Introduktion till projektarbete

1. Introduktion till projektarbete Mikael Söderström Institutionen för informatik Umeå universitet micke@informatik.umu.se

2. Dagens agenda • Några praktiska saker • Modeller, metoder, tekniker & verktyg • Projektplan, lägesrapport & slutrapport • Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt • Praktiskt projektarbete; personlighetstyper Institutionen för informatik Umeå universitet

3. Några praktiska saker • Glöm inte att logga in i Redmine - https://redmine.informatik.umu.se/stud/ • Några schemaändringar Institutionen för informatik Umeå universitet

4. Modeller, metoder, tekniker & verktyg • Projektmodell - Ofta ett slags ramverk för hur org. hanterar projekt - Typexempel (Lööw); Projektinitiering (idé + förstudie) -> Projektplan -> Genomförande -> Avslut - Ger lite vägledning i hur ett projekt faktiskt ska/kan genomföras - Visar främst vilka dokument som ska produceras - Viktig för att skapa enhetlighet i en organisation • Metod - Ofta mer konkret orienterad än modellen - En noggrannare beskrivning av hur ett projekt ska genomföras - Exempelvis Scrum (som utan större problem kan användas inom ramen för Lööws modell) Institutionen för informatik Umeå universitet

5. Modeller, metoder, tekniker & verktyg • Teknik - Används vanligtvis för att utföra en konkret uppgift i ett projekt - Exempel: Ganttschema (tidsplanering), milstolpeplan (delleveranser), pertdiagram (tidsplanering), olika typer av kalkyler (t.ex. Pengmodellen) - Tekniker är ofta planeringsverktyg som täcker en väldigt specifik del av projektarbetet • Verktyg - Används oftast för att beteckna olika typer av IT-baserade hjälpmedel - Exempel: Redmine (versionshantering) Microsoft Project (Projektledning), Projectplace.se (projektplanering, dokumenthantering, onlinemöten, etc.), Google docs - Till verktyg räknas även olika typer av kommunikations-hjälpmedel (e-post, videokonferens, Skype, etc.) Institutionen för informatik Umeå universitet

6. Modeller, metoder, tekniker & verktyg • Modeller, metoder, tekniker och verktyg är mest en hjälp för att planera och dokumentera ett projekt • De hjälper inte speciellt mycket när det gäller att komma fram till ett resultat, att generera idéer! Institutionen för informatik Umeå universitet

7. Modeller, metoder, tekniker & verktyg • Idégenerering görs ibland i form av så kallad brainstorming • Utgångspunkter för brainstorming • Lägg bedömning och utvärdering åt sidan • Släpp loss fantasin och bjud på dig själv • Tänk på så många idéer som möjligt • Leta efter (oväntade) kombinationer och förbättringar • Utveckla alla idéer så långt som möjligt

8. Modeller, metoder, tekniker & verktyg • Brainstormingtekniker • Öppen brainstorming • Säg det (stimulera varandra) • Skriv ned det (för senare utvärdering) • Kategorisera idéerna • Klassificera idéerna • Prioritera • Tyst brainstorming (NGT Nominal Group Technique) • Verbal B kan hämma andra som tystnar och lyssnar istället • Arbeta individuellt med idéer • Rapportera sedan en i taget till gruppen • Gruppdiskussion • Ranka förslagen individuellt • Gruppdiskussion

9. Projektplan, lägesrapport och slutrapport • Den dokumentation ni ska framställa i ert projektarbete är - Projektplan – Visar hur projektet ursprungligen planerades. Projektets gemensamma utgångspunkt!!! - Lägesrapport – Utgör statusrapporter under arbetets gång. Görs ofta för uppdragsgivaren! - Slutrapport – Visar hur projektet förbrukat sina resurser och vad som levererats. Innebär normalt att resultatet överlämnas till linjeorganisationen • Ni gör era lägesrapporter i samband med handledningsträffarna. Normalt görs de för projektets styrgrupp eller uppdragsgivaren Institutionen för informatik Umeå universitet

10. Projektplan, lägesrapport och slutrapport Inte tillämpbart i ert projektarbete Projektinitiering Projekt- Plan Genom- förande Projekt- ide För- studie Avslut Besluts- punkter Förslag till projekt- direktiv Förstudie-rapport invester-ingsbeslut Direktiv fastställt Projektplan godkänd Slutrapport klar Institutionen för informatik Umeå universitet

11. Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt • Transactional processes • Hur vi inom gruppen ”kommunicerar med varandra” • Kommunikation; förmedlar budskap om arbete, vår syn på medarbetare och projektgruppen • Kommunikationen består av • Verbala uttryck • Icke-verbala uttryck

12. Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt • Verbala Uttryck • Uttal • Tonläge • Volym/styrka • Hastighet och flöde • Kvalitet (sluddrigt/tydligt uttal) • Dialektala uttryck

13. Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt • Verbala Uttryck • Språkbeteenden • Bypassing • Personer som pratar bredvid varandra • Inference making • Att vi drar egna slutsatser • Polarisation • Att vi går till ytterligheter i diskussioner • Signal reactions • Killer och igniter phrases

14. Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt • Killer phrases • That’s ridiculous, We tried that before, that’s crazy, it’s not practical, it’s impossible, let’s get back to reality, you’re absolute wrong • Igniter phrases • I agree, that’s good, I made a mistake I’m sorry, that’s a great idea, I know it will work, I never thought of that, I like that...

15. Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt • Icke-verbala uttryck • Grupper spenderar mer tid på icke-verbal kommunikation än på verbal kommunikation • Människor ”går” ofta på icke-verbala signaler (cues), och tror gärna på dem • Studier visar att ungefär 93% av våra känslor förmedlas av icke-verbala signaler • Icke-verbala signaler är i allmänhet mer tvetydiga än verbala signaler

16. Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt • Icke-verbala uttryck • Kroppsrörelser och gester • Emblems • Rörelser/gester som ersätter tal • Illustrators • Beteenden som kompletterar/förstärker verbalt uttryck • Affect displays • Känslouttryck (leenden, grimaser) • Regulators • Beteende som kontrollerar flödet av interaktion mellan människor t ex räcka upp handen, ögonkontakt • Adaptors • Rörelser som tillfredsställer personliga behov • Exempelvis gäspningar, klia sig, justera glasögon

17. Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt • Icke-verbala uttryck • Ögonkontakt • 30-60% av tiden tittar medarbetarna på varandra. Ögonkontaktens funktion är bland annat • Cognitive function • Hur ögonen opererar i samband med tankeprocessen • Monitoring function • Det sätt du söker feedback från andra när du talar till dem • Regularity function • Hur ögonkontakt styr turtagning • Expressive function • Området kring ögat förmedlar känslouttryck

18. Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt • Icke-verbala uttryck • Ansiktsuttryck • Avger åtminstone sex typer av känslor • Lycka • Sorg • Ilska • Överraskning • Avsky • Rädsla

19. Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt • Icke-verbala uttryck ”Group members nonverbal behaviour changes from one group meeting to the next. Groups do not develop a static way of behaving nonverbally.”

20. Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt • Konflikter och konflikthantering • Myter • I grupparbete ska konflikter undvikas till alla kostnader • Alla konflikter uppstår för att människor inte förstår varandra • Alla konflikter kan lösas • Typer av konflikter • Pseudo konflikter (ofta missförstånd) • Enkla konflikter (kommer inte överens) • Ego Konflikter (olika personlighetstyper)

21. Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt • Exempel på metod för konflikthantering – Principled Negotiation (Fisher/Ertel-95) • Separera människorna från problemet • Fokusera på delade intressen, inte på olika positioner • Skapa möjligheter till situationer som alla tjänar på • Försök hitta kriterier alla är överens om som kan lösa problemet (t.ex. om två personer har varsitt lösningsförslag)

22. Praktiskt projektarbete; Personlighetstyper • Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) • En utveckling av Jungs teorier om psykologiska typer • Det mest spridda av de instrument som används för att förstå normala personlighetsskillnader • Används bland annat för: – Självutveckling – Karriärutveckling – Organisationsutveckling – Utformning av arbetsgrupper – Kurser i management och ledarskap – Familjeterapi

23. Praktiskt projektarbete; Personlighetstyper • Vad är personlighetstyper? • En personlighetsteori som utvecklades av Jung • Förklarar normala skillnader mellan friska människor • Grundidé; beteendeskillnader är ett resultat av olika individers medfödda tendenser att använda sina mentala resurser på olika sätt • De fyra grundläggande mentala processerna – Perception: sinnesförnimmelse – intuition – Bedömning: tanke – känsla Energiriktningar – Extraversion; energi hämtas från den yttre världen – Introversion; energi hämtas från den inre världen

24. Praktiskt projektarbete; Personlighetstyper • MBTI typerna • En vidareutveckling av Jungs teorier till att omfatta 16 personlighetstyper; ISTJ, ISFJ, ESTP, ESFP, INTJ, INFJ, ENTP, ENFP, ISTP, INTP, ESTJ, ENTJ, ISFP, INFP, ESFJ, ENFJ • Vad fokuserar du din uppmärksamhet på? E-I – I (introversion); fokuserar sin inre värld av idéer och upplevelser – E (extraversion); fokuserar på den yttre världen av människor och aktiviteter • Hur föredrar du att ta in information? S-N – S (sensing); tar in information som är verklig och går att ta på, observanta och uppfattar detaljer – N (intuition); tar in information genom att se till helheten, vill hitta mönster och är bra på att se nya möjligheter

25. Praktiskt projektarbete; Personlighetstyper • MBTI typerna • Hur fattar du beslut? T-F F (feeling); vill helst ta hänsyn till vad som är viktig för dem själva och andra inblandade T (thinking); fokuserar helst på de logiska konsekvenserna av ett val eller en handling • Hur förhåller du dig till den yttre världen? J-P – P (perceiving); använder perceptionsprocesser, tycker om att leva flexibelt och spontant – J (judging); använder bedömningsprocesser, tycker om att leva på ett planerat och ordnat sätt

26. Praktiskt projektarbete; Personlighetstyper • Ett MBTI test resulterar i ett resultat i form av en personlighetstyp (en fyrbokstavskombination) • Inget psykologisk instrument är felfritt, se ditt resultat som en kvalificerad gissning om din psykologiska typ • Psykologiska typer förklarar inte allt om en person! • MBTI baseras dessutom på Jungs teorier vilka inte på något sätt är oomstridda • En förenklad version av MBTI-testet finns på: http://kisa.ca/personality/ • När du kommer till sidan med ditt resultat, klicka på länken för din personlighetstyp