Leiding geven aan projecten

2. Leiding geven aan projecten Commercie en subsidie

3. Kennismaken • Rolf Teekens • Trainer / Projectmanager • Zelfstandig ondernemer

4. Materialen en lessen • Boek ‘IPMA D ontsloten’ • Niet helemaal! • Enkele onderdelen hieruit • Presentatie • Oefeningen • Discussie

5. Doel van de module • Opdoen van kennis over de financieel management in projecten in het algemeen • Begrijpenhoe een goede financiële projectadministratie helpt om controle te houden op het project • Gebruiken van eenvoudige instrumenten om de projectfinanciën onder controle te houden

6. Wat gaan we doen Les 1 • Wat is een project, definitie, aard, oorsprong • Geld in projecten • Investeringen • Sturen op geld, tijd • Sturen op resultaten • Subsidie voorwaarden in projecten

7. Wat gaan we doen Les 2 • Risico’s • Identificeren • Berekenen • Kiezen • Kwaliteit • Geschikt voor doel • Subsidie criteria in je project

8. Wat gaan we doen Les 3 • Plannen van het project • Tijd en geld • Voortgang monitoren • EarnedVallue • Slipchart • Escalaties • Tijd, geld, meerwaarde, resultaat, kwaliteit, risico

9. Wat gaan we doen Les 4 • Meten van resultaten • ROI, Terugverdientijd, Break Even Point, NCW • Projectsucces borgen • Leren uit ervaring • Wat werkt goed, wat kan beter • Subsidie borging • Bewijs van subsidie criteria overleggen en auditen

10. Les 1 Start

11. Project • Wat is een project? Tijdelijke organisatie om binnen vastgestelde tijd en budget een vooraf bepaald, wenselijk en nuttig resultaat te behalen • Waarom is een project nodig? Als we met de bestaande processen en systemen niet in staat zijn om de wijziging of nieuwe resultaten te maken.

12. Project • Wat zijn voorbeelden van projecten?

13. Project voorbeeld • Dagelijks boodschappen doen past in de dagelijkse taken, je weet exact wat nodig is, hoeveel, wat niet, etc. (routine) • Boodschappen voor een feestje geeft extra voorbereiding, maar kan nog net zonder plannen (improviseren) • Boodschappen doen voor een 5 dagen durend schoolkamp voor 200 studenten vereist meer voorbereiding (project)

14. Project • Wat zijn oorzaken dat projecten mislukken? • Geen keuzes maken • Te hoge ambitie • Onduidelijk wat echt nodig is • Risico’s niet goed ingeschat • Slecht plan • Onduidelijke taken en taakverdeling

15. Project

16. Project = werkvorm! • Improvisatie • Vraaggericht • Ad hoc • Flexibiliteit • Proces aanpak • Routine • Werkgericht • Continue • Efficiënt • Routine aanpak • Planmatig werken • Resultaatgericht • Te voorzien • Effectiviteit • Planaanpak Toenemende voorspelbaarheid van resultaat en weg

17. Project • Tijdelijk • Uniekresultaat • Duidelijk begin en eind • Multi functioneleinzet • Risicovol

18. Project • Eerst denken, dan doen • Van grof naar fijn • Bewust kiezen, waarbij alternatieven afvallen • Faseren • Beheersen • Beslissen

19. Project methode Methode kan helpen: • Zelfde definities • Te leren • Succes is herhaalbaar • Te coachen Methoden internationaal: PRINCE2, IPMA, PMI

20. Idee Studie Specs Ontwerp Bouw Test Gebruik, beheer, onderhoud Afdanken Project levenscyclus € Project

21. Project Project voorbereiding Projectuitvoering Fase 1 Projectuitvoering Fase 2 Project afsluiting

22. Project Project- aanvraag Projectvoorbereiding

23. Project Project- aanvraag Projectbeslissing (1e beslispunt) Projectopdracht, plan project- inrichting Projectvoorbereiding

24. Project Project- aanvraag Projectbeslissing (1e beslispunt) Projectopdracht, plan project- inrichting Autorisatie Projectvoorbereiding Projectinrichting Project

25. Project Project- aanvraag Projectbeslissing (1e beslispunt) Beslispunt Projectinrichting Projectopdracht, plan project- inrichting Beslisdocument, Faseplan 1e uitv. Fase Fase-eindrapport Autorisatie Projectvoorbereiding Projectinrichting Project ‘Decision to Justify’ ‘Decision to Fund

26. Project Project- aanvraag Projectbeslissing (1e beslispunt) Beslispunt Projectinrichting Projectopdracht, plan project- inrichting Beslisdocument, Faseplan 1e uitv. Fase Fase-eindrapport Autorisatie Autorisatie Projectvoorbereiding Projectinrichting Uitvoeringsfase Project ‘Decision to Justify’ ‘Decision to Fund

27. Project Eindresultaten opleveren Projectbeslissing (1e beslispunt) Beslispunt Projectinrichting Beslispunt Projectinrichting Beslisdocument, Faseplan 1euitv. Fase Fase-eindrapport Decharge Autorisatie Autorisatie Autorisatie Project afsluiting Projectinrichting Uitvoeringsfasen Projectvoorbereiding Project ‘DecisiontoJustify’ ‘Decision to Fund

28. Project Justification: (business case = REDEN) • Willen we dit? (ambitie) • Kunnen we dit? (aanpak) • Kunnen we dit ons veroorloven? • Hoe gaan we het dan doen? (plan) • Wie zijn er voor nodig? (planning) • Wat als (risico’s)

29. Investeringen • Investeringen worden berekend of ze uitkunnen. • Hoe berekenen we dit?

30. Meerdere methoden Netto Contante waarde Terugverdientijd of Break Even Point Return on Investment

31. Investeringen • NCW = Wat is het waard bij een vooraf gesteld rendement (winsttarget) • Return on Investment = Wat is het rendement • Break Even Point = Bij hoeveel producten kan dit uit • Terugverdientijd = Hoelang duurt het voordat we het terugverdienen

32. Waarom berekenen • Wat levert het project op? • Wat kost het? Geeft richting bij: • Nemen van risico’s • Bepalen van eisen en wensen • Wijzigingen in het project op basis van nieuwe inzichten

33. Is dat het enige? • Er zijn vaak meerdere redenen en belangen • Geld is niet altijd doorslaggevend • Wat we het waard vinden wel

34. Wanneer doen we dit • Niet alleen in de voorbereiding • Elke fase herijken • Doelen stellen voor na project

35. Wat mag iets kosten • Nieuwe stal of schuur kost 10.000 • Nieuwe stal of schuur kost 100.000 • Nieuwe stal of schuur kost 1.000.000 Wat is het waard? Wat vind je het waard? Wat laat je meewegen?

36. Oefening1 Return on Investment

37. Oefening ROI Een machine kost 100.000,- en stelt het bedrijf in staat om hier per jaar 30.000,- extra opbrengst mee te behalen. De machine gaat naar verwachting 4 jaar mee. Het jaarlijkse onderhoud is 10.000,- Wat is de Return on Investment?

38. Uitwerking • Return on Investment ROI = Kasstroom totaal / investering x 100%

39. Uitwerking • Return on Investment ROI = Kasstroom totaal / investering x 100% Per jaar = fout!!! ROI = ( 30.000,- - 10.000,-) / 100.000,- X 100% = 20% Totaal = goed!!! ROI = (-100.000 + 120.000 - 40.000) / 100.000 x 100% ROI = -20%

40. Oefening2 Break Even Point

41. Oefening Break Even Point Een machine maakt 2000 producten per week. De machine kost 80.000,-. De vaste kosten om de machine te laten draaien zijn 5000. De kosten aan grondstoffen zijn per product 1,-. De verkoopprijs van de producten is gesteld op 2,50. Bij hoeveel producten kan deze machine uit?

42. Uitwerking Break Even Point TKf X = ------------- P – Kv • X = Aantal eenheden waarbij de rentabiliteitsdrempel optreedt • TKf = Totale vaste kosten • P = Verkoopprijs per eenheid • Kv = Variabele kosten per eenheid

43. Uitwerking Break Even Point TKf 85000 X = ------------- ------------- = 56.667 stuks P – Kv2,50 – 1,- • X = Aantal eenheden waarbij de rentabiliteitsdrempel optreedt • TKf = Totale vaste kosten • P = Verkoopprijs per eenheid • Kv = Variabele kosten per eenheid

44. Einde les 1 Voor de volgende les

45. Einde les 1 Voor de volgende les leren: • Boek: hoofdstuk 2 en 3 (project) • Boek: pagina 120 + Bijlage F4