Réunion des Gestionnaires d’Unités Délégation Aquitaine-Limousin

1. Réunion des Gestionnaires d’UnitésDélégation Aquitaine-Limousin Jeudi 10 mai 2007 Point XLAB/BFC RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC

2. TVA rémanente – Xlab V8 Gestion de la TVA rémanente depuis le laboratoire Mise en oeuvre : Début d’exercice 2008 Aménagement d’Xlab : VERSION 8 (livrable début 2008 après la bascule d’exercice 2007-2008) RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC

3. Impacts de la TVA rémanentedans Xlab Crédits • 2007 : notification en HT • 2008 : notification en « HT Chargé» Dépenses • Calcul AUTOMATIQUE de la TVA rémanente • en fonction de la déclaration du taux de TVA (obligatoire) • (0% – 2,10 % – 5,50 % – 19,60 %) • sur la part TVA : 12% déductible + 88% rémanence • Nouvelle notion de « HT Chargé » RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC

4. Impacts de la TVA rémanentedans Xlab • Informations supplémentaires dans Xlab • au niveau des fenêtres de : • commande (NB : pas de saisie sur les demandes d’achat) • facture • montant disponible sur les origines • sur les états • Bon de commande imprimé suivant 2 modes : • pour le fournisseur : HT – TVA – TTC • pour le gestionnaire : HT – TVA / HT chargé / TTC (coût réel = aide à décision du DU lors de la signature du BC) RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC

5. Impacts de la TVA rémanentedans Xlab • C’est le « HT chargé » qui est transféré vers BFC • Mêmes notions sur les fenêtres de commande et facture pour liaison CNRS et XlabUniv • Pas de TVA rémanente sur les • remboursements de missions aux agents • salaires (sur RP) RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC

6. Impacts de la TVA rémanentedans Xlab • Formation sur la TVA rémanente : FIN 2007 • présentation des nouveaux masques • consignes spécifiques de fin d’exercice en préparation de la bascule 2007-2008 RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC

7. Missions – Xlab V7 Depuis module mission • saisie des commandes des prestataires externes (Transport, hébergement, frais d’inscription …) • lien ainsi créé pour obtenir un coût global de mission Mise en oeuvre : Juin 2007 RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC

8. Info nouveauté : Juin 2007 Mise à disposition des gestionnaires d’unités des historiques, par division, des mouvements enregistrés dans BFC • aide au pointage XLAB/BFC (Crédits, Dépenses) RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC

9. Points divers Xlab • Fiche agent • Si missionnaire étranger : • Indiquer la nationalité • Laisser la zone INSEE vide • Type : AUTRE • Si adresse personnelle et laboratoire d’affectation à l’étranger : laisser la zone du code postal vide • Code pays invalide : • Vérifier le code utilisé sur le séjour de la mission (2 zones) et sur la fiche agent (nationalité – adresse personnelle – adresse labo d’affectation) RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC

10. Points divers Xlab • Facturation FRAM : • Facture saisie directement dans BFC au SFC (en facturier) • Sur une commande « prévisionnelle » saisie dans Xlab • Nature : Fonctionnement • Fournisseur : FRAM Agence • Identifiant : 43336048400011 • N° BFC : 0001030385 • Marché : R0625003001 / Caractère achat ligne : vide • Indication sur portail WEB de FRAM • Code division / numéro commande (exemple : 0123/L00001) • Organisation à mettre en place au sein du laboratoire : • Commande XLAB • Validation sur le portail Web RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC

11. Points divers Xlab • Retour factures annulées en BFC : • modification de facture pas toujours renvoyée vers Xlab • de façon aléatoire • solution ponctuelle : modification manuelle • Retour dates de règlement : • la facture n’est pas encore prise en charge • pas de retour de cette information RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC

12. Points divers Xlab • Traitement des avances : • favoriser le déploiement de la carte affaire • si mission en France : Marché transport et hébergement • si mission à l’étranger : avance à titre exceptionnel • prévenir le gestionnaire SFC de la demande d’avance • Le montant de l’avance indiqué dans Xlab n’est pas transmis vers BFC • Ie montant est recalculé dans BFC • si forfait séjour : BFC ne tient pas compte des retenues séjour • indiquer le forfait global dans la zone forfait et cocher la case d’avance RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC

13. Points divers Xlab • Solde de commande de mission : • Une commande mission soldée ne peut plus être désoldée • Superposition de dates de mission : • interdit dans BFC • correction portée dans BFC : arrivée et départ de 2 missions le même jour si pas de superposition d’horaire RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC

14. Points divers Xlab • Un fournisseur renseigné plusieurs fois dans Xlab en fonction de diverses adresses de commande • Ajouter une lettre après les 14 chiffre du SIRET • Exemples : Société DUPONT • Talence service reporgraphie : 12345678900001a • Talence service garage : 12345678900001b RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC

15. Vos questions sans réponse • FP : transfert fiches agents non CNRS impossible • Traitement des avances • Saisie d’une remise exceptionnelle globale (dite offre commerciale) sur la commande, sur la facture • Traitement des avoirs (-) ayant des frais de gestion (+) • Rejet depuis BFC d’un « service fait » et d’une « facture » quand une commande est en statut « erreur » • Ordre de mission permanent : modification montant engagé RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC