Projekta īstenošanas un pārskatu sagatavošanas prasības Latvijas – Lietuvas pārrobežu sadarbības programmas ietvaros

1. Projekta īstenošanas un pārskatu sagatavošanas prasībasLatvijas – Lietuvas pārrobežu sadarbības programmas ietvaros Valsts reģionālās attīstības aģentūraGunta Bērziņa Aija Rudzinska17.04.2012.

2. Izdevumu veidi sadalījumā pa BL 1. Personāla izmaksas 2. Tiešās administratīvās izmaksas 3. Netiešās administratīvās izmaksas 4. Ārpakalpojumi 5. Ceļa un uzturēšanās izmaksas 6. Iekārtas un infrastruktūra 7. Ieguldījuma natūrā izmaksas 8. Projektu sagatavošanas izmaksas 2

3. BL 1 Personāla izmaksas (1) Ietilpst VP/PP darbinieku izmaksas, kuri strādā iestādē, pamatojoties uz noslēgtajiem darba līgumiem Personāla izmaksām jābūt veiktām saskaņā ar apstiprināto projekta pieteikumu Darba algai jābūt samērojamai ar speciālista atalgojumu iestādē un darba tirgū Šajā budžeta līnijā nav attiecināmas uzņēmuma līgumu izmaksas 3

4. BL1 Personāla izmaksas (2) 4

5. BL1 Personāla izmaksas (3) Attiecināmās izmaksas: ! Piemaksas (t.sk.par virsstundu darbu), prēmijas , kompensācijas (t.sk.par neizmantoto atvaļinājumu), uzņēmējdarbības riska valsts nodeva , u.c. ir neattiecināmās izmaksas 5

6. BL1 Personāla izmaksas (4) Nepilna darba laika projektā nodarbinātajam personālam: jāizvairās no dažādu stundas likmju piemērošanas viena darba līguma ietvaros darba līgumā/amata aprakstā jābūt skaidri nodalītiem darba pienākumiem pamatdarbā un uz projektu uz projektu nedrīkst attiecināt pamatdarba izmaksas 6

7. BL1 Personāla izmaksas (5) Darba laika uzskaites lapā (Time sheet) detalizēti jāatspoguļo Projekta ietvaros nostrādātās stundas un paveiktās aktivitātes Jānodrošina, ka: projekta ietvaros nostrādātās stundas ir samērojamas ar projekta aktivitātēm attiecīgajā periodā darbinieku veiktie pienākumi projekta ietvaros “nepārklājas” ar ārpakalpojumiem 7

8. BL1 Personāla izmaksas (6) Izdevumus pamatojošie dokumenti: darba līgumi, papildvienošanās (t.sk. amata apraksti par darbu projektā) vadības rīkojumi, lēmumi, kas ietver informāciju par projektā iesaistītajām personām darba laika uzskaites lapas (Time sheet), katru dienu aprakstot paveikto projekta ietvaros iestādes kopējās darba laika uzskaites lapas, kur redzamas kopējās iestādē (t.sk.projektā) nostrādātās stundas stundas likmes kalkulācijas (ja likme nav noteikta līgumā) darbinieka personīgo kontu izdrukas (Algas kartiņas), algu aprēķinu saraksti samaksu apliecinošie dokumenti 8

9. BL2-BL3 Administratīvās izmaksas (1) Administratīvajām izmaksām ir jābūt tieši saistītām ar projekta ieviešanu un jāatbilst sekojošiem nosacījumiem: tām jābūt nepieciešamām projekta ieviešanā tām jābūt pamatotām ar izrakstītiem rēķiniem vai citiem atbilstošiem grāmatvedības dokumentiem 9

10. BL2-BL3 Administratīvās izmaksas (2) Administratīvās izmaksas iedalās: Tiešās (piem., kopēšanas, pasta izdevumi, kancelejas izdevumi u.c.) Netiešās (VP/PP ikmēneša maksājumu daļa par komunālajiem pakalpojumiem, telpu īri, informācijas tehnoloģiju pakalpojumiem u.c.) 10

11. BL2-BL3 Administratīvās izmaksas (3) Tiešās administratīvās izmaksas Administratīvajām izmaksām jābūt samērojamām ar projekta aktivitātēm Jāspēj pamatot, ka administratīvās izmaksas ir saistītas tikai un vienīgi ar projektā nodarbināto personālu Telefona izmaksām nav attiecināmi paaugstinātas maksas pakalpojumi 11

12. BL2-BL3 Administratīvās izmaksas (4) Nolietojuma izmaksas ir attiecināmas pie šādiem nosacījumiem: aprīkojumam ir tieša saistība ar projekta realizāciju aprīkojums nav iegādāts par EK vai valsts finansējumu nolietojums ir aprēķināts atbilstoši nacionālajai likumdošanai par projekta ieviešanas periodu 12

13. BL2-BL3 Administratīvās izmaksas (5) Netiešām administratīvām izmaksām: jābūt aprēķinātām proporcionāli - saskaņā ar skaidru un pamatotu netiešo izmaksu aprēķina metodi par aprēķina bāzi tiek rekomendēts izmantot projektā iesaistītā personāla darba laiku un/vai projektam izmantoto biroja telpu platību aprēķiniem jābūt pamatotiem ar attaisnojuma dokumentiem Netiešās administratīvās izmaksas nedrīkst pārsniegt 5% no kopējām projekta attaisnotajām izmaksām! 13

14. BL2-BL3 Administratīvās izmaksas (6) Izdevumus pamatojošie dokumenti: noslēgtie līgumi, t.sk. patapinājuma līgumi rēķini apstiprināta projekta netiešo administratīvo izmaksu aprēķināšanas metodika rīkojumi par: materiāli atbildīgajām personām resursu patēriņa limitiem nolietojuma aprēķināšanas metodika, pamatlīdzekļu uzskaites kartiņas samaksu apliecinošie dokumenti 14

15. BL4 Ārpakalpojumi (1) Ārpakalpojumos tiek iekļautas pakalpojumu sniegšanas izmaksas, kas ir nepieciešamas projekta ieviešanai un ir saskaņā ar apstiprināto Projekta pieteikuma formu Nedrīkst “pārklāties” darba līgumos un uzņēmuma līgumos noteiktie darba uzdevumi Projekta ietvaros nav atļauts slēgt ārpakalpojumu līgumus: ar projekta partneriem ar saviem darbiniekiem, kuri ir nodarbināti projektā ar savas iestādes struktūrvienībām 15

16. BL4 Ārpakalpojumi (2) Sanāksmju un pasākumu izmaksām vienmēr ir jāpievieno sanāksmes programmas, sanāksmes protokoli un dalībnieku reģistrācijas saraksti ar dalībnieku parakstiem Ja sanāksme vai pasākums ietver ēdināšanu, tam jābūt paredzētam arī pasākuma darba kārtībā Izklaides izmaksas, telpu dekorēšanas izmaksas nav attiecināmas, ja vien tās nav saskaņā ar apstiprināto Projekta pieteikumu 16

17. BL4 Ārpakalpojumi (3) Izdevumus pamatojošie dokumenti: iepirkuma dokumenti līgumi līgumcenas izmaksu kalkulācijas (tāmes) rēķini sertifikāti, izglītību apliecinoši dokumenti, CV, u.c. pieņemšanas – nodošanas akti starpposmu/gala rezultātu apliecinoši dokumenti (pētījumi, prezentācijas, u.c.) dokumenti, kas apliecina publicitātes prasību ievērošanu (fotogrāfijas, publikācijas, u.c.) samaksu apliecinošie dokumenti 17

18. BL5 Ceļa un uzturēšanās izmaksas (1) Uz projekta izdevumiem var attiecināt šādus izdevumus: dienas naudu transporta izdevumus ceļojuma apdrošināšanu naktsmītņu izdevumus 18

19. BL5 Ceļa un uzturēšanās izmaksas (2) Ceļa un uzturēšanās izmaksas ir attiecināmas uz projektu, ievērojot 12.10.2010. MK noteikumu Nr.969 prasības Ceļa un uzturēšanās izmaksas sedz tikai tām personām, kuras ir tieši saistītas ar projekta aktivitātēm Ceļa un uzturēšanās izmaksas ārpus programmas teritorijas ir attiecināmas tikai saskaņā ar apstiprināto pieteikumu (izņemot uz Programmas vadības iestāžu rīkotajiem pasākumiem un uz tikšanos ar 1.līmeņa kontroli) 19

20. BL5 Ceļa un uzturēšanās izmaksas (3) Nav attiecināmas šādas izmaksas: Izmaksas, kas pārsniedz LR normatīvajos aktos noteiktās robežas Ceļojumi biznesa klasē, ja vien nav skaidri pierādījumi, ka tas ir visekonomiskākais attiecīgā ceļojuma veids Taksometru, privātā vai iestādes transporta izmaksas, ja ir pieejams sabiedriskais transports Projekta darbinieku ikdienas transporta izmaksas, pārvietojoties no mājām uz biroju un atpakaļ 20

21. BL5 Ceļa un uzturēšanās izmaksas (5) Izdevumus pamatojošiedokumenti: rīkojums par darbinieka nosūtīšanu komandējumā pasākumu dienas kārtības, apmācību programmas sākotnējais izdevumu aprēķins, avansa norēķins patapinājuma/nomas līgumi rēķini ceļazīmes, maršruta lapas darbinieka komandējuma atskaite pamatojums par taksometra, privātā vai iestādes transporta izmantošanu samaksu apliecinošie dokumenti (maksājuma uzdevumi, bankas konta izdrukas, čeki, biļetes, u.c.) 21

22. BL6 Iekārtas un infrastruktūra (1) Investīcijām ir jābūt veiktām saskaņā ar apstiprināto Projekta Pieteikuma formu un ir jānodrošina projekta mērķa sasniegšana Īpašumtiesību veids un investīciju lietošanas mērķis nevar tikt mainīts projekta laikā, kā arī 5 gadus pēc projekta pabeigšanas Aprīkojums projekta vadības nodrošināšanai jāiegādājas projekta sākuma posmā 22

23. BL6 Iekārtas un infrastruktūra (2) Būvdarbi jāveic atbilstoši apstiprinātajam Projekta pieteikumam (t.sk. Tehniski ekonomiskajam pamatojumam (Feasibility study) unATS iesniegtajai būvdarbu tāmei) Projekta pieteikums = = publiskā iepirkuma tehniskā specifikācija = = noslēgto būvdarbu līguma tāmes = = darbu nodošanas–pieņemšanas akti 23

24. BL6 Iekārtas un infrastruktūra (3) • Tāmēm un tehniskā projekta izmaiņām jābūt saskaņotām ar ATS pirms darbu veikšanas • Darbu nodošanas – pieņemšanas aktiem jāsakrīt ar faktiski objektā veiktajiem darbiem (apjomiem, daudzumiem, izmantotajiem materiāliem), pretējā gadījumā tiks veiktas finanšu korekcijas un samazināti projektā attiecinātie izdevumi

25. BL6 Iekārtas un infrastruktūra (4) Lietotas iekārtas iegāde ir pieļaujama ar nosacījumu, ka: pārdevējs ir uzrādījis deklarāciju, kas apliecina tās izcelsmi, un apstiprinājumu, ka iepriekšējo 7 gadu laikā iekārta nav bijusi iepirkta ar valsts vai Kopienas finansējuma atbalstu lietotas iekārtas cena nepārsniedz tirgus cenu un ir mazāka nekā līdzīgas jaunas iekārtas vērtība iekārtas tehniskie parametri ir atbilstoši attiecīgajiem standartiem, kā arī projektā paredzētajam 25

26. BL6 Iekārtas un infrastruktūra (5) Izdevumus pamatojošie dokumenti: iepirkuma dokumenti būvatļaujas, u.c. ar būvniecību saistītie dokumenti, ja tie netika iesniegti kopā ar Pieteikuma formu līgumi līgumcenas izmaksu kalkulācijas (tāmes) rēķini pieņemšanas – nodošanas akti akti par būves pieņemšanu ekspluatācijā starpposmu un gala rezultātu apliecinoši dokumenti dokumenti, kas apliecina publicitātes prasību ievērošanu (foto) samaksu apliecinošie dokumenti 26

27. BL7 Ieguldījuma natūrā izmaksas (1) Ieguldījumiem natūrā jābūt veiktiem atbilstoši apstiprinātajai Projekta pieteikuma formai Aprēķinot brīvprātīgā darba izmaksas par pamatu jābūt ņemtai LR normatīvajos aktos noteiktai minimālai stundas tarifa likmei Ar brīvprātīgā darba veicēju jābūt noslēgtam līgumam Jāpilda darba laika uzskaites lapa (Time sheet) 27

28. BL7 Ieguldījuma natūrā izmaksas (2) • Darbinieks, kurš strādā projektā, pamatojoties uz darba līgumu, nevar veikt līdzīgu darbu bez atlīdzības kā brīvprātīgais darbinieks projekta ietvaros • Ieguldījumi natūrā nedrīkst pārsniegt projekta partnera ieguldījuma summu

29. BL8 Projekta sagatavošanas izmaksas Projekta sagatavošanās izmaksām ir jābūt veiktām saskaņā ar apstiprināto Projekta pieteikuma formu Par projekta sagatavošanās izmaksām jāatskaitās kopā ar 1.projekta progresa pārskatu Sagatavošanas izmaksas var būt attiecināmas, ja maksājumi ir veikti ne agrāk kā 24 mēnešus pirms un ne vēlāk kā 1 dienu pirms Uzraudzības komitejas lēmuma Sagatavošanas izmaksas nedrīkst būt lielākas par 5% no projekta kopējām attaisnotajām izmaksām un nedrīkst pārsniegt 50 000 EUR 29

30. Dalītās izmaksas (1) Projekta dalītajām izmaksām (cost sharing) ir jābūt veiktām saskaņā ar apstiprināto Projekta pieteikuma formu un Dalīto izmaksu līgumu Par dalītajām izmaksām atbildīgais partneris: veic iepirkumu atbilstoši savas valsts iepirkumu regulējošajiem normatīvajiem aktiem veic maksājumu piegādātājam/pakalpojumu sniedzējam izraksta rēķinus maksājošiem partneriem, kurus tie apmaksā 30

31. Dalītās izmaksas (2) • Gan atbildīgais partneris, gan maksājošie partneri maksājumus veic un atskaitē iekļauj vienā atskaites periodā • Par dalītajām izmaksām atbildīgais partneris savā projekta progresa pārskatā iekļauj tikai savu daļu atbilstoši Dalīto izmaksu līgumam • Atbildīgā partnera 1.līmeņa kontrolieris izsniedz Atzinumu par dalītajām izmaksām

32. Publiskais iepirkums Iepirkums jāveic saskaņā ar Publisko iepirkumu likumu, likumu Par iepirkumu sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju vajadzībām vai 05.02.2008. MK noteikumiem Nr.65 Arī zem publisko iepirkumu regulējošos LR normatīvajos aktos noteiktā sliekšņa jāievēro ekonomiskuma princips un jāveic tirgus izpēte Iesniedzamie dokumenti: Iepirkumu komisijas lēmumi, protokoli Konkursa nolikums, tehniskā specifikācija Publikācijas IUB mājas lapā Uzvarējušā pretendenta piedāvājums 32 32

33. Vispārīgi jautājumi (1) !!! Visas izmaiņas, kas rodas projekta īstenošanas laikā, pirms to rašanās jāsaskaņo ar VP un ATS Jānodrošina atsevišķa grāmatvedības uzskaite ar projektu saistītajiem izdevumiem un ieņēmumiem, t.i. Projekta ieņēmumu un izdevumu pārskatā iekļautajiem izdevumiem un ieņēmumiem ir jāsakrīt ar Partera progresa pārskatā iekļautajiem izdevumiem un ieņēmumiem 33

34. Vispārīgi jautājumi (2) Uz visas ar projektu saistītās dokumentācijas jābūt norādītam VP/PP nosaukumam, projekta nosaukumam, projekta identifikācijas numuram un darba pakai Ja nav ievērotas programmas publicitātes prasības, izdevumi nav attiecināmi 34

35. Neattiecināmās izmaksas (1) Piemaksas, prēmijas, dāvanas vai cits gūts labums Brīvprātīgās iemaksas privātajos pensiju fondos Izklaides izmaksas (tajā skaitā telpu dekorēšana, piemēram, ziedi) Izmaksas, ja nav ievērotas publicitātes prasības PVN, ja tas ir atgūstams LR normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā Aprīkojuma/ iekārtu kārtējie un kapitālie remonti Izmaksas, kas saistītas ar preču iegādi uz nomaksu Operatīvais vai finanšu līzings Izmaksas, kas saistītas ar sponsorēšanu 35

36. Neattiecināmās izmaksas (2) Maksājumi politiskām vai reliģiskām aktivitātēm, biedru nauda Komisijas nauda par naudas pārvedumiem LR Procentu maksājumi, valūtas konvertācijas izmaksas un citas izmaksas, izņemot maksājums par atsevišķa konta atvēršanu un uzturēšanu projektā mērķiem Zaudējumu kompensācijas, parādi Līgumsodi, tiesu izmaksas Neparedzēti maksājumi To pakalpojumu un piegāžu izmaksas, kas sniegtas starp struktūrvienībām tā paša projekta partnera organizācijā 36

37. Neattiecināmās izmaksas (3) Pakalpojumu un piegāžu izmaksas, kas sniegti, pamatojoties uz apakšlīgumiem starp projekta partneriem un saistītām personām atbilstoši LR nodokļu un nodevu reglamentējošiem normatīvajiem aktiem Piegāžu un pakalpojumu izmaksas, kas sniegti starp iestādes struktūrvienībām Citas izmaksas, kas nav minētas 27.01.2009. MK noteikumu Nr.89 7.punktā kā attiecināmās izmaksas 37

38. 1.līmeņa kontroles dokumentācija VRAA pēc veiktās 1.līmeņa kontroles VP/PP nosūta sekojošus dokumentus: 1.līmeņa kontroles atzinumu (Konsolidētā projekta progresa pārskata pārbaudes gadījumā atzinums ir pārskata sastāvdaļa) Atzinumu par dalītajām izmaksām (gadījumā, ja projektā ir dalītās izmaksas) 1.līmeņa kontroliera atbilstības sertifikātu (kopā ar 1.atzinumu un gadījumā, ja mainās kontrolieris) 38

39. Paldies par uzmanību! Jautājumi?! Kontaktinformācija: Gunta Bērziņa Tālr.Nr.67350639 gunta.berzina@vraa.gov.lv Aija Rudzinska Tālr.67350637 aija.rudzinska@vraa.fov.lv