1 / 122

Plánování projektů pomocí MS Project

Plánování projektů pomocí MS Project. lektor Pavel Škvor. Cíle kurzu. Hlavní cíl Osvojit si základní znalost problematiky plánování projektů v programu MS Project Dílčí cíle Získat základní představu o problematice projektového plánování a řízení

kermit-wyatt
Télécharger la présentation

Plánování projektů pomocí MS Project

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Plánování projektů pomocí MS Project lektor Pavel Škvor

  2. Cíle kurzu • Hlavní cíl • Osvojit si základní znalost problematiky plánování projektů v programu MS Project • Dílčí cíle • Získat základní představu o problematice projektového plánování a řízení • Seznámit se s aplikací MS Project jako s nástrojem pro plánování projektů • Na praktických cvičeních si osvojit probíraná témata

  3. Obsah kurzu • Úvod do teorie projektování (základní pojmy, názvosloví) • Vytváření projektů v prostředí MS Project • úkoly, vazby, zdroje, časová omezení, kalendáře, náklady,… • Ladění projektu • přetížení zdrojů, sledování pokroku, analýza nákladů, … • Případová studie

  4. Osnova kurzu • Rozsah 1 den • Úvod do teorie projektového plánování a řízení • Proniknutí do práce s úkoly a termíny • Zvládnutí problematiky práce se zdroji a náklady • Kontrola a ladění projektu

  5. Agenda kurzu • Předpokládané znalosti: • základní znalost ovládání prostředí MS Windows • práce s MS Office • Způsob výuky • interaktivní prezentace • Administrativa • přestávky, apod. • Představení

  6. Vzájemné představení • Vaše jméno + jak Vás oslovovat • pracovní pozice - čím se zabýváte • zkušenost s řízením projektů / MS Project • očekávání od semináře

  7. Projektové řízení Minimum nutné teorie

  8. Co je cílem plánování? • „Plány nejsou vytvářeny proto, aby se dodržely“ • Plánování je nutné proto, abychom věděli, co je třeba udělat • Plánování se využívá pro sestavení odhadů a rozpočtu • Plánování je zaměřeno na odstranění nejistoty • Plánování je nástrojem pro řízení

  9. Aspekty plánování • Plánování obecně zahrnuje aspekty jako: • cíle organizace • možné způsoby jejich realizace • vnější a vnitřní činitelé, kteří ovlivňují možnosti • výběr alternativ • způsob, kterým je vybraná alternativa uskutečňována • rozvržení času a přidělení potřebných prostředků

  10. Strategické plánování (dlouhodobé – řádově desítky let a více) • definice strategických cílů organizace • možné způsoby jejich dosažení • vnější a vnitřní činitelé • výběr alternativ

  11. Taktické plánování (střednědobé – řádově měsíce až roky) • způsob, kterým je vybraná alternativa uskutečňována • přidělení potřebných zdrojů • rozvržení času

  12. Operativní plánování (krátkodobé – řádově dny až měsíce) • evidence volného času • koordinace schůzek

  13. Postup plánování • Strategické plánování definuje potřebné projekty. • Plán jejich realizace vzniká taktickým plánováním, kde je projekt rozdělen na jednotlivé úkoly. • Řešení každodenních problémů je věcí operativního plánování. • Plánování projektů s pomocí nástroje MS Project je zaměřeno na realizaci – podrobný popis dílčích činností na projektu, jejich vzájemné vztahy a rozvržení času, zdrojů a prostředků na tyto dílčí činnosti.

  14. plánování projektů=taktické plánování MS Project je nástroj určený k taktickému plánování

  15. Co je to projekt? • „Projekt je dobře definovaná posloupnost činností, která má určen začátek a konec, je zaměřena na dosažení nejistého cíle a je uskutečňována pomocí zdrojů – lidí, prostředků“ • „Projekt je specifická nerutinní akce, která proto vyžaduje plánování.“ • „Čím složitější je projekt, tím více vyžaduje plánování.“

  16. Elementy plánu projektu • tasks (úkoly) • vyžadují čas a zdroje • specifickým typem úkolu je milestone (milník) • resources (zdroje) • lidé, vybavení, místa, materiál, … • assignments (přiřazení) • přiřazení zdrojů úkolům

  17. Proces plánování projektu • Vytvoření a uspořádání plánu projektu – rozdělení plánové činnosti na jednodušší elementy • Rozvržení úkolů – analýza vztahů mezi elementy • Doplnění zdrojů (lidí, zařízení, prostředků) do projektu – odhad potřeb • Přiřazení nákladů úlohám a zdrojům – porovnání se skutečnými možnostmi • Úpravy a ladění plánu • Řízení projektu - monitorování a trasování plánu • Tiskové výstupy a zprávy

  18. Definice projektových cílů • „Trojimperativ“ definuje projekt! • Specifikace provedení • Náklady (finanční rozpočet) • Čas (časový plán) • Je třeba zjistit, která z těchto podmínek je pro zadavatele nejdůležitější. • Změní-li se libovolná z těchto podmínek, ovlivní to minimálně jednu podmínku další. • Termíny lze zkrátit, jestliže rozpočet umožní využít efektivnější zdroje.

  19. Elementy plánování projektu • Hierarchická struktura činností - WBS • Časový harmonogram • Zdroje projektu • Plánování rozpočtu • Rizika a rezervy • Úpravy a ladění

  20. WBS • Work Breakdown Structure = hierarchická struktura činností • Slouží k rozdělování projektu do činností • Má většinou formu diagramu/struktura • Možno využít diagramy z MS Visio!

  21. Proces řízení projektu • Definování • Definování projektových cílů • Naplánování • Plán jak dosáhnout podmínek trojimperativu • Vedení • Uplatnění manažerského stylu řízení lidských zdrojů (práce bude vykonávána včas a efektivně) • Sledování (monitorování) + aktualizace plánu • Kontrola stavu, odchylky + korekce • Ukončení • Ověření, zda došlo k naplnění podmínek a uzavření všech prací na projektu.

  22. Techniky zobrazení plánu • atomy: tasks + resources + assignments • GanttCharts(Ganttovydiagramy) • podle Henryho Gantta(původně nazývány sloupcové grafy) • PERT Diagramy (síťovédiagramy) • Program EvaluationReviewTechnique; vyvinuta na zakázku pro armádu • MS Project používá upravené varianty těchto obecných technik

  23. Plánování podle Gantta vazba A B začátek konec úkol čas

  24. Plánování podle PERT délka číslo vazba A 12 4d 10.3.2000 8:00 13.3.2000 17:00 B začátek 13 2d 14.3.2000 8:00 15.3.2000 17:00 konec úkol

  25. CPM • CPM (Critical Path Method) je metoda k hledání kritické cesty v grafu. • Critical Path (Kritická cesta) je nejdelší cesta mezi začátkem a koncem grafu. • Critical task (Kriticky úkol) je úkol ležící na kritické cestě. Změna doby trvání kritického úkolu ovlivňuje dobu trvání celého projektu.

  26. MS Project Nástroj pro podporu plánování a řízení projektů

  27. Možnosti MS Project • sada nástrojů pro • vytváření, zobrazování a trasování plánů projektů • sledování nákladů, využití zdrojů a času • podporu komunikace v projektu • vyhodnocení a analýzu projektu • modifikovatelný vzhled • otevřený produkt (makra ve Visual Basic)

  28. MS Project: Lekce 1 Základy ovládání

  29. Základy ovládání MS Project • spuštění MS Project • význam prvků okna MS Project • jak získat nápovědu • použití šablon • ukončení MS Project

  30. Práce se zobrazeními • zobrazení je způsob prezentace projektových dat • pro každý druh práce na projektu potřebujeme jiný typ dat a jejich zobrazení • každé zobrazení prezentuje stejná data (úkoly, zdroje, přiřazení), pouze v jiném tvaru

  31. MS Project: Lekce 2 Příprava projektového souboru

  32. Nastavení souboru projektu • založení nového projektu • Vložení základních informací o projektu • informace o souboru • informace o projektu • vložení dalších informací o projektu • nastavení implicitních voleb • nastavení pracovní doby • uložení projektového souboru

  33. Vložení informací o souboru • SOUBOR / UPŘESNIT VLASTNOSTI • zde je možné vyplnit příslušná pole informacemi o projektu • Název • Předmět • Autor • Manažer • Komentář • ...

  34. Vložení informací o projektu • PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU • Jak budeme náš projekt plánovat? • od začátku • od konce • Vyberte v položce Plánovat od jak má být projekt plánován • Potom vyplňte Datum zahájení, nebo Datum dokončení projektu • Nakonec vyberte Kalendář projektu

  35. Nastavení implicitních voleb • SOUBOR / MOŽNOSTI / ZOBRAZENÍ • Formát data • Formát měny • počet desetinných míst • symbol měny • ...

  36. Změna pracovních dní a pracovní doby • PROJEKT / VLASTNOSTI / ZMĚNIT PRAC.DOBU • Zvolte požadovaný kalendář • Vyberte dny které chcete změnit • Výjimky (pro konkrétní dny) – státní svátky apod. • Pracovní týdny – pro nastavení výchozích hodin • a nastavte • Použít výchozí • Mimopracovní (nepracovní) čas • Konkrétní pracovní dobu (zadat hodiny)

  37. Uložení souboru • ruční uložení • Soubor/Uložit jako (../Uložit) • nastavení automatického ukládání • Soubor/Možnosti/Ukládání

  38. MS Project – uložené informace • Informace ukládané o plánu projektu: • Projektová data • seznam úkolů (tasks) • seznam zdrojů (resources) • seznam přiřazení zdrojů k úkolům (assignments) • Projektové nástroje • kalendáře, sestavy, zobrazení, makra,...(Soubor/Organizátor)

  39. MS Project: Lekce 3 Základní práce s úkoly

  40. Základní práce s úkoly • Vložení úkolu • Přidání poznámky k úkolu • Odstranění úkolu • Přesun úkolu

  41. Vložení úkolu • (GANTTŮV DIAGRAM) • vyberte prázdný řádek nebo úkol, před který chcete nový úkol vložit • do příslušného sloupce zadejte Název úkolu • ENTER (+automaticky se doplní další informace k úkolu)

  42. Přidání poznámky k úkolu • Poklepejte dvakrát na úkol • Informace o úkolu / Poznámky • Zapište text poznámky (může být i formátovaný) • (GANTTŮV DIAGRAM) • Najeďte kurzorem myši na ikonu Poznámky v prvním sloupci („i“ - Ukazatele)

  43. Odstranění úkolu • (GANTTŮV DIAGRAM) • Vyberte číslo úkolu, který chcete odstranit • klávesa Delete

  44. Přesun úkolu • (GANTTŮV DIAGRAM) • Kliknutím na pole s identifikačním číslem vyberte úkol, který chcete přesunout • Jestliže je kurzor ve tvaru šipky můžete úkol přesouvat • Metodou „Dragand Drop“ přesuňte úkol (čára ukazuje místo, kam bude úkol umístěn)

  45. MS Project: Lekce 4 Osnova projektu

  46. Osnova projektu (Outline) • Co je to osnova? • Nastavení nadřízenosti/podřízenosti úkolů • Zobrazování/skrývání podřízených úkolů • Přiřazení čísel osnově, souhrnný úkol projektu

  47. Práce s osnovou • Vytvoření osnovy – seskupování úkolů • Zvětšit/Zmenšit odsazení úkolu • skrytí/zobrazení dílčích úkolů • ZOBRAZENÍ / DATA / OSNOVA • doplnění čísel osnovy, souhrnného úkolu projektu • NÁSTROJE G.DIAGRAMU / FORMÁT / ZOBRAZIT ČI SKRÝT

  48. Další možnosti práce s úkoly • Změna doby trvání úkolu (Duration) • Změna úkolu na milník (Milestone) • Vytvoření opakovaného úkolu (Recurring Task)

  49. MS Project: Lekce 5 Zahrnutí času do projektu

  50. Zanesení času do úkolů • časové jednotky pro plánování úkolů • doplnění plánu o milníky • závislosti mezi úkoly - Propojení • výchozí časy zahájení/dokončení • konečné termíny • omezení úkolů • použití různých kalendářů

More Related