In tegración de Equipos de Trabajo

1. Integración de Equipos de Trabajo Instituto Politécnico Nacional Centro de Educación Continua Dr. Primitivo Reyes Aguilar

2. Actividad para el participante ¿Cuáles son sus expectativas?

3. Objetivo del curso Que el participante comprenda la importancia y aplicación de la formación de equipos de trabajo, con el fin de tener la capacidad de solución problemas y mejorar sus resultados en el trabajo.

4. UN CUENTO QUE NO ES"PURO CUENTO" HACE UN TIEMPO, HABÍA UNA PEQUEÑA GALLINITA QUE RASCABA EN EL CORRAL HASTA QUE UN DÍA DESCUBRIÓ UNOS GRANOS DE MAÍZ. LLAMÓ A TODOS SUS VECINOS Y LES COMUNICÓ: SI SEMBRAMOS ESTE MAÍZ, HABRÁ TORTILLAS PARA COMER TODOS, ¿QUIÉN ME AYUDARÁ A SEMBRARLO? "YO NO" CONTESTO LA VACA. "YO TAMPOCO" DIJO EL PATO. "LO MISMO DIGO YO" DIJO EL BUEY.

5. UN CUENTO QUE NO ES"PURO CUENTO" “ENTONCES YO” DIJO LA PEQUEÑA GALLINITA, Y LO HIZO. EL MAÍZ CRECIÓ ALTO Y MADURO EN GRANOS DORADOS. "¿QUIÉN ME AYUDARÁ A COSECHAR MI MAÍZ?" PREGUNTÓ LA PEQUEÑA GALLINITA. "YO NO" CONTESTO EL PATO. "ESTA FUERA DE MI DEPARTAMENTO" CONTESTO EL BURRO. "YO PERDERIA MI ANTIGUEDAD" DIJO LA VACA. "Y YO MIS BENEFICIOS DE DESEMPLEO", DIJO EL BUEY.

6. UN CUENTO QUE NO ES"PURO CUENTO" “ENTONCES LO HARÉ YO”, DIJO LA PEQUEÑA GALLINITA Y ASÍ LO HIZO. AL FIN VINO LA HORA DE PREPARAR LAS TORTILLAS. "QUIÉN ME AYUDA A HACER LAS TORTILLAS?" PREGUNTÓ LA GALLINITA. "ESTO SIGNIFICARIA TIEMPO EXTRA PARA MI" DIJO LA VACA. "PERDERIA EL PREMIO", DIJO EL PATO. "SOY UN FRACASADO EN LOS ESTUDIOS Y NUNCA APRENDI COMO HACERLAS " DIJO EL BURRO. " SI VOY A SER EL UNICO AYUDANTE ESO SERIA DISCRIMINATORIO", DIJO EL BUEY.

7. UN CUENTO QUE NO ES"PURO CUENTO" "ENTONCES LO HARÉ YO" DIJO LA PEQUEÑA GALLINITA. HIZO CINCO DOCENAS Y LAS PRESUMIÓ A SUS VECINOS. TODOS QUERÍAN, Y ES MAS EXIGÍAN UNA PARTE, PERO LA PEQUEÑA GALLINITA DIJO: "NO, ME LAS PUEDO COMER YO SOLITA". "EXCESO DE UTILIDADES", GRITO LA VACA. "EXIJO MIS DERECHOS", EXCLAMO EL BUEY. Y EL BURRO NADA MAS REBUZNO.

8. UN CUENTO QUE NO ES"PURO CUENTO" PERO TODOS PINTARON PANCARTAS ACUSANDO "INJUSTICIA", Y MARCHARON ALREDEDOR DE LA PEQUEÑA GALLINITA, GRITÁNDOLE MAJADERÍAS. CUANDO VINO EL REPRESENTANTE DEL GOBIERNO LE DIJO A LA PEQUEÑA GALLINITA : "NO DEBES SER CODICIOSA","PERO SI YO ME GANÉ LAS TORTILLAS", DIJO LA PEQUEÑA GALLINITA. "EXACTAMENTE DIJO EL AGENTE", ESO ES LO MARAVILLOSO DEL SISTEMA DE LIBRE EMPRESA, CUALQUIERA EN EL CORRAL PUEDE GANAR LO QUE QUIERA, PERO BAJO NUESTROS REGLAMENTOS GUBERNAMENTALES MODERNOS, LOS QUE PRODUCEN DEBEN COMPARTIR SUS UTILIDADES CON LOS OCIOSOS".

9. UN CUENTO QUE NO ES"PURO CUENTO" Y VIVIERON FELICES PARA SIEMPRE, INCLUYENDO LA PEQUEÑA GALLINITA, QUIEN SONREÍA Y CACAREABA. "ESTOY MUY AGRADECIDA, MUY AGRADECIDA". PERO SUS VECINOS SE PREGUNTABAN POR QUE JAMÁS VOLVIÓ A HACER TORTILLAS ...

10. Reflexión • ¿Qué interpretación le da a esta narración? • ¿Existe alguna semejanza entre este cuento y la realidad? • Si este fuera el caso de su empresa, ¿qué haría para evitarlo?

11. ¿Por qué en equipo y no individual? Porque en equipo se crea el ambiente en el cual todos pueden mantenerse a flote al cambio, aprenden más acerca de la Organización, y desarrollan habilidades de colaboración

12. ¿Cuándo utilizar el trabajo en equipo en lugar del individual? • La tarea es compleja • Se requiere creatividad • Se requiere una mayor eficiencia del uso de los recursos • Se necesita un rápido aprendizaje

13. ¿Cuándo utilizar el trabajo en equipo en lugar del individual? • La Cooperación es esencial para la implementación • La tarea o proceso involucrado es inter-funcional • Ningún individuo tiene el conocimiento suficiente para resolver el problema

14. ¿Qué beneficios se obtienen? • Reducción de tiempos de entrega • Disminución de tiempo del ciclo • Corte en los errores de servicio • Incremento en la tasa de transacciones • Desarrollo de nuevos servicios • Rediseño de sistemas • Entender las necesidades del cliente

15. Tipos de Equipos • Equipos por Proyecto • Temporales • Enfoque especial • Miembros centrales y afiliados • Equipo de trabajo funcional • Equipo de Trabajo Natural • Equipo de Trabajo Auto-dirigido • Equipo de Administración de proceso. • Equipo de Administración

16. Tipos de Equipos • Equipos virtuales • Utilizan tecnología como soporte • Cruzan fronteras como: geografía, horarios, unidades organizacionales

17. ¿Qué necesitan los equipos? • Propósitos y objetivos claramente definidos • Fronteras definidas • Acceso al personal en el Saber • Acceso a Recursos

18. Propósitos y objetivos claramente definidos • ¿Qué es lo que tratarán de cumplir y por qué? • Conexión con otros equipos, departamentos, clientes y con la estrategia organizacional en sí • Medidas para evaluar su trabajo • Desarrollar una serie común de valores y ética como fundación de la verdad

19. Fronteras definidas • Objetivos del equipo enfocados • No trabajar en un problema muy amplio (mejorar la productividad en general) • Límites de tiempo, dinero y autoridad para la toma de decisiones • Deben saber cómo y cuándo comunicarse dentro de la Organización

20. Acceso al personal en el Saber • Necesitan miembros con el conocimiento y habilidades para cumplir las tareas. • Accesar a gente con diversos talentos y puntos de vista incluyendo habilidades en planeación, recolección y análisis de datos, solución de problemas, corrida efectiva de reuniones, etc.

21. Acceso a Recursos • Disponibilidad a datos y tecnología. • Respuesta rápida a requerimientos para aprobación o ayuda de otro departamento o área

22. Implementación del Cambio • Crear una visión compartida • Comunicar vívidamente por qué las cosas deben cambiar • Describir su visión para el cambio • Describir claramente los primeros pasos a ser tomados y ligue directamente el trabajo de equipo y la visión de cambio. • Entender a los inversionistas • Identificar la extensión de las distintas áreas de la Organización y personal clave que serán afectadas por el cambio. • Entender la actitud de los inversionistas hacia el cambio, y situarlos a donde quiere que estén. • Entender razones potenciales para la resistencia

23. Implementación del Cambio • Desarrollar un plan de acción(basado en su análisis de inversionistas) • Cómo y cuándo cada grupo de inversionistas deberá participar en el cambio • Cómo conseguir la compra y aceptación durante la fase de planeación • Cómo y cuándo comunicarse con los inversionistas • Qué capacitación necesitaran para tener la capacidad de adaptarse al cambio • Identificar redes informales • Construir una masa crítica • Crear aceptación emocional • Mantener actividades sincronizadas

24. Actividad para el participante Identifique algunas de las personas que estarán involucradas o afectados por su proyecto de mejora

25. Utilice el siguiente formato:

26. Roles y Responsabilidades • Miembros del equipo (Green belts) • Gente escogida por el patrocinador y líder de equipo, que comparte su conocimiento, experiencia. • Líderes del equipo (Black belts) • Gente que orquesta las actividades el equipo (mantener registros del equipo, sirve como liga de comunicación con el resto de la Organización) • Entrenador (Master Black belts) • Gente con habilidades de análisis de datos y construcción de equipos que enseñan y apoyan a los líderes de equipo y miembros de equipo en la utilización de herramientas seleccionadas. • Patrocinador (Champion) • Gerentes que identifican las mejoras requeridas, y revisan y apoyan el trabaja de los equipos

27. Importancia de los miembros del equipo • Contribuir completamente con el proyecto, compartir conocimiento y experiencia, participando en reuniones y discusiones. • Escuchar a los otros y mantenerse abiertos a sus ideas. • Asistir al Líder del equipo con documentación, discusiones, juntas.

28. Importancia de los miembros del equipo • Realizar tareas como, entrevistar a clientes, observar procesos, escribir y presentar reportes • Comunicarse efectivamente con sus colegas • Reconocer que pudieran implementar los cambios ellos mismos y no manejados por otro grupo o individuo

29. Roles y Responsabilidades para Proyectos de Mejora

30. Actividad para el participante Llene la hoja de trabajo para la Selección del Proyecto

31. Actividad para el Participante Describa un problema para su proyecto, y evalúe el mismo utilizando el criterio abajo descrito. Por ejemplo, si usted marca varios “No se”, obtenga más información de este proyecto antes de avanzar. Si su mayoría es en “5” o “No”, entonces reconsidere el proyecto

32. Hoja de trabajo para la Selección del Proyecto

33. Selección de los miembros del equipo • Entre cinco y siete personas, más el líder de equipo y el entrenador • Representar cada una de las áreas y niveles afectados por el proyecto • De varias profesiones, rangos, turnos o áreas de trabajo • Con experiencia en el proceso • Interés en métodos de mejora • Creatividad y habilidad para la solución de problemas • Manejo de conflicto • Comunicación • Compromiso de servicio hacia el cliente

34. Primera reunión del Equipo de Trabajo • Revisar el documento • ¿Es el objetivo realista? • ¿Están claras las fronteras y limitantes? • ¿Qué es lo que se espera de los tiempos límite? • Aclarar Roles • Responsabilidad de cada uno • Bosquejo de plan • ¿Qué actividades será necesario completar para cumplir el objetivo y en qué secuencia se presentarán? • Identificar datos pertinentes existentes • ¿Ha trabajado alguien antes en este problema o cuestión? • Establecer la logística de la reunión • El tiempo escogido para la primera reunión necesita no ser la que los miembros seleccionen para las juntas regulares. • Tener suficiente espacio para los miembros y muebles

35. Objetivos del líder de equipo para las primeras reuniones • Conozca a todos los miembros El éxito de su equipo, depende de su habilidad para depender en los demás y trabajar de manera cercana. De a los miembros del equipo tiempo para aprender de los otros miembros su historia y habilidades. • Aprenda a trabajar como equipo Si el equipo consta de gente de varios departamentos y niveles dentro de la Organización, de tiempo para que el grupo se convierta en un equipo.

36. Objetivos del líder de equipo para las primeras reuniones • Trabaje en cuestiones de tomas de decisión Constantemente las decisiones “sólo suceden” en un equipo. Es común que los miembros estén inseguros de si se ha tomado una decisión. Después de la reunión del equipo, los miembros pudieran decir “eso no fue lo que pensé que decidimos” o “No estaba de acuerdo con eso”. Algunas veces los miembros sólo van con lo que creen que el grupo tiene el lugar de traer riesgos potenciales en la decisión

37. Objetivos del líder de equipo para las primeras reuniones Establecer reglas Conocidas también como normas, referentes a cómo se realizarán las reuniones, cómo será la interacción entre los miembros, qué clase de comportamiento es aceptable. • Asistencia • Prontitud • Desacuerdo cuando exista conflicto • Enfocarse en las ideas, no en la gente • Participación • Interrupciones • Cortesía básica de conversación • Confidencialidad • Asignaciones • Lugar y hora de reunión

38. Guía para las reuniones regulares del Equipo

39. Técnicas de Equipo Guía para buenas reuniones: • Prepárese para la junta • Utilice agendas: que contengan propósito de la junta, tópicos, persona líder para cada tópico, tiempo estimado. • Para juntas complejas, además de lo anterior incluir: métodos para segmentos de la junta, resultados deseados para cada tópico. • Inicie a tiempo • Llene los roles clave de la reunión

40. Agenda de Reunión de equipo

41. Proceso de la Reunión

42. Técnicas de Equipo Guía para discusiones efectivas • Prepararse para la discusión • Estar abierto a la discusión • Escuchar • Preguntar para aclaración • Manejar la participación • Resumir • Manejar el tiempo • Cerrar la discusión

43. Técnicas de Discusión • Tormenta de Ideas • Técnica de Grupo Nominal (NGT) • Diagrama de afinidad • Multivotación • Rejilla de esfuerzo/impacto • Matriz simple de prioridades

44. Tormenta de Ideas • Revisar el tópico • Ir alrededor del grupo y pida una idea de cada persona, repita la operación hasta que la gente no tenga ideas. • Cualquiera puede dar una idea, hasta que todas las ideas son compartidas

45. Técnica de Grupo Nominal Es un método más estructurado de generación de una lista de opciones hasta reducirla. Las notas son dadas al redactor para que las lea al grupo y estos evalúan las cuestiones evaluadas • Definir la tarea en forma de pregunta • Describir el propósito de la lluvia de ideas y sus procedimientos • Introducir y clarificar la pregunta • Generar Ideas • Listar ideas • Clarificar y discutir ideas • Condensar la lista

46. Diagrama de Afinidad • Juntar los resultados de la tormenta de ideas • Transferir los resultados a tarjetas de índices • Agrupar las tarjetas para encontrar afinidad o tema. • Etiquetas los grupos de tarjetas • Dibujar el diagrama

47. Multi - votación • Genere una lista • Combine puntos similares • Haga que los miembros del equipo reduzcan la lista • Registre los votos • Elimine aquellos puntos con bajo puntaje o sin puntos • Repita los pasos del 3 al 5 en la lista resultante. No sostenga discusión en el paso 5 después de la primera ronda de votos

48. Guía para Decisiones Efectivas • Entender el contexto de la decisión • Esclarecer la decisión • Comprender tiempo límite • Aprender como afectarán estas decisiones el patrón del trabajo del equipo • Obtener información relevante acerca del pasado, pendiente y decisiones implícitas, relacionadas a esto. • Determinar quién debe estar involucrado • ¿Quién tiene la autoridad para tomar la decisión? • ¿Quién es responsable por los resultados de esta decisión? • ¿Quién es afectado críticamente, hoy y en el futuro? • ¿Quién tiene información vital?

49. Guía para Decisiones Efectivas • Decidir ¿cómo decidir? • Consenso: todos entienden la decisión y pueden explicar por qué es lo mejor, puede vivir con la decisión • Tiempo • Participación activa de todos los miembros • Aptitudes en comunicación, solución de conflictos • Pensamiento creativo y de mente abierta • Discuta el punto • Realice una verificación • Si no se logra el consenso, repetir paso 1 y 2

50. Métodos más comunes para la Toma de Decisiones • Consenso • Votación • Asignación de decisión a un subgrupo • Identificación de la persona que estará a cargo de la toma de decisión