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METODOLOGÍA PRÁCTICA COMO PLANIFICAR EL DIMENSIONAMIENTO DE CARGOS Y CARGAS DE TRABAJO

METODOLOGÍA PRÁCTICA COMO PLANIFICAR EL DIMENSIONAMIENTO DE CARGOS Y CARGAS DE TRABAJO (Enfoque de procesos). RESULTADOS. OBJETIVO GENERAL

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METODOLOGÍA PRÁCTICA COMO PLANIFICAR EL DIMENSIONAMIENTO DE CARGOS Y CARGAS DE TRABAJO

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  1. METODOLOGÍA PRÁCTICA COMO PLANIFICAR EL DIMENSIONAMIENTO DE CARGOS Y CARGAS DE TRABAJO (Enfoque de procesos) RESULTADOS

  2. OBJETIVO GENERAL Suministrar los conceptos y una orientación práctica para el dimensionamiento de cargos y control y redistribución de cargas de trabajo según resultados y metas planificadas de los procesos (enfoque de procesos, no funcional). ENFOQUE POR PROCESOS ENFOQUE FUNCIONAL CARGOS RESULTADOS El foco está en las actividades del PROCESO El foco está en las actividades del CARGO

  3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Establecer una orientación practica para: • Dimensionar estructura de personal (cupos) requerido por cargo en intervalos de tiempo • Enfocar la planificación y control de capacidad a procesos y sus resultados • Ajustar el número de personas ante eventos o resultados cíclicos o no previstos • Definir estado de cargas de trabajo • Analizar estado de cargas de trabajo por PROCESO (Control de la fluctuación de falta o exceso de cargas de trabajo). • Establecer acciones derivadas para optimizar (redistribución de funciones, cupos, metas y tiempos) o justificar (evitar excesos o falta de personal) recursos

  4. PROCESOS ESTRATÉGICOS Entorno Cliente Cliente PROCESOS DE NEGOCIOS PROCESOS DE APOYO CONCEPTO DE EFICIENCIA y EFICACIA PRINCIPIO 4ENFOQUE A PROCESOS Los resultados deseados se alcanzan más eficientemente cuando los recursos y las actividades relacionadas se gestionan como un proceso.

  5. PLANIFICACIÓN BASADO EN RESULTADOS La planificación de capacidad debe estar basada en resultados (variables y dinámicos) de los procesos, lo que enfoque funcional no hace (fijas y estáticas) EVENTO (Día a Día) / NUEVAS ESTRATEGIAS / CONTINGENCIA OPTIMIZACIÓN DIA A DÍA

  6. ORIENTACIÓN PRÁCTICA COMO PLANIFICAR EL DIMENSIONAMIENTO DE CARGOS Y CARGAS DE TRABAJO (Enfoque de procesos)

  7. PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA • PASO 1: • Definir el ÁREA / SEDES / OFICINAS DE ATENCIÓN / EQUIPOS DE TRABAJO) a planificar con todos los procesos y subprocesos (directos e indirectos) en que intervienen. - PLANIFICAR • Notas: • Se debe incluir TODOS los procesos relacionados con el grupo de cargos a planificar • Se puede hacer a toda la organización (PYMES) • PASO 2: • Identificar los cargos y nombres - PLANIFICAR • PASO 3: • Para cada una de las actividades de los procesos o subprocesos a analizar Definir : • Actividades • Responsables • Tiempos de la actividad por responsable.

  8. PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA PASO 3 (Continuación…): Se debe tener ya diseñado y aprobado la planificación del PROCESO ( Actividades y responsables) • Los tiempos de la actividad son por responsable • En caso de actividades por varios responsables, definir independientemente • Los tiempos son los ESTÁNDARES (80% - 20%) • Los datos pueden ser de campo de la empresa, criterio técnico o experticia, consultores, datos de gremios, otras empresas)

  9. PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA CRITERIOS PARA DETERMINAR TIEMPOS EN LAS ACTIVIDADES Tiempos y movimientos, basado en datos reales (DESEABLE): Sistematización Datos de campo de la empresa Reporte de tiempos Tiempos y movimientos, basado en datos de referenciación La misma EMPRESA o GRUPO ECONÓMICO GREMIOS Otras empresas Consultores o datos de BPM Criterios técnicos y experticia (basado en análisis, causa efecto, simulación) NOTA: Los tiempos son ESTÁNDARES (80% - 20%) PASO 3 (Continuación…):

  10. PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA • PASO 4: • Definir los REQUERIMIENTOS (CANTIDADES / FRECUENCIAS / VOLÚMENES / EVENTOS / # DE VECES) de las actividades de los procesos, basados en METAS o RESULTADOS ESPERADOS o EVENTOS PROYECTADOS o POSIBLES– DATOS ENTRADA. • Se puede hacer planificación a LARGO. MEDIANO y/o CORTO plazo • Depende: • Naturaleza del negocio (Meses. Semanas, Días, Turnos, Horas ) • Frecuencia de planificación de RESULTADOS y METAS • Disponibilidad de información BENEFICIOS: Considera resultados variables, lo que enfoque funcional no hace.

  11. PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA • PASO 5: • Asociar REQUERIMIENTOS (CANTIDADES / FRECUENCIAS / VOLÚMENES / EVENTOS / # DE VECES) de las ACTIVIDADES con RESPONSABLES y DURACIÓN STD de cada actividad – PROCESOINTERNO • PASO 6: • Calculo total de tiempos por cada responsable, basado en el número de REQUERIMIENTOS y DURACIÓN STD de cada actividad en las que interviene - PROCESOINTERNO • Total tiempo por cada cargo responsable • Σ(DURACIÓN STD Actividad i * REQUERIMIENTOS i) • n: Número de actividades del cargos responsable a analizar n i = 1

  12. PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA PASO 7: • Definición de la jornada de trabajo - PLANIFICACIÓN Tiempos de fatiga Se define según: • Tipos de cargo (Administrativos, Operativos) • Sector productivos (Construcción, Salud) • Tipo de empresa (Privado, Oficial / Cultura Organizacional) • Condiciones del entorno (Calor, Frío, Polvo, Seguridad)

  13. PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA • PASO 8: • Definición de limites de control – PLANIFICACIÓN • PASO 9: • Selección de cargos a PLANIFICAR – SALIDA • PASO 10: • Calculo de CAPACIDAD REQUERIDA (DIMENSIONAMIENTO DEL CARGO) – PROCESO INTERNO

  14. PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA • PASO 11: • Definición de la CAPACIDAD INSTALADA / EXISTENTE / PROPUESTA - ENTRADA • PASO 12: • Calculo de estado de cargas de trabajo - SALIDA • PASO 13: • Es caso de defecto o exceso, gestionar (negociar) – SALIDA • 1. Redefinir METAS (Requerimientos) • 2. Optimizar: • - Redistribuir METAS • - Reasignar CUPOS • - Reasignar responsabilidades (Optimizar CARGOS) • 3. Asignar o eliminar CUPOS

  15. PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA • PASO 14: • Calcular INDICADORES DE GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN DE CARGOS Y SUS CARGAS DE TRABAJO Según situación actual de la empresa

  16. PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA PASO 15: Aplicar pasos del 4 al 13 para planificar capacidad de personas FACTORES MODIFICADORES DE LOS TIEMPOS STD Estos factores se aplican solo cuando se lleva a personas especificas

  17. PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA • PASO 16: • Calcular INDICADORES DE GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN DE PERSONAS Y SUS CARGAS DE TRABAJO Según situación actual de la empresa

  18. PLANIFICAR LA CAPACIDAD (Día – Día) PLANIFICAR HACER VERIFICAR ACTUAR Identificar requerimientos por PROCESO y ESTRATEGIAS Identificar Disponibilidad por PROCESO y ESTRATEGIA Ajustar / redistribuir CAPACIDAD DISPONIBLE vs CAPACIDAD NECESARIA Identificar BRECHAS entre CAPACIDAD NECESARIA y CAPACIDAD DISPONIBLE Lista de Empleados y cargos Consolidado por PROCESO y ESTRATEGIAS (Mes a Mes) Determinar CAPACIDAD NECESARIA Seguimiento a REAL vs PLANEADO (Hojas de tiempo) Ajustar rendimientos, según datos históricos y productividad Comunicar planes por PROCESO, ÁREA, CANAL y EMPLEADO Identificar eventos y contingencias por PROCESO y ESTRATEGIAS Determinar AVU Estándar (Tiempos por actividad y Cargos) Ejecutar Calcular Indicadores Definición de cargos Definición de Actividades Identificar Mejoras

  19. GRACIAS POR SU ATENCIÓN ÁLVARO ANDRÉS GÓMEZ URIBE DIRECTOR ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL Teléfono (4) 319-20-20 Correo electrónico: aagomez@altagestion.com.co

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