320 likes | 571 Vues
STRUKTURA DOKUMENTACJI SYSTEMOWEJ. Grazyna Szydłowska - Bojda. Właściwie prowadzona dokumentacja jest niezbędna do:. sprawnego zarządzania firmą, uzyskania powtarzalności jakości wyrobów gotowych, poprawienia skuteczności komuni-kacji między kadrą kierowniczą i pracownikami
E N D
STRUKTURA DOKUMENTACJI SYSTEMOWEJ Grazyna Szydłowska - Bojda
Właściwie prowadzona dokumentacja jest niezbędna do: • sprawnego zarządzania firmą, • uzyskania powtarzalności jakości wyrobów gotowych, • poprawienia skuteczności komuni-kacji między kadrą kierowniczą i pracownikami • usprawnienia komunikowania się pracowników firmy z klientami, dostawcami oraz stronami trzecimi • wykazania, że wdrożony system zarządzania działa zgodnie z normą
Każda norma ISOokreśla poprzez swoje wymagania strukturę dokumentacji Każda organizacja wdrażająca system decyduje o ilości dokumentacji Dokumentacja nie musi prowadzić do nadmiernego zbiurokratyzowania – czego wiele organizacji się szczególnie obawia
Cechy biurokratycznego zarządzania wpływające na ilość dokumentacji • nadmierna formalizacja wszelkich działań • nadmierna formalizacja oceny pracowników • nadmierne zaufanie do kontroli • skłonność do „rozrastania się” • nadmierne zbiurokratyzowanie procesu podejmowania decyzji Biurokratyczne zarządzanie jest • bardzo podatne na skostnienie • kosztowne i wolno działa, ogranicza osiągnięcia pracowników. W rezultacie – System tonie w sprzecznościach
Opracowanie i aktualizacja dokumentacji systemowej stanowi: • dowód opracowania i wdrożenia w organizacji danego systemu, • podstawowe źródło informacji o systemie, • zapis odpowiedzialności i kompetencji, • zapis większości powtarzalnych i rutynowych działań wykonywanych w ramach systemu
Struktura dokumentacji powinna uwzględniać istniejące i planowane systemy zarządzania Zasada 1
Co buduje strukturę dokumentacji ? • Normy /międzynarodowe, krajowe, branżowe/ • Wymagania prawne • Dokumenty wewnętrzne organizacji
Hierarchia dokumentacji systemowej dokumenty strategiczne dokumenty operacyjne dokumenty wykonawcze dokumenty potwierdzające działania
Hierarchia dokumentacji systemowej Podejście procesowe SZJ SZŚ SZ BHP ZSZ
Hierarchia dokumentacji systemowej • Dokumentacja firmy • Dokumentacja Klienta • Dokumentacja Dostawcy
Dokumentacja powinna być na tyle rozbudowana, na ile jest to niezbędne do funkcjonowania systemu Zasada 2
Co należy uwzględnić ? • poziom kwalifikacji pracowników • obowiązujące przepisy prawne • istniejąca dokumentację firmy • stopień automatyzacji procesów wytwarzania
Przed opracowaniem dokumentacji należy ustalić zasady jej tworzenia Zasada 3
Rodzaje dokumentacji systemowej Księga procedury instrukcje, wytyczne zapisy
Rodzaje dokumentacji systemowej • Księga – nie wszystkie normy wymagają jej opracowania • Procedury – poszczególne normy stawiają swoje wymagania • Instrukcje, wytyczne – nie bezpośredniego wymogu w normach • Inne dokumenty • Zapisy – tak jak w wypadku procedur
Do opracowania procedur i instrukcji należy włączyć przyszłych jej użytkowników Zasada 4
Schemat opracowania dokumentu • Wskazanie osoby odpowiedzialnej za zarządzanie tym dokumentem, • Wskazanie użytkownika dokumentu, • Wykonanie szkicu dokumentu przez użytkownika procedury/instrukcji, • Sprawdzenie, uzupełnienie, poprawienie szkicu przez przełożonego lub inną kompetentna osobę, • Sprawdzenie szkicu przez osobę odpowiedzialną za zarządzanie tym dokumentem,
Dokumentacja powinna być przyjazna dla jej użytkownika Zasada 5
Przystępność dokumentacji Ograniczenie liczby dokumentów Zrozumiałe słownictwo Prosta i czytelna forma Prosta struktura Zwarte opisy
Wzajemne relacje pomiędzy dokumentami Inna dokumentacja KSIĘGA Sposób odbioru towaru od dostawców kontrolowany jest przed magazynowaniem zgodnie z procedurą A1 Procedura A1 1. Pracownik magazynu, przyjmujący daną dostawę zobowiązany jest odebrać dokumenty przewozowe od dostawcy. 2. Następnie, powinien sprawdzić towar podczas rozładunku pod kątem zgodności, ilości i w razie potrzeby pod względem oczywistych uszkodzeń ( instrukcja 11) 3. O jakichkolwiek problemach powinien natychmiast powiadomić kierownika magazynu. Instrukcja 11 Instrukcja sprawdzania materiału ABC pod względem uszkodzeń zewnętrznych • Sprawdzone opakowanie nie może mieć śladów uszkodzeń. • Pobranie próbki losowej ( instrukcja ST02) • Sprawdzenie wzrokowe: - uszkodzeń fizycznych (pekniecia, wykruszenia), - zawilgoceń, - plam oleju - zabrudzeń innego rodzaju • W wypadku wystąpienia niezgodności natychmiast poinformować o tym kierownika magazynu 5. Wyniki kontroli zapisać w formularzu ZAP/11 Zapisy
Budowa dokumentów KSIĘGA Zawartość obligują normy Procedura A1 • Cel. 2. Sposób realizacji 3. Odpowiedzialność 4. Zapisy 5. Załączniki. Instrukcja Budowa jak najprostsza
Dokumentacja przed jej przekazaniem do użytkowania powinna być sprawdzona i zatwierdzona Zasada 6
Dokumentowanie odpowiedzialności za tworzenie dokumentacji Procedura A1 Nadzór nad dokumentacją
Jeżeli jakieś działanie zostanie opisane w jednym dokumencie, to we wszystkich pozostałych dokumentach należy odwoływać się do tego opisu, przywołując np. numer i tytuł dokumentu
Każdy dokument powinien mieć określony sposób jednoznacznej identyfikacji nazwy i wersji Zasada 8
Dane identyfikujące dokument powinny zawierać: • rodzaj dokumentu, • jednoznaczny kod identyfikujący, • tytuł lub opis, • oznaczenie wersji, • datę wydania.
Przykład hierarchicznego systemu kodowania Procedury P/J/01 Instrukcje I/P/J/01/01 Zapisy Z/P/J/01/01 lub Z/I/P/J/01/01
P/J/01- 001-01-001 Numer dokumentu wyższej rangi Numer seryjny maszyny lub stanowiska Identyfikator podstawowych podzespołów lub zadań np..: 01 Instrukcje obsługi i konserwacji 02 Lista zalecanych części zamiennych 03 Rysunek koncepcyjny 04 Wyposażenie kontrolne 05 Oprogramowanie kontrolne …….. Numer zapisu Przykład hierarchicznego systemu kodowania
Opis danych identyfikujących procedurę - przykład data wydania LOGO firmy Numer procedury numer wydania TYTUŁ Zakres obowiązywania
… Jednak zaleca się, aby organizacja skupiła się przede wszystkim na skutecznym wdrożeniu systemu zarządzania środowiskowego oraz efektach działalności środowiskowej, a nie na złożonym systemie nadzorowania dokumentacji. Cytat z normy ISO 14001