Hur kan jag bidra till systemets utveckling?

1. Hur kan jag bidra till systemets utveckling? Per Zettervall, Anders Mobjörk, VHS Katarina Eriksson Nastos, Lunds universitet Tor Fridell, Ladokkonsortiet

2. Varför ska man bidra? • Delaktighet och insyn i förvaltningsarbetet • Möjlighet att påverka, kunskap om hur man påverka • Återföring av kompetens till ”hemmaplan” • Att utveckla systemen ”tillsammans” ger det bästa slutresultatet • Kompetens kring lokala antagnings- och studiedokumentationsfrågor är nödvändiga i våra projekt • Egen utveckling

3. Överenskommelse om personresurser • Ersättning för lön samt lokal LKP • …+ 30% för kostnader lokalt (OH, arbetsplats mm) • Omfattning (50-80%) • Tidsperiod (beror på arbetsuppgift) • Kontaktperson på VHS finns ALLTID

4. Vad kan man jobba med? Systemtestare (NyA och Ladok) • Testa ny/ändrad funktionalitet • Överensstämmelse med krav • Inom projekt eller enskilda ändringar/rättningar • ”Djup” testning • Leds från Ladokenheten

5. Vad kan man jobba med? Acceptanstestare (NyA) • Testa av hela systemet inför leverans • Testa av samtliga ingående projekt och ändringar • Genomgång av hela antagningsprocessen • ”Bred” testning • Leds från VHS

6. Vad kan man jobba med? Kravsamordnare/utredare (NyA och Ladok) • Samla in, analysera och dokumentera krav • Förankra förslag på ny funktionalitet • Utreda förbättringsmöjligheter i system och arbetsprocesser • Leds från VHS (NyA) eller Ladokkonsortiet (Ladok)

7. Vad krävs? • Erfarenhet av handläggning i NyA/studieadministration i Ladok • Nyfikenhet och intresse av hur systemet fungerar och är uppbyggt • Utbildning och handledning ges fortlöpande • Erfarenhet av test, krav eller verksamhetsutveckling inom andra system är självklart också meriterande!

8. Intresserad? • Stäm av med din chef! • Kontakta någon av oss i NyA:s respektive Ladoks förvaltningar om du vill veta mer • Maila intresseanmälan till:per.zettervall@vhs.se (NyA) / jonas.brorsson@ladok.se (Ladok) • Ange vad du skulle vilja jobba med • Beskriv erfarenhet av antagning/studieadministration, systemförvaltning o.dyl.

10. ”Krava NyA”

11. Begreppet ”kravare” NyA är ett antal användningsfall (AF), även kallade krav Ett AF/ett krav beskriver hur viss funktion i expertklienten/på sökandewebben fungerar Genom ändring av ett AF/ett krav ändras funktionaliteten Begrepp kvar från projekttiden när fokus låg på systemutveckling Krava = ställa krav

12. Krav-VO • Också en virtuell organisation • Antagningsmänniskor från lärosäten/VHS uthyrda till VHS Systemförvaltning

13. Uppgiften i stort • Länk mellan verksamhet och programmerare • Gör systemet förståeligt för och anpassat till den bransch som använder det och till det regelverk som gäller för verksamheten • Två delar • Verksamhetsutveckling - vaska fram vad verksamheten behöver för systemstöd med hjälp av egen erfarenhet och i möten med verksamheten • Systemutveckling - skapa stöd i systemet – översätt verksamhetens behov till beställningar till leverantören (programmerarna)

14. Vilka är kravare? Antagningsmänniskor med olika erfarenhet inlånade till VHS Enhet för systemförvaltning - olika omfattning, olika perioder Från lärosäten Anders Arnebert (LU) Björn Nilsson (UU) Katarina Eriksson Nastos (LU) Ulrika Kristensson (LU) Från VHS Ina Hallström (VHS Produktionssamordning) John Evans (VHS Bedömning av utländska betyg) Jenny Forsling (VHS Enhet för antagningsproduktion)

15. Vilka arbetar vi med? Verksamhetsutveckling Ledning Förvaltningsledningen, VHS: Anders Mobjörk, Jessica Sedig, Kristina Leve Diskussionspartners Användargrupper (produktionssamordning, produktionsansvariga, produktionsansvariga särskilda processer (mastersantagning/internat. kurser m fl) Systemutveckling Ledning Produktansvarig LADOK-enheten, UmU: Patrik Jonasson Diskussionspartners Analysresurs (utvecklare) Andra kravare

16. Hur jobbar vi tillsammans? Verksamhetsutveckling (med VHS) Telefonmöte en gång i veckan Livemöte en gång per månad (vanligen i Sthlm) Produktansvarig Ladokenheten Systemutveckling (med LADOK-enheten) Chatt, e-post, telefon Möten mestadels inom projekt

17. Systemutvecklingsarbetet Basförvaltning Smärre ändringar här och där, ex tydligare benämning på en knapp Även lite större saker, ex uppdatera antagningstal från utbildningsdatabas (ver 9). Projekt Större ändringar, nyutveckling för smidigare process eller p g a tvingande regelverk. Exempel projekt för smidigare process – undantagsmodell (ver 8) Tvingande projekt för att stödja ändrat regelverk, stöd för HF2010 Två roller Kravsamordnare - skapar gemensam målbild (verksamhetsprocessdok) Kravare - kravar enligt beställningar inom projektet

18. Verksamhetsutvecklingsarbetet Behovsanalys - undersök behov i verksamheten av en tänkt ändring Förstudier Processförbättrande Vad behövs det för stöd för att förbättra en viss process? Hur ska stödet se ut? Regelstödjande Vad behöver det finnas stöd för? Frågor till BHG, SUHFs Expertgrupp Hur ska stödet se ut? Fånga krav i verksamheten (möten/samtal) Med mera

19. Vem söker vi? Antagningspersoner från lärosäten med erfarenhet av antagningsarbete i NyA, helst hela antagningsprocessen Endast på lärosäten finns vissa processer nära, kurs inom program, avancerad nivå, sen anmälan. Intresserad av att förbättra antagningsverksamhet genom att utarbeta systemstöd för ingående processer (verksamhetsutveckling) systemets uppbyggnad och utvecklingsmöjligheter (systemutveckling)

20. Vad behöver man kunna? Erfarenhet viktigast Lyhördhet (kontakt med användarna) Analytisk förmåga (kontakt med utvecklarna) Vad man lär sig efterhand Systemutveckling Utbildning i hantverket att hantera en beställd ändring Löpande handledning Verksamhetsutveckling Externa utbildningar Genom att delta i verksamhetsutvecklingsaktiviteter

21. Omfattning? Ju högre omfattning desto mer insatt blir man Flera med dålig erfarenhet av 50/50 svårt få det gå ihop känns inte som att man gör ett bra jobb varken här eller där kan blir mer än 100%

22. Varför ställa upp? Den som blir kravare Insyn ger idéer om möjliga ändringar Möjligt att lyfta frågor Får arbeta med problemlösning Den som lånar ut en medarbetare Ökad insyn Möjligt få upp frågor på bordet