Manajemen Integrasi Proyek

Manajemen Integrasi Proyek Information Technology Project Management,Fourth Edition

Manajemen Integrasi Proyek • Manajemen Integrasi Proyek adalah tiang penyangga yang mempengaruhi & dipengaruhi oleh seluruh knowledge area dlm manajemen proyek • Manajemen Integrasi Proyek melibatkan koordinasi seluruh knowledge area dalam project life cycle • Merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh manajer proyek sebagai kunci koordinasi sdm, rencana dan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan selama proyek berlangsung serta pintu komunikasi antara proyek dengan top manajemen Information Technology Project Management, Fourth Edition

Kunci dari Keseluruhan Keberhasilan Proyek: Manajemen Integrasi Proyek yang Baik • Manajer proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung • Banyak manajer proyek baru mengalami kesulitan melihat "gambaran besar" dan terlalu fokus pada hal-hal detail. • Manajemen integrasi proyek tidak sama seperti integrasi perangkat lunak. Information Technology Project Management, Fourth Edition

Proses utama dalam Manajemen Integrasi Proyek • Membangun project charter: • Bekerja dengan para stakeholder untuk menciptakan dokumen yang resmi memberikan otorisasi pada proyek charta. • Membangun Preliminary Scope Statement: • Bekerja dengan stakeholder, khususnya pengguna produk proyek, jasa, atau hasil, proyek untuk mengembangkan persyaratan lingkup tingkat tinggi dan membuat pernyataan lingkup awal proyek. • Membangun Project Management Plan: • Mengkoordinasikan semua upaya perencanaan untuk menciptakan suatu dokumen yang koheren konsisten-rencana manajemen proyek. Information Technology Project Management, Fourth Edition

Proses Manajemen Integrasi Proyek (lanjutan) • Mengatur dan mengelola eksekusi proyek:Melaksanakan rencana pengelolaan proyek dengan melakukan kegiatan-kegiatan yang termasuk di dalamnya. • Memantau dan mengendalikan pekerjaan proyek: Mengawasi pekerjaan proyek untuk memenuhi sasaran kinerja proyek. • Melaksanakan pengendalian perubahan terpadu: Mengkoordinasi perubahan yang mempengaruhi hasil proyek dan aset-aset proses organisasi. • Menutup proyek: Mengakhiri semua aktivitas proyek untuk menutup proyek secara formal. Information Technology Project Management, Fourth Edition

Project Carter • Project charter adalah dokumen yang secara formal memperkenalkan eksistensi (keberadaan) suatu proyek serta menentukan arah dan manajemen proyek • Para stakeholder kunci harus menandatangani project charter sehingga mengetahui perjanjian terkait kebutuhan dan tujuan proyek • Project charter yang telah ditandatangani merupakan keluaran pokok manajemen integrasi proyek • Inputan yang dibutuhkan dalam membangun project charter antara lain : kontrak proyek, statement of work, struktur organisasi, organizational process asset (aturan, prosedur yg berlaku) Information Technology Project Management, Fourth Edition

Manajemen Integrasi Proyek Information Technology Project Management, Fourth Edition

Informasi yang terkandung dalam project charter • Nama Proyek • Masa berlaku proyek • Nama manajer proyek beserta informasinya • Ringkasan jadwal proyek • Ringkasan budget proyek • Gambaran singkat mengenai tujuan proyek • Ringkasan pendekata dalam manajemen proyek • Tugas umum dari masing – masing anggota tim proyek • Tanda tangan key project stakeholders • Kolom komentar yang disediakan agar dapat diisi stakeholders Information Technology Project Management, Fourth Edition

Pernyataan Lingkup Awal (Project Preliminary Scope) • Scope statementadalah dokumen yg digunakan untuk membangun dan mengkonfirmasikan pemahaman bersama akan ruang lingkup/batasan proyek • Sangat penting untuk mencegah scope creep yaitu suatu kecenderungan lingkup proyek yg semakin membesar • Informasi yang terkandung dalamnya Project Preliminary Scope antara lain tujuan proyek, deskripsi produk/servis, asumsi dan hambatan terhadap proyek, struktur organisasi, resiko, jadwal , gambaran awal biaya Information Technology Project Management, Fourth Edition

Membangun Project Management Plan • Rencana manajemen proyek adalah dokumen yang dapatdigunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek • Tujuan utamanya adalah memberikan tuntunan dalam eksekusi proyek • Dapat digunakan oleh manajer proyek untuk memimpin tim proyek dalam melaksanakan proyek dan menilai status proyek Information Technology Project Management, Fourth Edition

Atribut Rencana Proyek • Proyek unik, rencana proyek juga. • Rencana haruslah: • Dinamis • Fleksibel • Dapat diperbaharui jika terjadi perubahan • Menjadi acuan utama dalam eksekusi proyek Information Technology Project Management, Fourth Edition

Elemen Umum dari Rencana Manajemen Proyek • Pendahuluan. • Deskripsi bagaimana proyek diatur. • Proses-proses manajemen dan teknis yang digunakan dalam proyek. • Pekerjaan yang akan dilakukan, jadwal, dan informasi anggaran. Information Technology Project Management, Fourth Edition

Stakeholder Analysis • Dokumen stakeholder analysis merupakan dokumen yang penting (dan sensitif) karena memberikan informasi mengenai stakeholder berkaitan dengan : • nama dan organisasi stakeholder • peranannya dalam proyek • Fakta – fakta unik mengenai stakeholder • level keterlibatannya dan ketertarikannya akan proyek • Saran saran untuk menjaga relasi dan stakeholder Information Technology Project Management, Fourth Edition

Contoh Stakeholder Analysis Information Technology Project Management, Fourth Edition

Eksekusi Proyek • Eksekusi proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan • Sebagian besar waktu dan uang biasanya dihabiskan dalam eksekusi. • Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek yang dihasilkan Information Technology Project Management, Fourth Edition

KEAHLIAN PENTING UNTUK PELAKSANAAN PROYEK • Skills manajemen secara umum seperti: • Kepemimpinan • Komunikasi • Keahlian politis • Pengetahuan dan keahlian dalam hal produk, bisnis, dan wilayah aplikasi • Menggunakan alat dan teknik khusus Information Technology Project Management, Fourth Edition

Alat Bantu dan Tehnik untuk Eksekusi Proyek • Work Authorization system : metoda yang digunakan untuk menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat pda waktu yang tepat dengan urutan yang benar. • Status Review Meetings : rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai produk yang sedang berjalan • Project Management Software : perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek. Information Technology Project Management, Fourth Edition

Monitoring dan Kontroling Proyek • Perubahan tak terhindarkan pada sebagian besar proyek sehingga perlu dikembangkan dan diikuti proses untuk memantau dan mengendalikan perubahan. • Pemantauan pekerjaan proyek mencakup pengumpulan, pengukuran, dan penyebaran informasi kinerja. • Dua keluaran yang penting: tindakan korektif dan preventif yang dianjurkan. Information Technology Project Management, Fourth Edition

Integrated Change Control • Termasuk didalamnya mengidentifikasi , mengevaluasi dan mengelola perubahan selama project life cycle • Tujuan: • Mempengaruhi faktor-faktor yang menyebabkan perubahan untuk memastikan bahwa perubahan tersebutakan menguntungkan • Memastikan bahwa perubahan memang terjadi (sudah/belum) • Mengelola perubahan yang terjadi • Sebuah baseline adalah rencana manajemen proyek yang telah disetujui ditambah dengan perubahan-perubahan yang juga telah disetujui Information Technology Project Management, Fourth Edition

Sistem Kontrol Perubahan • Adalah proses yang terdokumentasi dan menggambarkan kapan dan bagaimana dokumen – dokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah • Menggambarkan orang yang berwenang untuk membuat perubahan dan bagaimana cara membuat perubahan tersebut • Sering melibatkan change control board, manajemen konfigurasi dan proses untuk mengkomunikasikannya Information Technology Project Management, Fourth Edition

Change Control Board • Kelompok resmi dari orang – orang yang bertanggung jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan proyek • CCB harus memberikan guidelines untuk mempersiapkan perubahan, mengevaluasi perubahan & mengelola implementasi perubahan yang disetujui • Anggota CCB biasanya terdiri atas stake holders dari keseluruhan organisasi • Problem : CCB jarang bertemu dan membuat keputusan akan perubahan membutuhkan waktu yang panjang Information Technology Project Management, Fourth Edition

MANAJEMEN KONFIGURASI • Cara memastikan bahwa deskripsi produk proyek yang dihasilkan adalah benar dan lengkap. • Manajemen konfigurasi bertugas untuk mengidentifikasi secara khusus dokumen persyaratan konfigurasi, mengendalikan perubahan, mencatat dan melaporkan perubahan, serta mengaudit produk untuk memverifikasi kesesuaianny dengan requirements. Information Technology Project Management, Fourth Edition

Saran saran dalam Kontrol Perubahan • Pandang manajemen proyek sebagai sebuah proses komunikasi dan negosiasi konstan. • Rencanakan menghadapi perubahan. • Membangun sistem pengendalian perubahan formal, termasuk badan pengendalian perubahan (CCBs). • Manfaatkan manajemen konfigurasi yang baik. • Menetapkan prosedur untuk membuat keputusan tepat waktu pada perubahan yang lebih kecil. • Gunakan laporan kinerja secara tertulis dan lisan untuk membantu mengidentifikasi dan mengelola perubahan. • Gunakan manajemen proyek dan perangkat lunak lain untuk membantu mengelola dan mengkomunikasikan perubahan. Information Technology Project Management, Fourth Edition

Penutupan proyek • Untuk menutup proyek, Anda harus mengakhiri semua aktivitas dan menyampaikan hasil kerja proyek (tuntas/tidak) pada orang yang tepat • Keluaran utamanya: • Prosedur administratif penutupan. • Prosedur penutupan kontrak. • Produk, layanan, atau hasil akhir. • Pembaharuan aset proses organisasi. Information Technology Project Management, Fourth Edition

Rangkuman • Manajemen integrasi proyek mencakup: • Pengembangan project charter. • Pengembangan pernyataan lingkup awal proyek. • Pengembangan rencana manajemen proyek. • Pengaturan dan pengelolaan eksekusi proyek. • Pemantauan dan pengendalian pekerjaan proyek. • Pelaksanaan pengendalian perubahan. • Penutupan proyek. Information Technology Project Management, Fourth Edition

Thank you … Information Technology Project Management, Fourth Edition

Manajemen Integrasi Proyek