UVOĐENJE KONTROLINGA

1. UVOĐENJE KONTROLINGA U poduzeće “Trade” Dr. sc. Davor Labaš 15.10.2014.

2. Poduzeće Trade d.o.o. • Poduzeće Trade je društvo s ograničenom odgovornošću za vanjsku trgovinu i za trgovinu na veliko i malo prehrambenim proizvodima. www.trade.hr

3. Podaci o poduzeću (1/2) • Trade d.o.o. je tvrtka registrirana za vanjsku trgovinu prehrambenim proizvodima te njihovu veleprodaju i maloprodaju, a osnovna joj je djelatnost promet prehrambenim namirnicama, osvježavajućim pićima i mesom. • Zahvaljujući visokoj razini organiziranosti, uz potporu suvremenih informatičkih i komunikacijskih rješenja, tvrtka u najkraćem mogućem roku ispunjava zahtjeve kupaca i dobavljača. Vozni park osigurava mobilnost i brzinu isporuke na svaku lokaciju u Republici Hrvatskoj, a vlastiti maloprodajni lanac dostupnost svakoga proizvoda iz ponude krajnjem korisniku.

4. Podaci o poduzeću (2/2) • Uspostavljanjem sustava upravljanja kvalitetom, sukladno zahtjevima norme ISO 9001:2000, osigurava se neprekidno poboljšanje u svim područjima djelovanja poduzeća za što se brinu visokoobrazovani i stručno osposobljeni zaposlenici. • Misao vodilja poduzeća je “dostupna kvaliteta na vašem stolu". • Poslovna politika temelji se na širenju mreže kupaca i dobavljača, daljnjem rastu tržišnog udjela i ostvarivanju planiranih poslovnih rezultata. • Trade trenutno broji 228 zaposlenika i to 111 žena i 117 muškaraca, dok udio na tržištu poduzeća iznosi 2%.

5. Potreba uvođenja kontrolinga (vanjski poticaji) • Trade je kao poduzeće samo po sebi složeno i diferencirano, te posluje u uvjetima kompleksne i dinamične okoline. Upravo zbog navedenih obilježja, nametnula se potreba za uvođenjem kontrolinga. • Nelikvidnost je gorući problem hrvatskog gospodarstva (izazov- premošćivanje nelikvidnosti). • Rast poduzeća koja trguju prehrambenim proizvodima ostvaruje se uglavnom preuzimanjem tržišnog udjela drugim konkurentima. • Suparništvo dodatno jača mala proizvodna diferencijacija i mogućnosti plasiranja proizvoda u velikim trgovačkim lancima. • S rastom jačine konkurentskog pritiska, raste i potreba za uvođenjem kontrolinga. • Računovodstvo kao i temeljni financijski izvještaji više ne mogu biti isključivi izvori informacija na temelju kojeg će se donositi strateške odluke i voditi poduzeće.

6. Potreba uvođenja kontrolinga (unutrašnji poticaji) • S obzirom da je poduzeće u privatnom vlasništvu, vlasnik je preuzeo i najveći dio obveza. Rastom poduzeća i razvojem kompetencija i sposobnosti zaposlenih mijenja se i stil rukovođenja, te dolazi do potrebe za delegiranjem poslova. • Nužno je poboljšanje odnosa sa kupcima. • Diferenciranje na području proizvoda i usluga nameće praćenje učinkovitosti pojedinih odjela. Također se nameće i potreba za praćenjem isplativosti rada s pojedinim dobavljačima, proizvodima i kupcima (ABC analiza). • Nužnost koordinacije i integriranja podataka, stoga se nameće potreba za kontrolingom. • Poduzeće mora ostati agilno i spremno reagirat na promjene (sustavi ranog upozoravanja). • Trenutno nedovoljno korištenje instrumenata upravljanja od strane menadžmenta.

7. Prijedlog sadržaja kontrolinga • Kontroling bi trebao poticati upravu poduzeća na preispitivanje misije, vizije i ciljeva poduzeća, odnosno informirati i davati savjete u procesu odlučivanja, izradi planova, proračuna i obračuna troškova. • Kontroling mora usklađivati informacije iz uže i šire okoline s potražnjom za informacijama od strane menadžmenta. • Zadatak kontrolinga je i redovito izvještavanje o ostvarenim ciljevima i odstupanju od planiranog. • Bitan je i inovativni zadatak kontrolinga zbog kompleksnosti i dinamičnosti okoline u kojoj poduzeće posluje.

8. Prijedlog uvođenja i primjene instrumenata kontrolinga(1/6) • Kontroling kao inovator bi ubrzao proces prilagođavanja poduzeća naglim promjenama u okruženju, a u proces informiranja bi uključio i informacije koje dolaze iz okoline. • Naročitu pažnju trebalo bi posvetiti usklađivanju organizacijskih jedinica unutar sustava planiranja, jer se svaki plan pojedinog dijela tvrtke uzročno-posljedično reflektira i na ostale. • Zadatak kontrolinga je i skretanje pažnje menadžera na određene prioritete. • Proces poslovanja u svojoj složenosti postavlja zahtjev za cjelokupnim i potpunim informacijama što je upravo uporište kontrolinga. Kao produžena ruka menadžmenta nastoji upotpuniti i olakšati donošenje odluka.

9. Prijedlog uvođenja i primjene instrumenata kontrolinga (2/6) Operativni instrumenti: • Operativni instrumenti redovito se koriste u svrhu planiranja i kontrole ostvarivanja zacrtanih ciljeva. • Kontroling bi trebao raditi i na koordinaciji i usklađivanju prilikom donošenja operativnog proračuna. Često se događa da se proračun mijenja sa svakom novom informacijom koja dolazi iz samog poduzeća. • Kontroling bi također trebao istaknuti važnost nekih ciljnih veličina (prihod i minimalni nivo dobiti) i pomoći u njihovom određivanju. • Naročitu pažnju trebalo bi posvetiti planiranju troškova. • Kontroling bi trebao uvesti kontrolu ciljeva i stanja od “treba- treba (kontrola cilja)” do “bit će- jest (kontrola premisa)”. Na taj način bi se postiglo bolje strategijsko planiranje, a onda bi bila omogućena i kontrola prognoze (“bit će- bit će”). Na taj način bi se bitno poboljšala usklađenost operativnih i strategijskih ciljeva poduzeća.

10. Prijedlog uvođenja i primjene instrumenata kontrolinga (3/6) Strategijski instrumenti: • Zaključci o strategijskom razvoju ne mogu se donijeti samo na temelju operativnih podataka, jer su isti dobiveni kao rezultat aktivnosti tvrtke u prošlosti. • Kontroling bi pomoću strategijskih instrumenata trebao poduzeću omogućiti uvid u strategijsko pozicioniranje tvrtke i strategijsko prosuđivanje pojedinih poslovnih područja. • Strategijski kontroling pomaže u oblikovanju vizije, misije i ciljeva te strategija za trajan uspjeh poduzeća. Smisao strategijskog kontrolinga je aktivno prilagođavanje, tj. utjecanje na vanjske čimbenike teprilagođavanje okoline poduzeću.

11. Prijedlog uvođenja i primjene instrumenata kontrolinga (4/6) Instrumenti za dolaženje do temeljnih znanja za prosuđivanje strategijske pozicije poduzeća: • Uprava poduzeća najviše se oslanja na vlastitu procjenu o činiteljima uspjeha na temelju kojih samostalno procjenjuje o strategijskoj poziciji poduzeća. • Smatra se da takav način donošenja strateških odluka nije dovoljno dobar, te samim time nije u potpunosti moguće provoditi niti strategijsko planiranje,a niti strategijsku kontrolu. • Kontroling bi trebao skrenuti pozornost menadžmenta na ključne odrednice uspjeha i uvesti praćenje životnog vijeka proizvoda. • Treba uvesti dobar strategijski proračun kao instrument unutarnje koordinacije u sustavu planiranja. • Također treba osmisliti i uvesti program stručnog usavršavanja.

12. Prijedlog uvođenja i primjene instrumenata kontrolinga (5/6) Instrumenti za cjelovito strategijsko pozicioniranje poduzeća: • Poduzeće sustavno ne provodi SWOT analizu i strategijsku bilancu u cilju spoznaje snaga i slabosti poduzeća, prilika i opasnosti okoline, šansi i rizika za budućnost poduzeća. • Kontroling bi pomoću SWOT matrice upozorio i ukazao na vanjske i unutarnje činitelje koji utječu na poduzeće i njegov uspjeh. • Strategijska bilanca omogućava stvaranje transparentne slike uspjeha poduzeća.

13. Prijedlog uvođenja i primjene instrumenata kontrolinga (6/6) Instrumenti za strategijsko prosuđivanje pojedinih poslovnih područja: • Portfolio matricu poduzeće provodi u cilju pozicioniranja dobavljača i kupaca. • Izuzetna pažnja posvećuje se korištenju tehnoloških dostignuća i redovitom investiranju u novu tehnologiju. • U skladu s principima portfolio analize tehnologije, unapređenje se provodi po prioritetima. Prati se važnost pojedinih službi ili pojedinih poslovnih procesa. • Kontroling bi imao najveću ulogu u određivanju stupnja njihove važnosti.

14. Prijedlog izgradnje informacijske mreže • Poduzeće Trade posvećuje izuzetnu pažnju brzoj i dobroj kompjuterskoj komunikacijskoj mreži zaposlenika. • Međutim, ne postoji sustavan način prikupljanja i obrade informacija. • Kontroling bi trebao omogućiti te potaknuti uspostavu baze podataka, analize i izvještavanja.

15. Prijedlog izgradnje informacijske mreže Izvori informacija: • Rezultati kontrole, revizije, analiza proračuna i pokazatelji pružaju nam kvantitativne informacije. • Kako se u poduzeću primjenjuje koncepcija punih troškova, menadžeri ostaju uskraćeni za puno informacija. • Početi promatrati svaku od dvije regije kao zasebne profitne centre. • Troškovi se ne bi izračunavali naknadno i pasivno, već bi se na njih utjecalo prethodno i aktivno. Kontroling bi uveo strategijsko upravljačko računovodstvo. • Kao jedna od najvažnijih funkcija informiranja definira se i sustav izvještavanja. Ovaj osnovan zadatak kontrolinga, predstavlja «mozak» svakog poduzeća utoliko što omogućava informacije o poslovanju poduzeća u cjelini. Putem njega ne samo da se usklađuju planirani i ostvareni ciljevi već koordiniraju pojedine funkcije u poduzeću.

16. Prijedlog izgradnje informacijske mreže Korisnici informacija: • Korisnici informacija trebali bi biti voditelji odjela, rukovoditelji službi te uprava. Količina informacija ovisi o hijerarhijskoj razini. Izvještaji se rade na mjesečnoj bazi, kvartalno, polugodišnje, te godišnje. • Računovodstveni izvještaji dostupni su sada samo upravi. • Informacije se razmjenjuju svaki tjedan na kolegiju. • Poboljšati način obračuna troškova, te omogućiti decentralizaciju upravljanja. • Poduzeće treba jasnije i detaljnije definirati ciljeve, te kontrolingom povezati izvještaje uz dotične ciljeve. • Određene informacije o prihodu, udjelu poduzeća na tržištu, broju zaposlenih i sl. treba objaviti na Internet stranicama poduzeća- transparentnost.

17. Prijedlog izgradnje organizacijske strukture kontrolinga • Trade d.o.o. trenutno ima plitku hijerarhijsku strukturu zbog toga što teži brzoj izmjeni informacija. • Zbog sve većeg broja organizacijskih dijelova, proizvoda, kupaca i dobavljača uprava je osjetila potrebu za sve kvalitetnijim prijenosom informacija. • Predlaže se uspostava u poduzeću odjela kontrolinga od jedne do maksimalno dvije osobe. Diferenciranost i kompleksnost poduzeća to naprosto zahtijevaju. • Odjel kontrolinga trebao bi biti služba u poduzeću, ravnopravna ostalima, kako bi se ispunio njegov osnovni zadatak koordinacije i integracije.

18. Očekivani učinci uvođenja kontrolinga u organizaciju (1/2) • Principi kontrolinga koordinacija i integracija u poduzeću postoje, ali su usmjereni na timski rad i samo-usklađivanje. Nedostatak je što se provodi sporadično i prema potrebi, a nije usmjereno planiranju i predviđanju postojećih promjena. • Od kontrolinga se očekuje bolja koordinacija i integracija svih dijelova poduzeća u svrhu ostvarivanja zajedničkih ciljeva, te povećanja efikasnosti i efektivnosti. • Najveću prijetnju poduzeću predstavljaju konkurenti svojom jačinom i brojnošću. Uvođenjem kontrolinga očekuje se da će poduzeće rano otkrivati probleme i smanjiti potrebno vremensko razdoblje usklađivanja uslijed funkcionalne diferencijacije i kompleksnosti poduzeća. • Razvojem i primjenom strategijskih instrumenata kontrolinga očekuje se da će poduzeće postati aktivan sudionik događanja u okolini.

19. Očekivani učinci uvođenja kontrolinga u organizaciju (2/2) • Razvoj transparentnih načina obračuna troškova omogućit će pak poduzeću efikasnije organiziranje i veću profitabilnost, tj. pomak kompetencija i odgovornosti na autonomne radne grupe. • U dogledno vrijeme očekuje se pomak od kontrolera navigatora ka kontroleru inovatoru. Tek tada će poduzeće u potpunosti biti aktivan sudionik promjena, te moći ostvariti konkurentsku prednost i veći prihod. • Neovisan kao funkcija, kontroling prikuplja, istražuje, i procjenjuje djelotvornosti svih sustava i procesa unutar poduzeća. Povratnom vezom i jedinstvenim cjelokupnim informacijama savjetuje i informira management te indirektno utječe na poslovni rezultat.