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Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación 2013

Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación 2013. Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Sistema de Gestión y Control Financiero - SGCF. Capacitación consultores de CRECE Bogotá, Agosto 16 de 2011. Temas. Estatus de implementación del SGCF

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Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación 2013

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  1. Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación 2013

  2. Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Sistema de Gestión y Control Financiero - SGCF Capacitación consultores de CRECE Bogotá, Agosto 16 de 2011

  3. Temas • Estatus de implementación del SGCF • Concepto del SGCF, que hace y sus ventajas • Como se ejecuta actualmente el Macroproceso Financiero en las SE • Macroproceso Financiero J y el SGCF en la Cadena de Valor • Fundamento legal del proceso financiero • Componentes, objetivos y roles de la SE en cada proceso • Articulación de cada proceso Vs. El SGCF

  4. Estrategia de Implementación Firma Implementadora: UT- INTEROSP2 - CONTRATO No. 1219 DE 2009: con el objeto de ejecutar las actividades relacionadas con el proceso de implementación, asistencia técnica y soporte del SGCF. ALISTAMIENTO 77 SE CARGUE DE DATOS Y CAPACITACION FASES Implementación 87 SE • Construcción de archivos • Visitas- Diagnóstico • Presentación ejecutiva del SGCF • Cargue de datos • Homologación • Análisis de Información • Definir el plan de trabajo • Capacitación

  5. Estatus del proyecto

  6. Concepto de IN La Inteligencia de Negocios (BI), es una herramienta de alta gerencia que consiste en el proceso de consolidar los datos en la organización para apoyar a los tomadores de decisión. Es un concepto que hace referencia a las técnicas de análisis de datos destinados a encontrar información útil para la toma de decisiones.

  7. Inteligencia de Negocios La Inteligencia de Negocios permite ver su negocio desde todos los ángulos

  8. Concepto del SGCF Solución de inteligencia de negocios que apoya el proceso de análisis para la toma de decisiones en los procesos de planeación y ejecución de los recursos, facilitando el seguimiento a los resultados a través de indicadores de gestión y reportes explicativos, en concordancia con los ejes de Cobertura, Eficiencia y Calidad Educativa. Tesorería Contabilidad Presupuesto MACROPROCESO ESTRATEGICO FINANCIERO MACROPROCESO DE APOYO FINANCIERO

  9. Qué hace • Disponibilidad • Ejecución • Pagos • Conciliaciones • Presupuesto • Tesorería • Contabilidad Indicadores Reportes INDICADORES • MEN • DNP • CGR • FUT - Desarrollo • Anexo 30 • Ingresos – Gastos • Ingresos – Gastos SGP Reportes Especiales • Variables • Fijas • Presupuestal • Inversiones Proyecciones y Simulaciones • Fortalezas • Amenazas • Debilidades • Oportunidades -Anual Mensualizado -DOFA Programación Del PAC • Informe de Ejecución • Informe de Pagos • Reportes especiales Informes Detallados de Información Analítica • Presupuesto • Tesorería • Contabilidad

  10. RESUMEN SGCF –INDICADORES Y REPORTES

  11. Ventajas • Adopción de una herramienta tecnológica de alta gerencia financiera, para apoyo a la labor de planeación, control y seguimiento a los recursos. Antes no contaban con ninguna. • Visualizar la información de manera gerencial, es decir, por medio de indicadores llevándolos a nueva cultura de análisis de información. • Garantizar la Disponibilidad de la información de la SE que se registra en los procesos presupuestales, contables y de tesorería por parte del Ente Territorial. • Contar una información organizada para análisis y seguimiento para la toma de decisiones para la correcta utilización de los recursos.

  12. Ventajas • Contar con un Plan Único de Cuentas para la Estructura Presupuestalpara el manejo del presupuesto del sector. • Mejorar la oportunidad en la generación de informes solicitados por los internados en la información. • Mejorar la calidad en los informes. • Conocer la totalidad de recursos asignados,tanto del SGP como de otras fuentes con que cuentan las SE para la financiación de todos los servicios educativos. • Medir el desempeño de la gestión financiera de la SE

  13. Ausencia de SI Excel, SI integrado Archivos y/o reportes … Diferentes SI Archivos y/o reportes Hoy cómo es el Proceso FUENTES DE INFORMACIÓN ESTRUCTURAS INFORMACIÓN HOMOLOGACIÓN PREPARACIÓN ARCHIVOS ANALISIS INDICADORES ORIENTACIÓN CONSTRUCCIÓN 16 ARCHIVOS (75% PRESUPUESTAL 25% CONTABILIDAD Y TESORERIA) PGCP REVISIÓN DE FUENTES (EXTRACCIÓN) ANÁLISIS Y PREPARACIÓN DE INFORMACIÓN (SGCF) DIFERENTES ESTRUCTURAS PRESUPUESTALES CARGUE DE ARCHIVOS (SGCF) ELABORACIÓN DE EQUIVALENCIAS REPORTES E.T. Bodega de Datos SGCF Reproceso de información

  14. MACROCPROCESO J: GESTION FINANCIERA

  15. MACROPROCESOS DIRECCIONAMIENTO A. Gestión estratégica de la secretaría de educación – Gestión y Control Financiero B. Gestión de programas y proyectos C. Gestión de la cobertura del servicio educativo D. Gestión de la calidad del servicio educativo en educación pre-escolar, básica y media E. Atención al ciudadano MACROPROCESOS MISIONALES F. Gestión administrativa de establecimientos educativos (oficiales y privados G. Gestión del sistema de información H. Gestión del talento humano I. Gestión administrativa de bienes y servicios MACROPROCESOS DE APOYO J. Gestión Financiera – Transaccional K. Control interno L. Gestión de tecnología informática M. Asuntos legales y públicos N. Administración del Sistema de Gestión de Calidad Cadena de Valor

  16. Macroproceso J : Gestión financiera“Concepto” • Es la descripción de los procesos y procedimientos del componente financiero en los Entes Territoriales, el cual Contiene los siguiente aspectos: • Define las áreas, roles y responsables de cada uno de los proceso • Define los objetivos y alcance de acuerdo a las políticas y normas que rigen cada proceso • Define los subprocesos que conforman cada proceso a través de los cuales se ejecutan las diferentes actividades y tareas para su cabal cumplimento

  17. Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Macroproceso J : Gestión financiera“Estructura” Niveles de Procesos Identificación en Los documentos Macroproceso J Proceso 1 <PROCESO> Subproceso 1 Subproceso 2 <PROCEDIMIENTO> Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3

  18. Macroproceso J : Gestión financiera“Componentes” 12 SUBPROCESOS

  19. FUNDAMENTO LEGAL DEL MACROPROCESO SECTOR EDUCATIVO

  20. Fundamento Legal • Normas Modificatorias Ley 715/01: • Decreto 2355/09 (art.27 contracción de Servicios) • Decreto 1171/04 – Estímulos docentes art. 24 • Decreto 1176 Dic. 07 • Decreto 4791/08 - FOSE • Decreto 028/08 –Monitoreo, seguimiento y control Arts.2 y 4: Distribución sectorial de los recursos Arts. 5 al 8: Competencias de Nación, Dptos, distritos y Mcpios. Art. 16: Criterios de distribución de los recursos • Arts.18 al 41 y 76: • Admón. de recursos • Contratación servicio • Restaurantes escolares

  21. Distribución Sectorial SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES Art. 2 y 4 ASIGNACIONES ESPECIALES 4% DISTRIBUCION SECTORIAL 96% Educación 58,5% Puntos adicionales Alimentación Escolar 0.5% Salud 24,5% Primera Infancia Ribereños Río Magdalena 0,08% Agua Potable y Saneamiento Básico 5,4% • MODIFICACION /2011 • Decreto 4580/2010 • Decreto 017/011 • Salud , 25% • Propósito General, 11, 1% Resguardos Indígenas 0,52% Fondo de Pensiones Territoriales 2,9% Propósito General 11,6%

  22. Definición ¿Qué es el Sistema General de Participaciones? El SGP corresponde a los recursos que la Nación debe transferir a las entidades territoriales (Departamentos, Distritos y Municipios) en cumplimiento de los artículos 356 y 357 de la Constitución Política, reformados por los Acto Legislativo 01 de 1993,1995 y 2001 y Acto legislativo 04 de 2007, para la financiación de los servicios a su cargo en EDUCACIÓN, salud, agua potable y saneamiento básico y los definidos en el Articulo 76 de la Ley 715 de 2001.

  23. Definición Criterios de distribución – Participación para Educación (artículo 16 Ley 715 de 2001) Población atendida: Definición de tipologías por parte del MEN atendiendo características en la prestación del servicio según niveles, zonas y modalidades, estableciendo la asignación por alumno. Asignaciones por alumno x matrícula correspondiente = Participación por población atendida Se incluyen los Recursos destinados a Calidad de la Educación, principalmente a dotaciones escolares, mantenimiento y adecuación de infraestructura , entre otros. Población por Atender (Ampliación de Cobertura): Pago de incremento real de la cobertura sobre una asignación por niño, calculada como un porcentaje de la asignación por alumno atendido. Equidad: Suma residual que se distribuye de acuerdo con el indicador de pobreza certificado por el DANE:

  24. Definición Prohibición de la Unidad de Caja (artículo 91 Ley 715 de 2001) Los Recursos del SGP no harán unidad de caja con los demás recursos del presupuesto y su administración deberá realizarse en cuentas separada de los recursos de la entidad y por sectores. Igualmente por la destinación social constitucional, estos recursos no pueden ser sujetos de embargos, titularización u otras clase de disposición financiera- Los recursos del SGP del que se generen una vez entregados los recursos a la entidad territorial, se invertirán en el mismo sector para el cual fueron transferidos. En el caso de la participación para educación se invertirán en el mejoramiento de la calidad.

  25. Definición Transferencias de los recursos (Artículo 17 Ley 715 de 2001)

  26. Recursos Primera Infancia ANTECEDENTES LEGALES Recursos adicionales SGP crecimiento real de la economía superior al 4% Ley 1176 de 2007 Art. 14 y 28 Parágrafo Transitorio 2º Art. 4ºActo Legislativo 04 de 2007 Destinados a la financiación de las acciones de primera infancia, para la ATENCION INTEGRAL PARA LA PRIMERA INFANCIA EN EDUACACION INICIAL, NUTRICION Y CUIDADO, a población de 0 a 6 años, como prioritarias determinadas por el Consejo Nacional de Política Social – Art 206 de la ley 1098/06 – Código de la Infancia y la Adolescencia.

  27. Recursos Primera Infancia ALCANCE DEL ACTO LEGISLATIVO 04 DE 2007 Tiene aplicación a partir del 1° de enero de 2008 • Mantiene un Crecimiento sostenido hasta • (hacen base) • 2008 y 2009…………..Inflación + 4 % • 2010………………….. Inflación + 3.5 % • 2011 – 2016…………. Inflación + 3.0 % • Asigna recursos adicionales para educación - sobre el total de la bolsa • (no hacen base) • 2008 y 2009……………1.3 % • 2010……………………....1.6 % • 2011 – 2016……………1.8 % Otorga recursos adicionales si la economía crece por encima del 4% Para Primera Infancia - PAIPI

  28. Utilización Recursos PAIPI • 1. PROYECTOS PRIORITARIOS • Programa de atención Integral de primera Infancia –(entorno familiar, comunitario e institucional) • Fortalecimiento de la Red del Frio del Programa ampliado de Inmunizaciones (cuartos fríos para el almacenamiento de vacunas) • 2. PROYECTOS CON SALDOS DISPONIBLES • Construcción de Infraestructuras adecuadas para atención integral de primera infancia: Saldos superiores a 50 millones • Adecuación de la infraestructura de hogares infantiles y/o hogares agrupados pertenecientes a los programas del ICBF o agrupación de infraestructuras municipales de programas de atención a la primera infancia: saldo entre 20 y 50 millones • Dotación de material pedagógico: Saldos inferiores a 20 millones

  29. Definición Manejo de los recursos Ley 812 de 2003, art.82. – Giro de transferencias. El giro de las transferencias establecido en el último inciso del artículo 17 de la Ley 715 del 21 de diciembre/01, que fue modificado el Art. 29 del Decreto 1176 de 2007: Dice que: deberá efectuarse en los diez (10) últimos días del mes al que corresponde la transferencia, y las entidades territoriales pagarán dentro de los dos (2) días siguientes a la transferencia de la Nación. Ley 715 de 2001, art.18. – Administración de los recursos: Los entes territoriales administraran los recursos del SGP en cuentas especiales independientes de los demás ingresos de las ET. Estos dineros no harán unidad de caja con las demás rentas y recursos de la ET. Los recursos del sector educativo NO podrán ser objeto de embargos, pignoración, titularización o cualquier otra calase de disposición financiera.

  30. Definición Procedimiento de programación y distribución de los recursos del S.G.P. (Artículo 85 de la Ley 715/01) La programación : El Ministerio de Hacienda y Crédito Público calculará los montos totales correspondientes a la vigencia siguiente La Distribución : El Departamento Nacional de Planeación realizará la distribución inicial del S.G.P de acuerdo con los criterios previstos en esta Ley, la cual deberá ser aprobada por el Conpes para la Política Social. La notificación se hace por medio del Documento Conpes Social y la distribución por criterios y valor mediante anexo.

  31. CONFORMACIÓN Y UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS DEL SECTOR EDUCATIVO

  32. Definición Presupuesto de Ingresos: Fuentes y usos del Sector Educativo Para la financiación del sector educativo, cada entidad territorial deberá tener claro cuáles son las diferentes fuentes de ingreso existentes a nivel territorial con el fin de mejorar la gestión para la consecución de recursos en beneficio de la población estudiantil y proyectar su utilización para la siguiente vigencia. La principal fuente de recursos en todas las entidades territoriales corresponde ala participación para educación del Sistema General de Participaciones, SGP, que representa alrededor del 90% de los recursos disponibles para el sector. No obstante, existen otras fuentes de menor magnitud que  permiten apalancar el mejoramiento de la calidad y la cobertura del servicio educativo, entre las cuales se encuentran: recursos del SGP asignados para calidad, recursos del SGP para alimentación escolar, recursos de Ley 21de1982, recursos de programas nacionales orientados al  mejoramiento del sector educativo, recursos propios de las entidades territoriales, recursos de capital, recursos de crédito externo o de cooperación internacional y recursos aportados por entidades u organismos del sector privado

  33. Fuente de Financiación SE Conformación/Distribución/Asignación Recursos SE • RECURSOS SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES- SGP- • Población atendida • Población por atender • Ascensos en el escalafón • Primera Infancia • Cuota de administración • Cancelación (pensiones) • Alimentación Escolar • Calidad Educativa • RECURSOS PROPIOS • Rentas del Ente Territorial • Monopolios • REGALIAS: • Fondo nacional de Regalías • Regalías Directas • OTROS RECURSOS • Excedentes Financieros- Recursos de capital • Rendimientos Financieros – Recursos de capital • Recursos de Propósito General – de libre destinación • Recursos Nación (Ley 21de 1982 y Ley 99/93) • Donaciones /nacionales y extranjeras • Convenios

  34. Uso de Recursos Inversión Funcionamiento Cobertura Calidad Eficiencia Gastos de personal Nóminas de Sector Divulgación Técnica y capacitación Modernización de secretarías de Educación Contratación de la Prestación del Servicio Construcción, Adquisición, Dotación y Mantenimiento Infraestructura Gastos Generales FOSE Atención a población Etnia, Afro e indígena Transferencias Otros Proyectos de Eficiencia Dotación material Didáctico, Textos Equipos, Audiovisuales E.E PAIPI Internadnos Gratuidad R P Servicio de la Deuda NEE Gratuidad Pago S. Públicos

  35. Procedimiento cálculo de las Tipología Asignación de Matrícula 2011 Matrícula - asignación población atendida Cinco énfasis de la Política Educativa Distribución Tipología

  36. Presupuesto de Gastos o Ley de Apropiaciones El Presupuesto de Gastos esta conformado por : SERVICIO DE LA DEUDA Destinados al cumplimiento de las obligaciones correspondientes al pago de amortizaciones, intereses, comisiones e imprevistos, originados por operaciones de crédito público. (Créditos externos e internos) FUNCIONAMIENTO Dirigidos a atender las necesidades de las entidades para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la Constitución y la Ley GASTOS INVERSION Erogaciones que permiten incrementar la capacidad de producción y la productividad en el campo de la infraestructura física, económica y social

  37. MARCO LEGAL PARA EL MANEJO PRESUPUESTAL

  38. Marco Jurídico Normas Generales del Presupuesto Público Colombiano Decreto 111 Enero/96 Estatuto Orgánico del Presupuesto

  39. Marco Jurídico Normas adicionales para el Presupuesto del sector Educativo • Ley 152 de 1994 -Orgánica del Plan Desarrollo – en concordancia con art. 342 de CPC. • Ley 715 de 2001 (Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y otras disposiciones para la prestación de servicios de Educación) • Ley 21 de 1982, asigna recursos para infraestructura física • Ley 99 de 1993, recursos de FONAM, para programas de medio ambiente • Decreto 2355/09 (art.27 contracción de Servicios) • Decreto 1171/04 – Estímulos docentes art. 24 • Decreto 1176 Dic. 07 – Reglamenta asignación de recursos del SGP • Decreto 4791/08 - Fondo de Servicios Educativos – FOSE

  40. Estratégico SGCF Ente Territorial / SE: Parte operativa (Transaccional) SE: Parte operativa (Transaccional) Tesorería Contabilidad Presupuesto Requerimientos Diseño Gestión Estratégica de la Secretaría de Educación Gestión y Control Financiero Diseño indicadores reportes Articulación del SGCF Vs. Proceso PGCP ESTRUCTURA PRESUPUESTAL DEL SGCF

  41. Macroproceso Direccionamiento • A. Gestión estratégica de la secretaría de educación – Gestión y Control Financiero Macroproceso de apoyo J “Gestión Financiera “ PROCESOS JJJJ01JJJJJ PRESUPUESTO JO1 JJJJ01JJJJJ TESORERIA JO2 JJJJ CONTABILIDAD JO3

  42. DETALLE DE ACTIVIDADES POR SUBPROCESO

  43. Presupuesto Objetivo Elaborar, ejecutar y controlar el presupuesto de ingresos y gastos de la Secretaría de Educación con el fin de garantizar la eficiente utilización de los recursos para una vigencia fiscal y el desarrollo del sector educativo. PRESUPUESTO J01 ELABORAR PRESUPUESTO J01-01 EJECUTAR PRESUPUESTO J01-02 REALIZAR SEGUIMIENTO AL PRESUPUESTO J01-03 Actividades y Roles Actividades y Roles Actividades y Roles

  44. J:01.01Elaborar el Presupuesto Vs. SGCF • INDICADORES: • RF 26: Gasto asignado ET vs. Educación • RF 27: Inversión asignada ET vs. Educación • RF19: Composición del Gastos Educación • RF10G: Modificaciones Presupuestales • RF10 A -RF10B: Tiempo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto • INFORMES EXPLICATIVOS: • Informe de Ejecución Presupuestal • Informe histórico de ejecución presupuestal • Informe para análisis del comportamiento basado en datos históricos

  45. Resultados 2013 RF26 - Este Indicador muestra, al inicio de una vigencia dada, el porcentaje de recursos asignados del Presupuesto de Gastos para el sector Educativo, respecto del total del Presupuesto asignado por el Ente Territorial.

  46. Resultados 2013 RF26 - Este Indicador muestra, al inicio de una vigencia dada, el porcentaje de recursos del total del Presupuesto asignado por el Ente Territorial. asignados del Presupuesto de Gastos para el sector Educativo, respecto

  47. Resultados 2013 RF26 - Este Indicador muestra, al inicio de una vigencia dada, el porcentaje de recursos del total del Presupuesto asignado por el Ente Territorial. asignados del Presupuesto de Gastos para el sector Educativo, respecto

  48. J:01.01 Elaborar el Presupuesto Vs. SGCF Elaborar el presupuesto de la Secretaría de Educación para la vigencia fiscal, es el subproceso que realiza la SE con el fin de planear los recursos financieros que permitan garantizar el logro de los objetivos, planes de desarrollo, programas, subprogramas y proyectos, y obtener la aprobación del presupuesto por parte del Ente Territorial y el Órgano legislativo. 1. Solicitar y recibir información Consultas y reportes de la Solución SGCF Presupuesto Informe Histórico de Ejecución Presupuestal Informe para análisis del Comportamiento Financiero basado en datos Históricos

  49. J:01.01 Elaborar el Presupuesto Vs. SGCF 4. Elaborar proyecto de presupuesto Proyecciones y Simulaciones Programación Presupuesto

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