SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA COORDINACIÓN GENERAL DE ATENCIÓN CIUDADANA

1. 15. UBICACIÓN DEL EXPEDIENTE • En esta sección deberá anotar el lugar de localización del expediente dentro del Archivo de Concentración e Histórico de la SEP (archivero, gaveta, librero, estantes, cajas etc.) • Ejemplo: Archivo de Concentración-SEP: • Salón 2, Pasillo B1, Estante 8, Entrepaño 2 a) b) c) d) e) F00 / 00 / 00 / 00/ 000 AÑO [ Comité Técnico Interno de Administración Documentos ] • 16. FÓRMULA DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA a) Área generadora de la documentación b) Sección c) Serie d) Sub-serie e) No. Consecutivo SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA COORDINACIÓN GENERAL DE ATENCIÓN CIUDADANA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS DE LA SEP Año en el que se genero el expediente (Este dato no es parte integral de la Fórmula Clasificadora) PORTADA O GUARDA EXTERIOR DEL EXPEDIENTE: CRITERIOS ESPECIFÍCOS PARA LA PORTADA O GUARDA EXTERIOR DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO EN LA SEP Marzo 2006 4

2. 4. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Identificar a la Unidad Responsable generadora de la documentación • Anotar el nombre de la Unidad Administrativa que con tal carácter señala el reglamento interior o equivalente de la Dependencia o Entidad. Ejemplos: < DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SECUNDARIA TECNICA • < DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS FUNDAMENTO LEGAL : Sección VI De los expedientes de archivo Decimoquinto. Además de contener documentos, los expedientes deben formar con la portada o guarda exterior, la que debe incluir datos de identificación del mismo, considerando el cuadro general de clasificación archivística. (Anexo 1) El marcado de identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos: I. Unidad administrativa; II. Fondo; III. Sección; IV. Serie; V. Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes; VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente; VII. Asunto (resumen o descripción del expediente); VIII. Valores documentales; IX. Vigencia documental; X. Número de fojas útiles al cierre del expediente: es el número total de hojas contenidas en los documentos del expediente. INTRODUCCIÓN Con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido en los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el D.O.F el día 20 de febrero del 2004, se envía la portada o guarda exterior del expediente de archivo, que deberá ser utilizada en los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la Secretaría de Educación Pública así como los de sus Órganos Desconcentrados y Descentralizados. Así mismo se señalan los elementos que deben conformar la Formula Clasificadora Archivística (nomenclatura asignada a los incisos III, IV y V de los lineamientos) • 5. ÁREA DE PROCEDENCIA DEL ARCHIVO • Anotar el nombre del área donde se localiza el archivo (dirección de área, subdirección, departamento o equivalente) Ejemplos: * DIRECCIÓN TÉCNICA; • * COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA; • * DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS • 6. NIVELES DE CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN • [ ] Sección: Anotar la clave y el nombre de la sección documental a la que pertenecen las series; de conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística de la dependencia. • [ ] Serie: Anotar la clave y el nombre de la serie documental conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística de la dependencia. • [ ] Subserie: Anotar la clave y el nombre de la Subdivisión de la serie documental conforme al Cuadro General de Clasificación Archivistica. • 7. DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO • Breve descripción del contenido especifico de los documentos que integran el expediente (tema o materia) • 8. FECHAS EXTREMAS • Se anotara el día, mes y año del primer documento que dio inicio al trámite; y el día, mes y año del último documento generado al término de dicho trámite. Ejemplos: Apertura: 21-08-2000 • Cierre: 18-02-2005 • 9. VIGENCIA DOCUMENTAL • Anotará con número los años, del tiempo de guarda de las series documentales en los Archivos de Trámite y Concentración según corresponda al Catálogo de Disposición Documental de la SEP. • Ejemplos Trámite: [ 3 ] años • Concentración: [ 5 ] años INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA PORTADA O GUARDA EXTERIOR DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO EN LA SEP CARACTERISTICAS FISICAS DE LA CARPETA O FÓLDER • Impreso en negro • Llenado a máquina ó letra de molde legible • Tamaño oficio • 10. VALOR DOCUMENTAL PRIMARIO • En esta sección, deberá seleccionar y marcar con una [¨X ] el o los valores de la documentación que integran el expediente en el Archivo de Trámite y Concentración correspondiente a la serie: • Ejemplos: Administrativo: [ ] Contable: [ ] • Legal: [ ] Fiscal: [ ] ELEMENTOS DE LA PORTADA • LOGOTIPO • En el ángulo superior izquierdo colocará el logotipo oficial de la entidad responsable de la producción, uso y acumulación de las series documentales; quedando como opcional el imprimir en el ángulo superior derecho el logotipo de la Unidad Responsable. 11. DESTINO FINAL Marcar con una [ X ] la columna correspondiente ya sea baja documental o conservación permanente en el Archivo Histórico. El destino final únicamente lo podrá decidir quien lleve a cabo la Valoración Secundaria (Archivo Concentración SEP) • 12. VALOR DOCUMENTAL SECUNDARIO • En esta sección, deberá seleccionar y marcar con una X, el o los valores de carácter histórico de la documentación que integran el expediente correspondiente a la serie • Ejemplos: Evidencial: [ ] Testimonial: [ ] Informativo: [ ] • 2. FONDO: Identificar al productor de las series documentales • Anotar el nombre de la entidad responsable de la producción, uso y acumulación de las series documentales. Ejemplos: • - SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA - RADIO EDUCACIÓN , IPN, INBA , INAH ETC. ( ORGANO DESCONCENTRADO) - ORGANOS DESCENTRALIZADOS • 13. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN • Si la serie o sub-serie contiene información clasificada como: pública, confidencial o reservada marcar con una [ X ] en la columna correspondiente. • 3. SUBFONDO: • Anotar el nombre de las Subdivisión del fondo • Ejemplos: • OFICIALÍA MAYOR • SUBSECRETARIA DE EDUCACION MEDIA SUPERIOR • UNIDAD DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y POLITICAS EDUCATIVAS • COORDINACIÓN EJECUTIVA • 14. IDENTIFICACIÓN ARCHIVISTICA • No. EXPEDIENTE.: Anotar la formula clasificadora asignada por el Archivo de Trámite • No. FOJAS: Anotar el número total de fojas útiles que componen el expediente al concluir el asunto. • No. LEGAJO: Anotar el número de volúmenes que integran un mismo expediente con la misma clasificación. • No. CAJA: Anotar el número de caja que se asignará al momento de elaborar el inventario de transferencia primaria • para su envío al Archivo de Concentración SEP. 3 2