Veiledning i gevinstrealisering ved innføring av elektronisk handel

1. Veiledning i gevinstrealisering ved innføring av elektronisk handel I dette dokumentet er fremgangsmåten for å realisere gevinster beskrevet i en steg for steg guide Forutsetninger Virksomheten gjennomfører et større eller mindre forbedringsprogram for innkjøpsfunksjonen Det er gjennomført relevante analyser som for eksempel forbruksanalyse, modenhetsanalyse, prosesskartlegginger, kartlegging av forpliktelser. Det er beregnet en basislinje og identifisert potensielle økonomiske gevinster Det er utarbeidet en liste over tiltak for forbedring av innkjøpsfunksjonen Elektronisk handel er et prioritert tiltak for å forbedre innkjøpsfunksjonen

2. Hvorfor følge opp gevinster? Innføring av elektronisk handel vil kunne gi offentlige virksomheter en hel rekke gevinster. Vi har utarbeidet en ikke uttømmende liste over slike gevinster; en gevinstmeny. Basert på de gevinstene man velger å hente ut, må man igangsette tiltak for å realisere disse. Ved å følge opp og rapportere resultater i forhold et utvalg gevinster kan man vise til at investeringer gjort i innføring av e-handelsløsningen bidrar til å forbedre innkjøpsfunksjonen og resulterer både i direkte og indirekte gevinster. • Direkte gevinster: gevinster som kan tas ut rett etter implementering av e-handels plattformen (eks: oversikt over hvilke varer og tjenester virksomheten kan bestille) • Indirekte gevinster: gevinster som først kan hentes ut etter at elektronisk handel er implementert og har vært i drift en periode (eks: bedre informasjonsgrunnlag) ….Men ikke alle gevinster er hensiktsmessig å følge opp Virksomheten bør realisere gevinster på de områder som er har størst potensiale i forhold til å forbedre innkjøpsfunksjonen. Å følge opp noen utvalgte gevinster kan for enkelte organisasjoner være et bedre utgangspunkt mht. effektiv oppfølging og styring, enn å prøve å følge opp alle potensielle gevinster innføring av ehandel kan gi. Virksomheten bør derfor velge ut 3-5 gevinster for oppfølging.

3. Steg 1: Velg ut gevinster - planlegg realiseringen og oppfølgingen av disse Planen skal beskrive en utvelgelse av relevante gevinster ved innføring av ehandel, hvordan disse skal realiseres og senere følges opp. Vi har utarbeidet en meny med potensielle gevinster som virksomheter kan ta utgangspunkt i ved utvelgelsen, og vi har evaluert gevinster opp mot Difi’s anskaffelsesprosess for å vise hvilke innkjøpsdimensjoner ehandel påvirker. Gevinstrealiseringen beskriver de tiltak man må igangsette i virksomheten for å kunne realisere de gevinstene man valgte ut i gevinstplanen. Tiltakene vil variere mellom ulike virksomheter, men noen vil være generelle. Vi har satt opp forslag til noen smarte tiltak. Oppfølgingen beskriver det praktiske arbeidet rundt å måle og evaluere gevinster. Her fastsettes det også hvor ofte en gevinst skal måles og hvem som har ansvar for oppfølgingen. Steg 2: Evaluer om forventede resultater fra prosjektet oppnås Gevinster vil naturlig nok bare realiseres dersom prosjektet i seg selv realiseres. Grad av utnyttelse av ehandel henger sammen med størrelse på gevinster som tas ut.

4. Steg 1: Utvelging av gevinster I tabell 1 Gevinstmeny på neste side finner du en ikke uttømmende meny over gevinster som innføring av elektronisk handel vil kunne gi, totalt 13 gevinster og 26 tilhørende effekter (en gevinst vil kunne ha flere effekter). For å vite om man har fått realisert en gevinst må man ha en resultatindikator som forteller noe om dette. En resultatindikator kan fortelle om man har fått en gevinst eller ikke, og en den måles opp mot et ønsket nivå. For hver gevinst med tilhørende effekter er det i tabell 1 satt opp et forslag til en resultatindikator. Videre finner du også forslag i tabell 1 til hvordan og hvor man vanligvis kan finne data for å måle resultatindikatoren. Hvor man kan hente ut data/rapporter vil variere fra virksomhet til virksomhet. Noen gevinster kan være vanskeligere å måle enn andre, og da spesielt de som gir indirekte forbedringer. At gevinster er utfordrene å måle betyr nødvendigvis ikke at den ikke finnes.

5. Tabell 1: Gevinstmeny

6. Hver gevinst fra tabell 1er vurdert opp mot innkjøpsdimensjonene i Difis anskaffelsesmodell, se tabell 2 nedenfor. Siste kolonne og siste rad, totalscore, angir hvor mange berøringspunkter gevinsten har i forhold til innkjøpsdimensjonene i Difi’s anskaffelsesmodell.

7. Tabell 2: Gevinster evaluert opp mot Difi’s anskaffelsesmodell

8. Figur 1 nedenfor er en illustrasjon av hvor mye score hver dimensjon har fått, figur 2 og 3 på de neste sidene en illustrasjon på hvor mye score hver gevinst har fått. Figur 1: Dimensjoner ved innkjøp som blir påvirket av innføring av e-handel Figuren viser at dimensjonene ’Måling og rapportering’, ’Anskaffelses prosesser’, ’Mennesker og kompetanse’ og ’Datagrunnlag’ blir mest positivt påvirket ved innføring av elektronisk handel. Dimensjonen ’Direkte kostnader’ treffer ikke så mange gevinster som de overnevnte dimensjonene. Den økonomiske gevinsten innenfor direkte kostnader kan i midlertidig være betydelig.

9. Siden hver gevinst er vurdert i forhold til dimensjonene som beskrevet i figur 1, er det også mulig å se på hver gevinst isolert i forhold til hvor mange av dimensjonene denne påvirker, se figur 2 og 3. Figur 2: Direkte forbedringer, hvor mange dimensjoner hver gevinst påvirker

10. Figur 3: Indirekte forbedringer, hvor mange dimensjoner hver gevinst påvirker Disse to figurene viser hvilke gevinster som påvirker flest dimensjoner  disse er market med grønt.

11. Hvordan velge ut gevinster? • Fokus på å forbedre innkjøpsdimensjoner med utgangspunkt i Difi’s anskaffelsesmodell: • Et alternativ for å velge ut gevinster er å ta utgangspunkt i resultater fra Difi's selvevaluering og dimensjonene hvor virksomheten har størst forbedringspotensial. Deretter velge ut gevinster som treffer de aktuelle dimensjonene og vurdere om disse er aktuell for systematisk oppfølging. • Fokus på hver enkelt gevinst: Et annet alternativ for å velge ut gevinster er å ta stilling til listen over gevinster og vurdere for hver gevinst i hvilken grad den er aktuell for din virksomhet og deretter om den er aktuell for systematisk oppfølging. Det kan være gunstig å velge ut de gevinstene som scorer på flere dimensjoner. • Man kan selvfølgelig velge ut gevinster basert på en kombinasjon av begge alternativene som beskrevet ovenfor. • Det viktige er at hver organisasjon selv velger ut de gevinstene som er hensiktsmessige å følge opp.

12. Kopier de utvalgte gevinstene som skal måles med tilhørende effekt, resultatindikator og forslag til hvor data kan hentes, inn i fanen ’gevinstrealiseringsplan’ • Nå kan man starte planleggingen av gevinstoppfølgingen. • Bestem følgende: • hvem som er ansvarlig for målingen • hvordan resultatindikator måles og hvor data kan finnes • hvem resultatet skal rapporteres til • frekvens på målingen • hva resultatindikatoren er ved start av måling (dagens status) • tidspunkt for neste måling (defineres ut fra bestemt frekvens) • hva som er ønskelig oppnådd nivå ved neste måling • Når disse feltene er utfylt er man klar til å starte selve målingene.

13. Steg 2: Evaluer om forventede resultater fra prosjektet oppnås • Skal en virksomhet hente ut gevinster som følge av elektronisk handel fordrer dette at de ansvarlige i virksomheten faktisk bruker plattformen i sin anskaffelsesprosess. • Før man kan måle realisering av gevinster må plattformen faktisk blir tatt i bruk. Gevinster vil • Dersom ehandelsplattformen ikke blir tatt i bruk, bør man avvente å måle gevinstene og sette i verk tiltak for å få øke bruken av plattformen. • Bestem og fyll inn følgende i fanen ’Måling bruk av plattform’: • hvem som er ansvarlig for målingen • hvordan resultatindikator måles og hvor data kan finnes • hvem resultatet skal rapporteres til • frekvens på målingen • hva resultatindikatoren er ved start av måling (dagens status) • tidspunkt for neste måling (defineres ut fra bestemt frekvens) • hva som er ønskelig oppnådd nivå ved neste måling • Når disse feltene er utfylt er man klar til å starte målingene. • Basert på målingene må man vurdere hvorvidt det er akseptabelt å forvente gevinster, dvs at ehandelsplattformen utnyttes i henhold til forventet bruk.