El Proceso de Planificación Estratégica en las Instituciones Publicas

1. Planificación Estratégica y Gestión Basada en Resultados Ministerio de Hacienda y Obras Públicas Dirección de Fortalecimiento Institucional, COPADE. Ministerio de Desarrollo Territorial. Gobierno de Neuquén. República Argentina 9 al 12 de Noviembre 2010 El Proceso de PlanificaciónEstratégica en lasInstitucionesPublicas Área de Políticas Presupuestarias y Gestión Pública ILPES/CEPAL Marianela.armijo@cepal.org

2. Contenido • Planificación Estratégica (PE) en el sector público: contexto, especificidad • El proceso de planificación estratégica-conceptos • Principales dificultades de aplicación de PE en el sector público • PE como insumo al Presupuesto orientado a resultados: Factores críticos de éxito 2

3. ¿Qué es la Planificación Estratégica Institucional? “Proceso que se sigue para determinar los objetivos y las metas de una organización y las estrategias que permitirán alcanzarlas” La Planificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar el control y evaluación de gestión (*) Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998

4. Planificación Estratégica Institucional • Marco de referencia para la asignación de recursos del presupuesto a los objetivos y metas prioritarias de las organizaciones públicas 4

5. DEBE EXISTIR COHERENCIA ENTRE NIVELES DE PLANIFICACION RESULTADOS FINALES PLAN NACIONAL DE DESARROLLO LINEAMIENTOS, AGENDA GUBERNAMENTAL PRIORIDADES OBJETIVOS ESTRATEGICOS NACIONALES EJES SECTORIALES PRIORITARIOS SALUD MATERNA EDUCACION PREESCOLAR SEGURIDAD, ETC RESULTADOS FINALES E INTERNEDIOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS SECTORIALES MINISTERIOS MISION OBJETIVOS ESTRATEGICOS MINISTERIOS MINISTERIOS RSULTADOS INTERMEDIOS PRODUCTOS, PROCESOS MISION (??) PRODUCTOS USUARIOS PROGRAMAS PRESUPUESTARIOS + ENTIDADES

6. Especificidades PE ámbito público • Análisis del entorno y del ambiente interno • Usuarios-ciudadanos v/s clientes • Dificultad para establecer los fines, propósitos y resultados esperados • Muchas veces es solo una herramienta referencial para establecimiento de prioridades y la formulación presupuestaria

7. Planificación Estratégica para las instituciones públicas • Debe por lo tanto cumplir con ciertos requisitos: • Ser simple de realizar (en el marco del proceso de presupuestación) • Orientada a servir de apoyo como información complementaria al presupuesto orientado a resultados • Apoyar la rendición de cuentas

8. (*) Adaptado de Figura: Las cuatro etapas del control de gestión. Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998

9. Plan Nacional de Desarrollo Plan Financiero Multianual Plan Nacional de Inversiones METAS SECTORIALES Planes Estratégicos Institucionales Plan Operativo Institucional Presupuesto Planificación Estratégica y Presupuesto orientado a resultados Planificación Estratégica Programas???

10. La Planificación Estratégica Al interior de las entidades Validan y fundamentan el valor público de la organización……Misión…frente a “otros” (M. Hacienda, Planificación, Congreso, Ciudadanos) Por mandato…. Directivos y funcionarios encuentran un cauce para discutir lo mejor para el futuro de la organización….Obj. Estratégicos Buscan una manera para contar con un proceso ordenado de implementación de los objetivos y estrategias y poder medir el desempeño……

11. Los distintos niveles organizacionales determinan diferentes tipos de indicadores Muchas veces no se da una Integración ordenada Y formalizada Planificación Estratégica Dirección Planificación Estratégica DIVISIONES/DEPARTAMENTOS AREAS DE APOYO

13. EL proceso de Planificación Estratégica

14. RAZON DE SER DE LA ENTIDAD, FIN, PROPOSITO MISION PROPOSITOS FUNDAMENTALES FUTURO, ESCENARIO DESEADO, COMO QUIERE SER LA ENTIDAD VISION ANALISIS DEL MEDIO EXTERNO E INTERNO OBJETIVOS ESTRATEGICOS QUE ESPERA LOGRAR LA ENTIDAD PARA CUMPLIR SU MISION MEDIOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS COMO ESTRATEGIAS PLAN ESTRATEGICO METAS o LINEAS DE ACCION PROYECTOS, PROGRAMAS, ACTIVIDADES CONCRECION DE LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS PRESUPUESTO MEDIDAS PARA ESTABLECER EL GRADO DE CUMPLI MIENTO DE LOS OBJETIVOS INDICADORES

15. Situación Futura deseada Situación inicial brecha BASADA EN LAS PRIORIODADES DE POLITICAS, LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA COMIENZA DANDO RESPUESTA A ESTAS TRES PREGUNTAS: i)¿Dónde estamos hoy? − Análisis de situacional. − Análisis de la Misión y Visión. ii)¿Dónde queremos ir? − Objetivos estratégicos y metas. iii)¿Cómo podemos llegar a donde queremos ir? − Comprender las prioridades − Qué cursos de acción se requieren (estrategias) − Qué decisiones debemos tomar.

16. Definición de la población objetivo Población sin el problema Población de Referencia o Universo Cuáles son los Problemas de la Población objetivo Del programa Población potencial postergada Población potencial Población en espera Población Objetivo del programa Población atendida • Microempresarios de México • MyPimes del Estado de Tamaulipas • Municipios XX y TT Se requiere sustentar la población con análisis cuantitativos y de caracterización de la población (edad, sexo, nivel socioeconómico, urbano-rural, actividades económicas características culturales) • Microempresarios con ingresos <= a USD 300.000 año • MyPimes con menos de 10 trabajadores • Municipios de XX y TT c/ menos de 2000 habitantes • Microempresarios con ingresos iguales o menores a USD 300.000 año constituidos en organizaciones formales o informales • MyPimes con crédito asegurado • Municipios menos de 2000 hab con problemas de vías de acceso • Microempresarios con …………………, han recibido subsidio de asistencia técnica • MyPimes …… han recibido capacitación en administración de empresas • Municipios d….. han iniciado la construcción y reparación de vías de comunicación

17. En la base de cualquier planificación Estratégica hay un Análisis Situacional Prioridades del Gobierno y Sectoriales * Capacidades * recursos Soluciones que hoy implementamos Resultados * Población objetivo * Análisis de los Involucrados: las Demandas a las que Respondemos • qué hacemos? • para quiénes los hacemos? • qué capacidades tenemos? • qué resultados tenemos? • qué problemas enfrentamos? • Cómo lo hacemos? • En qué colocamos los recursos? Restricciones Presupuesto e Incentivos

18. Situación Futura deseada Situación inicial brecha 1. ANALISIS ¿Dónde estamos hoy? Análisis situacional Análisis de Misión y Visión

19. Fortalezas Debilidades * Capacidades * Recursos Cuáles son nuestras Capacidades? Qué queremos Lograr? MISION VALOR PUBLICO QUE QUEREMOS GENERAR MISION ANALISIS SITUACIONAL DE LAS BRECHAS AL INTERIOR DE LA ORGANIZACIÓN QUE DIFICULTAN OBTENER MEJORES RESULTADOS Y UNA MEJOR GESTION DEL DESEMPEÑO FACTORES QUE LA INSTITUCION PUEDE CONTROLAR

20. Oportunidades Amenazas * Necesidades de la población objetivo y de nuestros socios * Entorno social, político, económico, tecnológico MISION Qué queremos Lograr? MISION Qué se requiere y es viable? ANALISIS DEL ENTORNO: LOS RIESGOS QUE PUEDEN MINIMIZAR LOS NIVELES DE LOGRO DE LOS RESULTADOS Y AFECTAR LA GESTION FACTORES QUE LA INSTITUCION NO PUEDE CONTROLAR

21. Planificación Estratégica Análisis AFOD MACRO EXTERNOS MICRO Oportunidades Amenazas INTERNOS Fortalezas F+O F+A Debilidades D+O D+A Oportunidades Amenazas D+O Estrategias de superación debilidades MISION F+A Estrategias de reducción de riesgos ESTRATEGIAS

22. Fortalezas Debilidades * Capacidades * Recursos Cuáles son nuestras Capacidades? Qué queremos Lograr? MISION MISION El Mejor curso de acción Oportunidades Amenazas * Necesidades de la población objetivo y de nuestros socios * Entorno social, político, económico, tecnológico Qué se requiere y es viable? i) ¿Dónde estamos hoy? − Análisis de la situación. − Análisis del entorno. − Análisis interno.

23. Dónde queremos estar, y dónde debemos estar Análisis Situacional Dónde y Cómo estamos? • Análisis de Problemas • Análisis FODA

24. Conceptos Visión Misión: Productos-Usuarios Objetivos Estratégicos Metas Indicadores

25. Visión • La visión corresponde al futuro deseado de la organización. Se refiere a cómo quiere ser reconocida la entidad, representa los valores con los cuales se fundamentará su accionar público.

26. ¿Cómo se redacta? • Puede ser más amplia que la Misión Institucional, y debe contener aspectos que permitan a los ciudadanos identificar que pueden esperar de la Entidad en cuanto a valores, creación de oportunidades, proyección, etc.

27. EJEMPLOS DE VISION Ejemplo 1: Institución de Agricultura: Queremos ser reconocidos como una organización consolidada, dinámica, con liderazgo y reconocimiento nacional e internacional en fomento de la agricultura sustentable, que es capaz de proporcionar de manera eficiente un programa integral de servicios a productores campesinos. Ejemplo 2: Institución de Turismo: Ser reconocido como líder en el desarrollo turístico en la región, constituyéndonos en un destino turístico preferido por la conservación y manejo sustentable de los recursos naturales y consolidar el éxito de la actividad turística en el país mediante un modelo de gestión pública descentralizado, efectivo y eficiente.

28. EJEMPLOS DE VISION Ejemplo 3: Institución de Educación: Un Ministerio de Educación Pública renovado y moderno al servicio de los estudiantes y sus familias, de los docentes, de los directores de centros educativos y, en general de las comunidades. Un Ministerio caracterizado por una gestión administrativa eficiente, oportuna y transparente, que promueve el desarrollo integral del ser humano y las capacidades humanas necesarias para vivir e integrarnos en una sociedad global. Ejemplo 4 Institución de Economía: Ser una institución moderna, integrada internamente y al mundo, proactiva y con credibilidad, conformada por personal con vocación de servicio, calificado y motivado, que impulse políticas, estrategias y acciones que contribuyan al desarrollo sostenible del país, en el contexto de la globalización económica

29. No hay una receta para abordar un Proceso de Planificación Estratégica Institucional, pero si Debe ser un Simple y alineado al ciclo presupuestario RAZON DE SER DE LA ENTIDAD, FIN, PROPOSITO MISION PROPOSITOS FUNDAMENTALES FUTURO, ESCENARIO DESEADO, COMO QUIERE SER LA ENTIDAD VISION ANALISIS DEL MEDIO EXTERNO E INTERNO OBJETIVOS ESTRATEGICOS QUE ESPERA LOGRAR LA ENTIDAD PARA CUMPLIR SU MISION MEDIOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS COMO ESTRATEGIAS PLAN ESTRATEGICO METAS o LINEAS DE ACCION PROYECTOS, PROGRAMAS, ACTIVIDADES CONCRECION DE LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS PRESUPUESTO MEDIDAS PARA ESTABLECER EL GRADO DE CUMPLI MIENTO DE LOS OBJETIVOS INDICADORES

30. MISION Declaración fundamental que le da el carácter constitutivo a la organización y a su acción, establece su mandato Fija los los propósitos, fines y límites de la organización Señala la dirección de las acciones a seguir

31. El valor de una organización no se limita al valor operativo de la MISION ACTUAL ¿Serán necesarias estas funciones y estos productos?

32. Utilidad de una “buena” declaración de Misión • Establecen el marco que justifica la intervención pública en el ámbito de responsabilidad • Capacidad de mantener el foco directivo en lo importante • Lograr encauzar los apoyos políticos y capacidades administrativas de la institución • Mostrar a los grupos de interés la creación de valor público esperado

34. “Nuestra Misión es proveer energía eléctrica de calidad, con amplia capacidad de respuesta y a costo razonable a nuestra clientela, mediante una fuerza de trabajo dedicada y talentosa, que cree en el trabajo en equipo, en ser buenos ciudadanos, en la equidad, y la integridad; y que está en una continua búsqueda de la excelencia en todo lo que hacemos. Luchamos por lograr los más altos niveles de satisfacción de nuestros clientes y nos empeñamos en dar a nuestros accionistas un retorno aceptable por su inversión.” “Nuestra Misión es mejorar el nivel de vida de los clientes residenciales y comerciales del Sur de California proveyéndoles energía eléctrica sin interrupciones” Cual Misión sera recordada mas fácilmente por la población? Fuente: Por qué fracasan los esfuerzos de planificación estratégica Autor: Luis Rojas Valdivia. Estrategia y dirección estratégica

35. EJEMPLO: MISIÓN Aplicar una política de estado integral para la conservación, protección y regulación de la gestión de los recursos naturales y el medio ambiente para mejorar la calidad de vida y alcanzar el desarrollo sostenible del país y sus habitantes. Bienes y servicios: productos Usuarios: Población objetivo Impacto esperado,

36. Y cuales son los Productos (Bienes y Servicios)…que se les proveen Para lograr una formulación consistente de la misión QUE-PARA QUIEN, deben definirse cuales son los: PRODUCTOS ESTRATEGICOS , FINALES USUARIOS/ CLIENTES/BENEFICIARIOS

37. Productos Finales “Principal bien o servicio que la institución proporciona directamente a un usuario externo”

38. Productos Finales

39. La correcta identificación de los Productos Finales permite una posterior medición de sus costos, coberturas y resultados PI 1.1 PI 2.2 PI 4.1 PI 1.2 PI 3.1 PI 4.2 PI 2.1 PI 3.2 PI 4.3 A2.1.1,2 A1.1.1 A4.1.1 A3.1 A1.1.2 A4.1.2 A1.2.1 A3.2 A4. I I I I I I I I I I I I I I I USUARIOS EXTERNOS EVALUACION PRODUCTOS FINALES ESTRATEGICA U1 U2 U3 U4 Cuantos Productos a quienes Costo PF/I Resultado Intermedio Final- Impacto PF1 PF2 PF3 PF4 PRODUCTOS INTERM. OPERATIVA Costo PI/ PI/Nº Trabajadores Costos Insumos Nº de trabajadores

40. Usuarios Externos, Población Objetivo, Beneficiario • Usuarios externos: quien recibe directamente el bien o servicio • Población potencial corresponde a la población total que presenta la necesidad y/o problema que justifica el programa y por ende pudiera ser elegible para su atención • Población Objetivo: población que el programa tiene planeado o programado atender en un período dado de tiempo, pudiendo corresponder a la totalidad de la población potencial o a una parte de ella • Beneficiarios efectivos:son aquellos que están siendo o han sido atendidos por elprograma.

41. PRODUCTOS Gendarmería de Chile Vigilancia Atención Asistencia USUARIOS 1. Vigilancia Población Penal Familiares de la Población Penal… Sistema de Administración de Justicia Carabineros de Chile Policía de Investigaciones de Chile Antención Población Penal Beneficios de Salida al Medio Libre Apoyo a la reinserción post-penitenciaria Asistencia Población Penal Familiares de la Población Penal Población Egresada de los Centros Penales con Apoyo Post- Penitenciario Ejemplos de Productos Finales o Estratégicos

42. Productos Servicios de atención a la población penal Usuarios Población penal Penitenciaria y personal administrativo Beneficiarios Población penal, sociedad civil Policía penitenciaria y personal Del Sistema Penitenciario Ejemplos de Productos Finales o EstratégicosAdministración Penitenciaria

43. RAZON DE SER DE LA ENTIDAD, FIN, PROPOSITO MISION PROPOSITOS FUNDAMENTALES FUTURO, ESCENARIO DESEADO, COMO QUIERE SER LA ENTIDAD VISION ANALISIS DEL MEDIO EXTERNO E INTERNO OBJETIVOS ESTRATEGICOS QUE ESPERA LOGRAR LA ENTIDAD PARA CUMPLIR SU MISION MEDIOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS COMO ESTRATEGIAS PLAN ESTRATEGICO METAS o LINEAS DE ACCION PROYECTOS, PROGRAMAS, ACTIVIDADES CONCRECION DE LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS PRESUPUESTO MEDIDAS PARA ESTABLECER EL GRADO DE CUMPLI MIENTO DE LOS OBJETIVOS INDICADORES

44. Los Objetivos Estratégicos de una Institución… Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misión y orientaciones de las políticas. La definición de los objetivos permitirá seleccionar las estrategias y proyectos prioritariospara el mejoramiento de la organización y aprovechar las ventajas. Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a una pregunta esencial: ¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la misión?

45. Objetivos Estratégicos • Constituyen la base para el establecimiento de los indicadores que permitirán medir el avance de las acciones gubernamentales hacia los resultados.

46. OBJETIVOS ESTRATEGICOS • Su definición debe permitir identificar acciones en ámbitos de: • Productos estratégicos • procesos claves • cobertura • calidad • oportunidad del servicio, etc. “Mejorar, ampliar, rediseñar, optimizar, adecuar”

47. Cómo se redactan? • Señalar la expresión de logro, evidenciar un cambio o transformación que se esperan con las políticas a cargo de la Institución • Mejorar los estándares de competitividad, • Disminuir niveles de pobreza, • Mejorar los niveles de seguridad, etc. • Evitar los “esfuerzos” tales como “Contribuir”, “Fomentar”, “Procurar” (con excepción cuando se comparten resultados con otras instituciones) • La ciudadanía debe conocer hacia donde se dirigen los recursos asignados de la Institución en su globalidad • Deben responder a un problema social o aspecto relacionado con la misión

48. Para validar los ObjetivosEstrategicosesnecesariohacerlesunaLista de Chequeo…. • Es consistente con la misión de la entidad, expresa las variables asociadas a los resultados esperados en sus clientes, usuarios o beneficiarios (impacto, cobertura, calidad del servicio, entre otros). Se visualiza claramente que operacionaliza la misión y/o visión. 2. Es consistente con las Prioridades Institucionales 3. Permiten ser especificados en efectos o resultados deseados, susceptibles de revisar y evaluar.)

49. (Cont…) Lista de chequeo Objetivos Estratégicos.. • Es posible de traducir en objetivos específicos o metas y ser traducidos en tareas asignables a la organización. • Es factible de realizar en plazos determinados y con los recursos disponibles. • El conjunto de objetivosestratégicos de la Institución o el Programa (son suficientes), permitirálograrplenamente lo señalado en la Misión con eficiencia, eficacia y calidad (se lograránevaluarposteriormente los resultadosesperados

50. Tipo de Indicadores De Resultado Final o Impacto (Outcome) Dondelos resultadospueden ser producto de variasentidades Expresa un propósitocuyoresultadoafecta a la comunidad en general Misión Institucional Objetivo Estratégico Institucional Expresa un resultadoesperadorelacionado con un efecto de medianoplazoquecontribuye a la Misión Resultados finales e intermedios Los efectosmedidos se atribuyendirectamente al ámbito de atribución de la Secretaría a través de los Programasquetiene a su cargo RELACION ENTRE LA MISION, OBJETIVOS ESTRATEGICOS E INDICADORES 50