Déploiement en académies de l’application de gestion des déplacements temporaires

1. Déploiement en académies de l’application de gestion des déplacements temporaires 19.Mai 2009

2. LE CHOIX DE DT • UN DIAGNOSTIC DE DEPART: CHORUS est peu adapté pour les dépenses à forte volumétrie mais enjeux financiers unitaires limités • L’ECHEC D’UNE SOLUTION DANS UN CADRE INERMINISTERIEL - la communauté des ministères n’a pas réussi à trouver un consensus pour la date de démarrage cible de Juillet 2009 -pour sécuriser la bascule de Juillet 2009, le MEN MESR a fait le choix d’une solution ministérielle préservant l’avenir • LE CHOIX D’UN PRODUIT AYANT FAIT SES PREUVES: Ulysse Ulysse est utilisé aussi bien par des entreprises que par des ministères

3. LE CONTEXTE: des exigences nouvelles liées à la LOLF • En se déversant dans CHORUS, DT participe à l’élaboration de la comptabilité de l’Etat en agissant comme une comptabilité auxiliaire • Dans ces conditions, DT doit répondre à certaines exigences: • L’intégrité et l’étanchéité du dispositif constitué de DT et de CHORUS: traitement parallèle des rejets et principe de non répudiation (assurance que tous les évènements de DT à incidence comptable sont bien passés dans CHORUS et que la preuve peut en être donnée) • Respect des principes comptables: non compensation, exhaustivité …

4. LE CONTEXTE: des exigences nouvelles liées à la LOLF • Exigences vis-à-vis du contrôle interne: -gestion des habilitations (identification des acteurs de la chaîne financière…) -Gestion des référentiels (notamment référentiel RIB et tiers associé, référentiel budgetaro-comptable, barèmes…) -fiabilité des modalités de mise à jour (écrasement mensuel des RIB, absence de modification directe de RIB dans DT) -fiabilité des traitements opérés à partir de ces référentiels (conformité des calculs de liquidation déterminant le niveau de contrôle du comptable) -gestion des PJ (sécurité liée à la PJ dématérialisée qui sera associée à la DP dans CHORUS) -traçabilité montante et descendante de la piste d’audit

5. CHORUS • CHORUS impose directement le respect des règles de gestion et garantit la qualité comptable en vue de la certification des comptes de l’Etat par la Cour des Comptes. Tous utilisateurs Le caractère structurant de CHORUS • La Qualité comptable • De nombreuses règles de gestion (aspects législatifs, réglementaires et contrôle interne) sont intégrées directement dans CHORUS. La chaine financière est donc contrôlée automatiquement par l’outil. • L’identification des agents dans CHORUS, à chaque étape d’une chaîne unique, permet de construire un historique de chaque acte de gestion, et de répondre aux exigences de traçabilité de la dépense. • L’attribution stricte de fonctions à chaque utilisateur permet de garantir que la bonne personne intervient sur le bon dossier au bon moment. • La gestion est donc sécurisée, notamment sur le plan réglementaire. Agents concernés

6. 9 février 2009 LES APPLICATIONS METIER/ LE CAHIER DES CHARGES FINANCIER

7. LES IMPLICATIONS PRATIQUES • Mettre en œuvre dans les AMM les différentes comptabilités • Dialoguer avec CHORUS: partager des référentiels communs pour permettre la consolidation des données/ l’exemple des centres de coût • Appliquer les normes du contrôle interne comptable en milieu informatisé

8. Les implications pratiques: mettre en œuvre les différentes comptabilités • Le cas de la comptabilité d’exercice et ses implications: • Enregistrer les données en fonction du fait générateur • Responsabiliser les gestionnaires dans la tenue des comptes • Certifier les comptes de l’Etat: le nouveau rôle de la Cour des Comptes

9. Les implications pratiques: mettre en œuvre les différentes comptabilités • Exemple de prise en compte de la comptabilité d’exercice: le calcul des charges à payer et des provisions pour charges • Les charges à payer sont des charges ayant donné lieu à service fait au cours d’un exercice mais qui n’ont pas été comptabilisées à la clôture de celui-ci • Les provisions sont des passifs dont le montant et l’échéance ne sont pas connus de manière précise  Dans le cas de DT -montants dus non payés au 31/12/N: charges à payer -montants sur lesquels l’Etat est engagé: OM validés mais états de frais non reçus, susceptibles d’être reçus en N+1

10. Les implications pratiques: des référentiels communs • L’exemple des centres de coût • La logique CHORUS: distinguer service exécutant/ service bénéficiaire • Le centre de coût permet d’imputer et donc de connaître le coût de chacune des structures bénéficiaires • Connaître le coût généré par une structure suppose une imputation de l’ensemble des dépenses générées sur ce centre de coût quelle que soit l’application dans laquelle cette dépense est traitée

11. Les implications pratiques:appliquer les normes de contrôle interne de l’Etat • ORGANISATION -privilégier le principe: une application pour l’ensemble d’un processus afin d’éviter les ruptures entre procédures. Si deux ou plusieurs applications sont nécessaires, l’interfaçage doit être automatique et un point de contrôle doit être prévu -limiter l’accès au système d’information aux seuls intervenants habilités: identification (code utilisateur) et authentification (mot de passe, carte privative)

12. Les implications pratiques:appliquer les normes de contrôle interne de l’Etat • POINTS DE CONTRÔLE -points de contrôle entre applications (ajustement comptable à chaque remise d’une application remettante vers l’application destinataire) -contrôle d’attribution des tâches: rejet des tentatives d’accès irrégulières et fermeture définitive d’accès après un nombre de tentatives de connexion limité -fermeture et réouverture des accès doivent être tracées

13. Les implications pratiques:appliquer les normes de contrôle interne de l’Etat • DOCUMENTATION -documentation du système d’information comptable: les processus et l’organisation comptables doivent être décrits en vue de permettre la compréhension et le contrôle du système d’information -formation des utilisateurs et sensibilisation à la sécurité du système d’information et aux normes du contrôle interne -accès à la documentation

14. Les implications pratiques:appliquer les normes de contrôle interne de l’Etat • TRACABILITE -Piste d’audit: l’organisation du système d’information doit permettre de reconstituer à partir des preuves appuyant les données, les écritures comptables ainsi que, à partir de ces écritures comptables, de retrouver les données et les pièces justificatives -Traçabilité des intervenants: la saisie de l’identifiant doit permettre la traçabilité de chaque Intervention -traçabilité de l’environnement applicatif: les travaux et options prises lors de la construction de l’application doivent être retracés et archivés -Sauvegarde périodique des données: elle inclut la possibilité de lire des supports -traçabilité des incidents informatiques

15. Les implications pratiques:appliquer les normes de contrôle interne de l’Etat • Processus: -cheminement des écritures: tout fait générateur d’un droit ou d’une obligation (service fait) doit être matérialisé sous forme d’un enregistrement (proposition) pour permettre les contrôles comptables, dont la validation permettra qu’il devienne définitif (écriture comptable) -l’application doit gérer les périodes comptables: la période de base est la journée -rectifications: elles doivent être faites en date courante avec référence de l’écriture d’origine; toute rectification doit être tracée

16. Les implications pratiques:appliquer les normes de contrôle interne de l’Etat • Séparation des tâches: -une habilitation donne droit à certaines transactions et doit correspondre à un profil -les transactions correspondent au minimum à: enregistrement comptable, validation, consultation. La validation ne permet pas de modifier l’écriture enregistrée mais de la valider ou de la rejeter. Après validation, aucune modification n’est possible sauf par rectification (nouvelle écriture par référence à l’ancienne)

17. Les implications pratiques:appliquer les normes de contrôle interne de l’Etat • Points de contrôle automatisés: L’application doit comprendre des règles de gestion à partir desquelles des contrôles automatisés sont réalisés en rapprochant les données entrées dans l’application de ces règles de gestion (nomenclature comptable, chronologie …) L’application doit comprendre un contrôle des doublons (écritures identiques)  Points de contrôle non automatisés: L’application doit permettre de tracer les autocontrôles et contrôles mutuels qui doivent pouvoir faire l’objet d’une restitution spécifique L’application doit permettre à un acteur en aval de sélectionner en fonction de critères d’enjeux et de risques paramétrables, les opérations qu’il doit contrôler a posteriori L’application doit tracer le forçage d’éventuelles anomalies quand celui-ci est possible L’application doit permettre d’éditer à la demande des listes d’opérations: par montant, libellé, dates …

18. Présentation du processus dans DT • Les principaux acteurs du processus Agent missionné Supérieur hiérarchique Agent du service gestionnaire Ordonnateur ou Responsable de la demande de paiement (CHORUS)

19. Le SIFm Tous utilisateurs L’articulation entre DT, GAIA et IMAG’IN • Le SIFm est construit sur une logique de métier • Un périmètre métier est couvert par une seule application Agents concernés - Les utilisateurs de DT n’interviennent jamais sur les éléments issus de GAIA ou d’IMAG’IN et ne traitent jamais des déplacements liés aux formations, examens ou concours - Les agents traitant des formations, examens et concours dans GAIA et IMAG’IN n’utilisent jamais DT. - Les formations, examens et concours n’entrent pas, pour les utilisateurs, dans le périmètre métier de DT

20. DT ne traite que des déplacements liés aux missions à l’exclusion des autres déplacements qui sont traités dans GAIA (formations) ou IMAG’IN (examens et concours) • GAIA et IMAG’IN communiquent avec DT sans intervention directe d’un utilisateur. • Tous les contrôles sont effectués par GAIA ou IMAG’IN • GAIA ou IMAG’IN transmettent à DT les éléments relatifs au déplacement qui est traité sans intervention d’un utilisateur dans DT.

21. Le SIFm Traitement automatique L’articulation entre DT, GAIA et IMAG’IN DT GAIA IMAG’IN OUTIL METIER Gestion des formations Y compris les déplacements liés aux formations Gestion des membres des jurys d’examens et concours Y compris les déplacements liés aux jurys Gestion des déplacements liés aux missions

22. Le processus existant de gestion des déplacements temporaires Etape traitée hors outil Etape traitée dans KHEOPS – Module déplacements Etape traitée dans KHEOPS Le processus métier existant – Services déconcentrés • Processus de gestion des missions Créer l’ordre de mission Valider l’ordre de mission Saisir le dossier Valider le dossier Saisir l’EC Valider l’EC Rappro-cher EF et OM Valider le rapprochement Créer le dossier de liquidation Valider le dossier de liquidation Vers le comptable dans KHEOPS • Processus de gestion des achats liés aux missions Saisir la facture Créer le bon de transport ou le bon de commande Créer le mandat Valider le mandat Vers le comptable dans KHEOPS

23. Le processus existant de gestion des déplacements temporaires Tous utilisateurs Quelques rappels • Quelques rappels d’ordre réglementaire • Quelques éléments de définition • Ordre de mission  • Il indique l’objet de la mission, le ou les lieu(x) où elle se déroule, les points de départ et de retour de l’agent, la date du déplacement et sa durée, qui ne peut excéder un total de douze mois. • Agent en mission  • Agent en service, muni d’un ordre de mission, qui se déplace pour l’exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale. • Agent en tournée  • Il s’agit soit de l’agent affecté outre-mer qui se déplace à l’intérieur de sa collectivité territoriale d’affectation, mais hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale, soit de l’agent en poste à l’étranger qui effectue un déplacement, pour les besoins du service, à l’intérieur du pays de sa résidence administrative ou à l’intérieur de sa zone de compétence. Agents concernés

24. Le processus existant de gestion des déplacements temporaires Tous utilisateurs Quelques rappels • Corpus réglementaire • L’indemnisation des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat (frais de mission, d’intérim et de stage) a fait l’objet d’une réforme, instituée par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006, JO du 04/07/06 • Cette réforme est applicable à compter du 1er novembre 2006. • Le décret du 3 juillet 2006 abroge et remplace les dispositions ayant le même objet (décrets n° 86-416 du 12/03/86 (déplacements à l’étranger), n° 89-271 du 12/04/89 (déplacements dans les départements d’outre-mer), n° 90-437 du 28/05/90 (déplacements en métropole) et n° 98-844 du 22/09/98 (déplacements dans les COM) • Deux arrêtés interministériels du 03/07/06 (JO du 04/07/06), fixent respectivement les taux des indemnités de mission, les taux des indemnités de stage. • L’arrêté du 26/08/08 fixe les taux des indemnités kilométriques versées aux agents autorisés à utiliser leur véhicule personnel pour les besoins du service. • Les modalités particulières de l’application du nouveau dispositif, au sein des services relevant du ministre de l’éducation nationale, sont précisées par la circulaire n° 2006-175 du 09/11/06 (BOEN n° 42 du 16/11/06) Agents concernés

25. Le processus existant de gestion des déplacements temporaires Tous utilisateurs Quelques rappels • Quelques précisions • Validité des ordres de mission • La validité d’un ordre de mission ne peut excéder douze mois • Frais de repas • En application de l'article 3 du décret du 07/07/06, l'agent en mission bénéficie du remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas lorsqu'il se trouve en mission pendant la totalité de la période comprise entre 11 et 14 heures, pour le repas de midi, et entre 18 et 21 heures, pour le repas du soir ; le taux de cette indemnité est fixé forfaitairement à 15,25 euros par repas. • l’agent perçoit des indemnités de mission réduites de 50 % lorsqu'il a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou assimilé dans le seul cadre d’un déplacement lié à une formation • Corps d’inspection • Par dérogation à la circulaire du 09/11/06, le taux de l’indemnité des personnels des inspections générales (EN, ENR et Bibliothèques) • Etats de frais • Un agent dispose de 4 ans pour transmettre son état de frais Agents concernés

26. Le nouveau processus de gestion des déplacements temporaires Tous utilisateurs Le nouveau processus métier • Les grands principes • Un processus unique • DT s’inscrit dans la logique générale du SIFm des MEN-MESR de standardisation des procédures • les pratiques de gestion sont ainsi homogénéisées autour d’un processus unique • Un processus simplifié • Le processus comprend moins d’étapes de gestion • Les saisies multiples sont supprimées. Par exemple, l’ordre de mission est automatiquement repris dans l’état de frais dont la ressaisie n’est plus nécessaire. • Il n’y a pas d’engagement juridique dans DT • Certaines étapes sont automatisées par le nouvel outil • Les communications entre les différents acteurs du processus sont dématérialisées Agents concernés

27. Le nouveau processus de gestion des déplacements temporaires MissionnéDélégué de saisie Supérieurs hiérarchiques Il appartient de fait aux supérieurs hiérarchiques chargés de la validation des ordres de mission et des états de frais de agents de leurs services d’opérer un contrôle d’opportunité financier sur les missions qui leur sont soumises Le nouveau processus métier • Le changement du périmètre du métier • La place du missionné • Le missionné est replacé au centre du processus de gestion des missions. • Chaque missionné accède directement à l’outil pour y saisir lui-même son ordre de mission ou un état de frais. • Un délégué de saisie peut agir au nom d’un ou plusieurs missionnés. • La responsabilité de la validation hiérarchique • Le nouveau processus entraîne l’apparition d’un rôle de validation à part entière. • La validation équivaut à une signature et implique donc des responsabilités • La validation d’un ordre de mission autorise la mission mais autorise aussi la dépense liée à la mission • Valider entraine une responsabilité budgétaire Agents concernés

28. Le nouveau processus de gestion des déplacements temporaires Services gestionnaires Le nouveau processus métier • La modification du rôle des services gestionnaires des missions • Le champ d’intervention des services gestionnaires est profondément modifié par la mise en place de DT. • Les activités de saisie sont transférées au niveau de l’agent qui doit se déplacer ou de son service (délégué de saisie) • L’instruction du dossier en tant que telle est faite automatiquement par l’outil. • Intervenant après les contrôles hiérarchiques, les services gestionnaires opèrent un contrôle des éléments du dossier, notamment la vérification des pièces justificatives des états de frais ainsi que leur validation. Agents concernés Les services gestionnaires constituent le dernier niveau de validation avant l’autorisation de la mission et l’engagement de la dépense.

29. Le nouveau processus de gestion des déplacements temporaires Tous utilisateurs Le nouvel outil • Un outil adaptable à l’organisation locale • La définition des rôles et des relations hiérarchiques • Les rôles sont intimement liés à l’organisation retenue. Aussi, l’attribution des rôles est gérée au niveau local pour garantir la souplesse du dispositif. • Les circuits hiérarchiques servant à la circulation et à la validation des informations sont également définis dans l’outil au niveau local. Agents concernés Un rôle détermine les habilitations d’un utilisateur, c’est-à-dire les autorisations d’accès à un certain nombre de transactions sur un périmètre donné lui permettant d’exercer ses activités (ou tâches) dans l’application.

30. Le nouveau processus de gestion des déplacements temporaires Tous utilisateurs Le nouvel outil • La notion de centre de coût dans DT • La nomenclature budgétaire obligatoire est transposée en centres de coûts et transcrite dans l’outil • Les responsables budgétaires locaux pourront, dans la nouvelle application, affiner le découpage budgétaire obligatoire et créer des centres de coût spécifiques rattachés aux centres supérieurs. • Ceci permet de créer autant d’enveloppes budgétaires que l’organisation locale en réclame. • Ceci permet également un pilotage fin de la dépense Agents concernés Un centre de coût est une entité à laquelle est attribuée une enveloppe de moyens sur laquelle les dépenses seront imputées

31. Le nouveau processus de gestion des déplacements temporaires Tous utilisateurs Le nouvel outil • Un outil complet • La gestion des utilisateurs • Chaque utilisateur de DT dispose d’un « profil utilisateur », regroupant toutes les informations le concernant. • Ce « profil » permet d’éviter de ressaisir les mêmes informations à chaque création d’un ordre de mission • Chaque utilisateur crée son profil lors de la première utilisation et complète les données qui le concernent. Agents concernés

32. Le nouveau processus de gestion des déplacements temporaires Tous utilisateurs Le nouvel outil • La politique de voyage • La politique de voyage ministérielle est l’ensemble des règles qui encadrent les missions et qui sont directement intégrées et automatiquement appliquées dans l’outil. • A ce titre, l’ensemble de la réglementation applicable aux déplacements est prise en compte dans DT. • Par exemple : la gestion des avances • Les contrôles de conformité à la politique de voyage sont systématiques et toute anomalie est signalée. • Ces contrôles peuvent être bloquants ou non-bloquants. • Dans le cas d’un contrôle bloquant, la validation document ne peut pas avoir lieu. • Dans le cas d’une anomalie non-bloquante, la dérogation à la politique de voyage peut être autorisée par le supérieur hiérarchique qui prend la responsabilité de cette dérogation. • De manière générale, les contrôle liés à l’application de la réglementation sont des contrôles bloquants. Agents concernés

33. Le nouveau processus de gestion des déplacements temporaires Tous utilisateurs Le nouvel outil • La prise en compte du contrôle interne • DT intègre, au même titre qu’y est intégrée la règlementation, les éléments structurants du contrôle interne, notamment: • Les rôles. Ils garantissent le respect des niveaux d’autorisation et les incompatibilités en accord avec les règles de bonne gestion. Par exemple, compte tenu des règles de contrôle interne, il est impossible dans DT de valider son propre ordre de mission. • La sécurité. Le dispositif de sécurité et de contrôle des accès garantit le respect des attributions de chacun des utilisateurs, et donc la qualité des actes de gestion qui sont de fait nécessairement opérés par des utilisateurs qui en ont le droit. • La traçabilité. Chaque opération dans DT est enregistrée de façon à garantir la traçabilité des opérations. Agents concernés

34. Le nouveau processus de gestion des déplacements temporaires Services gestionnaires Services achat Le nouvel outil • La prise en compte des achats • Les relations avec les voyagistes des MEN-MESR • Les relations avec les voyagistes définis par les MEN-MESR sont directement intégrées dans DT • Les missionnés peuvent de fait intégrer directement à leur ordre de mission les éléments qu’ils ont obtenus des voyagistes partenaires, initiant ainsi la démarche d’achat. • La validation finale d’un ordre de mission, c’est-à-dire une fois que la mission est définitivement autorisée, entraine automatiquement l’achat des prestations incluses dans l’ordre de mission. • La facturation est électronique et automatiquement intégrée dans DT • DT ne gère le processus d’achat que jusqu’à la constatation du service fait, la suite du processus relevant de CHORUS. • Ce système de relations voyagistes concernera Air France, la SNCF et Fram (pour l’AERES) Agents concernés Les achats relèvent par définition du périmètre de CHORUS. Toutefois, DT peut intervenir dans le processus dans la cas des achats individuels liés à des missions N.B : Le module 9 traite spécifiquement de la gestion des achats liés aux missions

35. Le nouveau processus de gestion des déplacements temporaires Services gestionnaires Services achat Le nouvel outil • Carte achat • Les dispositifs de carte d’achat ou de carte logée, qui permettent le paiement immédiat d’un prestataire à l’aide d’une carte dédiée peuvent également être gérés dans DT. • De la même façon que dans le cas des relations avec les voyagistes, DT reçoit automatiquement la facture du fournisseur de la carte et permet le rapprochement des prestations avec les commandes. • DT permet la constatation du service fait, mais la suite du processus est traitée dans CHORUS. Agents concernés Les prestations des voyagistes ou les achats effectués auprès de prestataires à l’aide d’une carte achat transitent par DT, mais sont financièrement prises en compte dans CHORUS Les factures sont traitées dans CHORUS. Le passage par DT n’entraîne aucun flux financier et ne sert qu’à l’imputation des enveloppes de gestion. N.B : Le module 9 traite spécifiquement de la gestion des achats liés aux missions

36. Le nouveau processus de gestion des déplacements temporaires Vers le comptable dans Vers le comptable dans Constater le service fait Etape traitée dans DT Etape traitée hors outil Etape traitée dans Le nouveau processus métier • Processus de gestion des ordres de missions et états de frais Créer l’OM Valider l’OM Transformer l’OM en EF et le compléter Valider l’EF (Constater le service fait) Valider l’EF (Certifier le service fait) PF CHORUS • Processus de gestion des achats liés aux missions Certifier le service fait et créer le dossier de demande de paiement Valider le dossier de demande de paiement

37. La gestion et le pilotage des ressources Pilote de la dépense Services gestionnaires Les principes de DT • La notion d’enveloppe • DT est construit autour de la notion d’enveloppes • Une enveloppe est la dotation faite à un centre de coût et sur laquelle sont imputés: • les remboursements des frais de déplacements aux missionnés • les achats auprès de voyagistes ou pour lesquels est utilisée une carte achat • Le lien avec CHORUS • Il n’existe pas de lien automatique entre CHORUS et DT • Il appartient aux responsables budgétaires d’assurer la cohérence entre le budget disponible dans CHORUS et les moyens alloués dans DT • Les enveloppes dans DT sont des outils de gestion. Agents concernés La réservation des crédits dans CHORUS est donc le préalable à la dotation des centres de coût de DT

38. La gestion et le pilotage des ressources Services gestionnaires La gestion des enveloppes • La dotation des centres de coût • La dotation des centres de coûts est effectuée par chaque responsable de centre de coût à l’aide du module de gestion des moyens de DT. • Dans le cas de centres de coûts rattachés à un centre supérieur, celui-ci doit être doté avant que les suivants puissent l’être à leur tour, selon le principe de « descente » des moyens. • Le réabondement et la fongibilité des enveloppes • En cas de besoin, les enveloppes peuvent être réabondées par le responsable de centre de coût qui affecte alors de nouveaux moyens à l’enveloppe dans le module de gestion des moyens. • La fongibilité des enveloppes est assurée simplement. Le responsable d’un centre de coût affecte un « montant négatif » à son enveloppe, et les moyens sont affectés à un autre centre de coût. Agents concernés

39. La gestion et le pilotage des ressources Services gestionnaires La gestion des enveloppes • Les opérations de clôture • Il n’y a pas d’opérations de clôture dans DT • A chaque nouvel exercice, une nouvelle enveloppe annuelle est créée • Les enveloppes des exercices continuent à exister et les dépenses sont imputées sur l’enveloppe de l’année où la mission a été autorisée • Il s’agit d’une logique de gestion, par opposition à la logique budgétaire de CHORUS • Si un état de frais n’est pas validé la même année que la mission à laquelle il est rattaché, c’est l’enveloppe de l’année d’engagement qui sera imputée dans DT, alors que ce sont les crédits de paiement de l’année lors de laquelle le paiement est effectué qui seront consommés. Agents concernés

40. La gestion et le pilotage des ressources Année N Année N+1 Enveloppe DT année N Enveloppe DT année N+1 Budget année N dans CHORUS Budget année N+1 dans CHORUS La gestion des enveloppes Ordre de mission validé Mission Facturation Etat de frais validé Ordre de mission créé Frais précalculés Achats Frais réels Achats Achats Achats Frais réels Frais précalculés

41. La gestion et le pilotage des ressources Pilote de la dépense Services gestionnaires Le suivi et le pilotage • Le suivi et le pilotage de la dépense • Le suivi et le pilotage des dépenses liées aux déplacements temporaires sont assurés conjointement par DT et par CHORUS • DT permet de suivre par enveloppe • les dépenses pré-engagées, c’est-à-dire les ordres de missions en cours de traitement • les dépenses engagées, qui correspondent aux ordres de missions validés • les demandes de paiement envoyées à CHORUS ou à ACCORD • CHORUS permet de suivre • les dépenses exécutées • les achats sur marchés liés à des déplacements temporaires mais ne passant pas par un voyagiste ou un système de carte achat Agents concernés

42. La gestion et le pilotage des ressources Le suivi et le pilotage DT MISSION Programmation budgétaire Enveloppes de moyens Saisie manuelle et contrôle intellectuel Remboursements exécutés Remboursement des frais Remboursement des frais Demande de paiement directe Etat de frais Achats Achats voyagistes et carte achat Achats voyagistes et carte achat Achats voyagistes exécutés Facture dématérialisée Constatation du service fait Autres achats Autres achats Facture Niveau de suivi de la dépense - Dépense exécutée globale - Dépenses d’achats sur marchés hors voyagistes et carte achat Dépenses engagées par enveloppe hors achats sur autres marchés

43. La gestion et le pilotage des ressources Tous utilisateurs Le suivi et le pilotage • Les alertes • Le contrôle des moyens • Le contrôle par l’outil des moyens disponibles dans l’enveloppe est effectué automatiquement par DT à chaque étape de la gestion des ordres de missions ou des états de frais. • Une alerte est matérialisée lorsque l’enveloppe est consommée à 80% ou au-delà. • En aucun cas, le plafond de l’enveloppe ne peut être dépassé. Il est dans ce cas impossible de valider l’ordre de mission ou l’état de frais Agents concernés Un dossier peut être rejeté par CHORUS malgré le respect des enveloppes dans DT. Il appartient au responsable budgétaire de vérifier la disponibilité crédits de paiement dans CHORUS.

44. La gestion et le pilotage des ressources Tous utilisateurs Le suivi et le pilotage • Les restitutions • Chaque utilisateur a accès aux restitutions offertes par DT, dans un périmètre correspondant à son niveau d’habilitation • Les missionnés peuvent lancer des requêtes sur les éléments qui les concernent à titre individuel • Les délégués de saisie peuvent lancer des requêtes sur les missionnés au nom desquels ils sont autorisés à agir • Les valideurs hiérarchiques peuvent lancer des requêtes sur l’ensemble de leur périmètre hiérarchique et sur les structures qui leur sont rattachées • Les services gestionnaires peuvent lancer des requêtes sur les centres de coûts sur lesquels ils sont habilités Agents concernés

45. MissionnéDélégué de saisie Supérieurs hiérarchiques Services gestionnaires Agents concernés Focus sur Les ordres de mission

46. Les ordres de mission Tous utilisateurs Principes généraux du processus • Qu’est ce qu’un « ordre de mission » dans DT ? • A chaque type d’ordre de mission sont associées des règles de voyage spécifiques (calculs des indemnités…) • Des ordres de missions ponctuels • l’ordre de mission « Métropole » • l’ordre de mission « Hors Métropole » • l’ordre de mission « Tournée à l’étranger » • l’ordre de mission « Tournée dans les DOM/COM » • L’ordre de mission « Permanent » • Plusieurs états de frais peuvent être rattachés à un ordre de mission permanent • Un ordre de mission permanent nécessite toutefois la création d’un ordre de mission technique lorsqu’une prestation spécifique est prévue • Un ordre de mission «  service partagé  » Agents concernés Un ordre de mission ne peut pas avoir une durée de validité supérieure à 12 mois à partir de sa date de validation.

47. Les ordres de mission MissionnéDélégué de saisie Les étapes du processus de traitement des ordres de mission • La constitution de l’ordre de mission • La saisie dans l’outil de l’ordre de mission • L’ordre de mission est complété directement dans l’outil par le missionné ou son délégué. • Un « délégué de saisie » est un agent identifié par DT comme étant autorisé à saisir des ordres de mission pour le compte d’un ou plusieurs agents. Il peut s’agir typiquement de la secrétaire d’un service ou d’un agent qui assume la saisie des ordres de mission pour son bureau…. • Un délégué de saisie peut être habilité à agir au nom d’un grand nombre d’agents. Dans le cadre d’une convocation, ceci permet au service émetteur de remplacer sa convocation par la saisie d’ordre de mission dans l’outil pour les agents concernés. Agents concernés

48. Les ordres de mission MissionnéDélégué de saisie Les étapes du processus de traitement des ordres de mission • Les informations renseignées dans l’ordre de mission • Certains éléments doivent être complétés lors de la saisie. • Certains éléments sont pré remplis et modifiables. • Certains éléments ne peuvent pas être modifiés par l’agent. • Dans le cas où l’agent choisit de recourir à un voyagiste, les informations recueillies auprès de celui-ci sont directement intégrées à l’ordre de mission. • Il est à noter qu’un délégué de saisie peut créer un ordre de mission à partir d’un ordre de mission préexistant. Ceci évite les ressaisies dans le cas de missions régulières d’un agent ou d’une même mission pour plusieurs agents. • De même, un agent peut dupliquer, puis modifier, un de ses précédents ordres de mission. • DT prévient l’agent si le coût prévisionnel de la mission ne permet pas qu’elle soit engagée. • S’il souhaite une avance de frais, l’agent en fait la demande directement dans l’ordre de mission. Agents concernés

49. Les ordres de mission MissionnéDélégué de saisie Les étapes du processus de traitement des ordres de mission Agents concernés

50. Les ordres de mission MissionnéDélégué de saisie Supérieur hiérarchique du missionné Les étapes du processus de traitement des ordres de mission • L’envoi d’un ordre de mission • L’ordre de mission dûment complété est mis en attente dans DT. • Un courrier électronique est automatiquement envoyé au supérieur hiérarchique du missionné pour le prévenir qu’un ordre de mission attend sa validation. • Si l’ordre de mission a été rempli en ce sens, une réservation est effectuée auprès du voyagiste. • Dans le cas où l’ordre de mission est saisi par un délégué de saisie, un courrier électronique est adressé au missionné. Agents concernés