen opstellen voor het gebruik van SP als RMA? • Wat kan er allemaal geautomatiseerd worden bij de overgang naar SP 2013? 6

  7. TITEL VAN DE PRESENTATIE 7