KULTURÁLIS PROJEKT CIKLUS MENEDZSMENT IV. modul Nyertünk – Hogyan tovább?

1. KULTURÁLIS PROJEKT CIKLUS MENEDZSMENTIV. modulNyertünk – Hogyan tovább?

2. Projektkezdés • Támogatási szerződés hatályba lépésének dátuma • Támogatási szerződés aláírásának dátuma • „Projekt megvalósításának kezdő időpontja nem lehet későbbi, mint a tervezett időponttól számított három hónap.” Tervezett időponttól eltérés: jelentés köteles

3. Előleg igénylése Minden kedvezményezett – jogszabályi kivételtől eltekintve, illetve a 281/2006. (XII. 23.) Korm. rendeletben előírt biztosítékok nyújtása mellett – a támogatási szerződés megkötését követően, 3 hónapon belül, az első kifizetési kérelem benyújtását megelőzően igényelhet előleget a PÁLYÁZATI ÚTMUTATÓ D7. pontjában (Előleg igénylése) meghatározottaknak megfelelően. Az előleg összegével történő elszámolás módja megegyezik az utófinanszírozás módjával, azaz a kifizetés igazolása számlával, vagy egyéb gazdasági eseményt hitelesen igazoló bizonylattal történik. Az elszámolás részletes feltételeit a Tájékoztató levél a Pénzügyi elszámoláshoz (Támogatási Szerződés melléklete – Pénzügyi elszámolás részletes szabályai) tartalmazza.

4. Támogatási Szerződés Módosítása

5. A módosítási igény lehet: • Műszaki-, szakmai tartalom változás; • Költségvetés változás; • Monitoring mutatók értékeinek változása, egyéb szerződéses vállalások módosítása; • Projektgazda változása: • Egy kedvezményezett által megvalósított projektek; • Konzorciumi formában megvalósított projektek; • Projektmegvalósítás kezdetének-, határidejének-, időtartamának módosítása; • A projekt egyéb paramétereinek változása;

6. Megválaszolandó A módosítás hatása a projekt célhierarchiájára: • Pozitív; • Semleges; • Negatív; A változtatási igény felmerülése: • Kétfordulós és kiemelt eljárásrend esetén, a két forduló közötti projektfejlesztési szakaszban; • Támogatói döntés meghozatala és a támogatási szerződés megkötése között; • Támogatási szerződés megkötését követően a projektmegvalósítás időszakában; • Projektfenntartási időszakban;

7. „Felróhatóság”- azaz ki a felelős? Eldöntendő: • Előre látható, tervezhető körülmény miatt következett-e be a változás? 2. Projektgazdának felróható-e a módosításra okot adó körülmény bekövetkezése?

8. A kérelem elbírálási alapelveka) Teljes helyzetfeltárás. Nincs tipikus eset – a döntés projektszinten, egyedileg mérlegelve; A módosítási kérelem: • nem változtathatja meg a projekt alapvető célját; • nem irányulhat jogosultsági feltételre; • nem érintheti negatívan az értékelési feltételeket; • nem lehet ellentétben az eredeti belső korlátokkal; • nem kerülhet jóváhagyásra, HA előre látható, tervezhető lett volna!! Kivételek: • a kétfordulós és kiemelt eljárásrend projektfejlesztési szakaszában végrehajtani kívánt módosítások, • a nem negatív irányú változások; • az alapvető célokat elősegítő ésszerűsítés;

9. A kérelem elbírálási alapelvekb) A TSz-t negatívan érintő módosítási igény nem kerülhet jóváhagyásra, HA a projektgazdának felróható okból merült fel; Konzorciumnál (általában) projektszintű az értelmezés; A pályázat benyújtásától a fenntartási időszak végéig (életút) érvényesek; Az 1083/2006/EK rendelet 55. cikke szerinti jövedelem-termelő projektek esetén: • közgazdasági költség-haszon elemzés mutatóinak a támogathatósági feltételeknek továbbra is meg kell felelniük, • Megvalósíthatósági tanulmányban kiválasztottól eltérés - bizonyítani, hogy az új változat megvalósítása a legmegfelelőbb.

10. 1. A projekt(elem) műszaki, szakmai tartalmát meghatározó, a TSz-ben rögzített dokumentumok A beadott pályázat teljes anyaga a TSZ elválaszthatatlan része! Építés - tervrajzok, engedélyek, műszaki leírás, helyszínrajz, alaprajz, tervezői költségbecslés; Szolgáltatás - a TSz mellékletét képező pontos feladatleírás, a költségvetés szöveges indoklása, megkötött szerződés, a költség-vetés szolgáltatási elemei alátámasztása; Eszközbeszerzés - tételes eszközlista, szállítólevél, megkötött szállítási (keret)szerződés, eszközök darabszámának feltüntetésével, költségvetés beszerzési elemei alátámasztása; Egyéb eset – releváns dokumentumok;

11. Variációk a „műszaki tartalom” témára a) Műszaki tartalom növekedés: Lehetséges, HA - illeszkedik a projekt eredeti céljához, DE a megítélt támogatás nem növelhető; Műszaki tartalom csökkenés - funkcionálisan csak részben egyenértékű műszaki, szakmai megoldással történő kiváltás Lehetséges, HA - a módosítás oka jogszabályváltozás, hatósági előírás, vagy a projektgazdának nem felróható esemény. ÉS megfelelőségét a teljesítéséért felelős – személy vagy szervezet (pl. tervellenőr, műszaki ellenőr) igazolja . Az elszámolható költségek összegét is arányosan csökkenti kivéve, ha egyéb útmutató, állásfoglalás ettől eltérően rendelkezik.

12. Variációk a „műszaki tartalom” témára b) Helyettesítő módosítás: Lehetséges, HA- legalább olyan paraméterekkel bír, mint a hatályos (tartósság, funkció, élettartam, terhelhetőség, kapacitás, stb.) ÉS • oka jogszabály-változás, vagy (szak)hatósági előírás, • célja a fejlesztés szempontjából összességében költséghatékonyabb megoldás alkalmazása, vagy • ha nem romlanak a vállalt output- és eredmény indikátorok.

13. Variációk a „műszaki tartalom” témára c) Ha a projekten belül megtakarítás képződik – NEM használható fel a műszaki tartalom növelésére, KIVÉTEL: Ha a növeléssel a pályázat pontszámmal értékelt indikátorok és/vagy kulcsindikátorok is arányosan nőnek – DE nem jelenthet új tevékenységet; HA jogszabályi, (szak)hatóság írja elő, ÉS kapcsolódik a projekt alapvető célja(i) teljesüléséhez; HA a műszaki, szakmai tartalom növelése pótmunkának felel meg. 191/2009. (IX.15.) Korm. rendelet alapján

14. 2. Költségvetésben bekövetkező változás a) Projektszintű költségnövekedés: Kizárólag kétfordulós és kiemelt eljárásrend esetén, a 2. fordulós megelőzőenlehetséges – az önrész terhére Az első fordulóban előzetesen a teljes projektremegítélt támogatás összege nem növekedhet - a támogatás intenzitás csökken. A maximális egységárak, fajlagos költség, a költségvetésre vonatkozó belső korlátok, limitek - változatlanok. Egyéb esetekben a projektszintű elszámolható összköltség növelése nem lehetséges - A támogatás intenzitása nem változhat. Projektszintű költségcsökkenés☺ Átcsoportosítás- HA célja áfakulcs-változás miatt felmerült költségnövekmény finanszírozása fordítják.

15. 2. Költségvetésben bekövetkező változás b) HA a projekt tervezett elszámolható költségei csökkennek, a támogatási összeg is arányosan csökken, DE a TSz megkötése után a belső korlátokat túllépni CSAK költségmegtakarítás esetében lehetséges. Projekten belüli költségátcsoportosítás: HA - projekt szakmai megfelelőségéhez, üzembe helyezéséhez, használatához szükséges, illetve jogszabály, (szak)hatósági előírás- változás támasztja alá. ÉS/VAGY műszaki, szakmai tartalomnövelés – DE a pontszámmal értékelt indikátor(ok) mértékének is nőnie kell. NEM lehet új, a költségvetésében nem szereplő költségtípus, KIVÉVE jogszabályváltozás vagy (szak)hatósági előírás miatt ÉS megfelel az alapvető céloknak.

16. 3.Szerződéses vállalások (monitoring mutatók, indikátorok, horizontális szempontok) módosítása a) Pozitív változás – nem gond : ☺ De többlet forrás nincs – így az önrész terhére (nyilatkozat), vagy projektelem-szintű megtakarítás átcsoportosításával. Számszerűsíthető vállalások csökkenés – probléma:  • output- és eredményindikátorok bármelyike 25%-ot, • kulcsindikátorok 10%-ot (TSZ melléklet) meghaladó kedvezőtlen változása, arányos támogatás csökkenés! Az indikátorok 50%-ot elérő változása a TSz–felbontása, szabálytalansági eljárás!

17. 3.Szerződéses vállalások (monitoring mutatók, indikátorok, horizontális szempontok) módosítása b) NEMszámszerűsíthető vállalások csökkenés –    A TSZ felbontása - HA az a projekt céljával részben vagy egészben ellentétes - KSZ megítélése! Horizontális szempontok – max. 5+5 pontok adtak rá! Fontos, amire pontoztak (értékelésre kerültek) – TSZ melléklet. Ha nem pontoztak – legalább két–két szempont vállalása kötelező (Ld. Általános Feltételek, ill. Pályázati útmutató) Többlet vállalás esetén ☺ – nyilatkozat – mit, mikor, mennyivel?

18. 4. Projektgazda változása a) a) Egy kedvezményezett által megvalósított projekt Teljes, vagy részleges jogutódlással, a TSz-ben rögzített valamennyi kötelezettség átvállalásával, illetve átruházásával. Jogutódlás: • Államháztartási körbe tartozó (ún. public*) szervezetek közötti, jogszabály, szerződés alapján létrejövő „projektátadás” – szerződés keretében; • Nem public szervezetek közötti jogutódlást a vonatkozó jogszabályok szerint. 1997. évi CXLIV. Törvény a gazdasági társaságokról „Public” kedvezményezett nem adhatja át a projektet nem „public” kedvezményezett részére. Az új projektgazdának meg kell felelnie a pályázati kiírásban meghatározott valamennyi feltételnek.

19. *Public szervezetek Építési beruházásra, az árubeszerzésre és a szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződések odaítélési eljárásainak összehangolásáról szóló 2004/18/EK irányelv 1. cikk (9) szerinti ajánlatkérő szervet "Ajánlatkérő szerv": az állam, a területi vagy a települési önkormányzat, a közjogi intézmény, továbbá az egy vagy több ilyen szerv, illetve közjogi intézmény által létrehozott társulás; "Közjogi intézmény" minden olyan intézmény, a) amely kifejezetten olyan közérdekű célra jött létre, amely nem ipari vagy kereskedelmi jellegű; b) amely jogi személyiséggel rendelkezik; valamint c) amelyet többségi részben az állam, vagy a területi vagy a települési önkormányzat, vagy egyéb közjogi intézmény finanszíroz; vagy amelynek irányítása ezen intézmények felügyelete alatt áll; vagy amelynek olyan ügyvezető, döntéshozó vagy felügyelő testülete van, amely tagjainak többségét az állam, a területi vagy a települési önkormányzat, vagy egyéb közjogi intézmény nevezi ki.

20. 4. Projektgazda változása b) b) Konzorciumi formában megvalósított projekt Tagok cseréje, új tag bevonása, kilépése lehetséges, HA: • nem változik a projekt alapvető célja, • az új tag is megfelel a pályázati kiírás feltételeinek – dokumentumok!! • konzorciumvezető kilépése előtt - átadás-átvétel, • kilépés esetén nem változik a konzorcium pályázat benyújtására vonatkozó jogosultsága + HR megfelelés a menedzsmentre • kilépés esetén - a tag igazolja, hogy vállalt kötelezettségeinek teljesítésére, KÜLSŐ körülmény folytán nem képes, • kizárás esetén - a vezető igazolja, hogy a tag tevékenysége, működése a projekt megvalósítását akár pénzügyi/szakmai szempontból veszélyezteti, • csere nélküli tagbevonást indokolni.

21. 4. Projektgazda változása c) c) Vegyes esetek Lehetséges módosítások • Eredeti állapot: konzorcium – Új állapot: egy kedvezményezett • Eredeti állapot: egy kedvezményezett/pályázó – Új állapot: konzorcium • Eredeti állapot: konzorcium – Új állapot: társulás • Eredeti állapot: társulás – Új állapot: konzorcium - indokolás.

22. A konzorcium és a társulás Egy magánjogi szerződés, amelynek a tartalmát a felek szabadon alakíthatják. Vita esetén a 1959. évi IV. törvény (Ptk.) XLVI. fejezet 568.§-578.§ ú.n. szabályzott Polgári Jogi Társaságra (PJT) vonatkozó szabályai alapján kell eldönteni. Kétféle konzorcium- vagyonegyesítő és koordinatív. A vagyonegyesítőnél a felek, gazdasági tevékenységet is igénylő közös céljuk elérése érdekében együttműködnek és az ehhez szükséges vagyoni hozzájárulást közös rendelkezésre bocsátják. Kockázatközösség - PJT A koordinatív vagyoni hozzájárulás nélkül is működik.Nincs kockázatközösség - Ptk. Társulás A 2004/18 irányelv 4.cikkely 2) „Gazdasági szereplők csoportjai (társulás) is tehetnek ajánlatot, illetve jelentkezhetnek részvételre. E csoportok számára az ajánlatkérő szervek nem írhatják elő, hogy meghatározott társasági formát hozzanak létre az ajánlattétel, illetve a részvételre jelentkezés benyújtása érdekében, azonban a kiválasztott csoporttól, miután a szerződést elnyerte, ez megkövetelhető annyiban, amennyiben ez az átalakulás a szerződés megfelelő teljesítéséhez szükséges.”

23. 4. A változások pénzügyi vonatkozásai Az eredeti kedvezményezett költségei akkor számolhatók el, ha a bizonylatokon szereplő fizikai teljesítés dátuma korábbi, mint projektátadó dokumentum. Az új kedvezményezett költségei csak ezek után! Beruházás bekerülési értékének részét képező költségek: az új kedvezményezettnek kell a fejlesztést aktiválnia, és a könyveiben nyilvántartania. Állami tulajdonú fejlesztések – kivétel!

24. 5. A megvalósítás kezdetének módosítása • HA a kezdési időpont a TSz-ben rögzített kezdési időpontnál korábbi, DE a TSz-kötésnél későbbi - változás-bejelentés • HA a kezdési időpont a TSz-i kezdési időpontnál ÉS a TSz-kötésnél is korábbi, - TSz-t módosítás DE pályázati feltételek, • HA a TSz-ben rögzített kezdési időpontnál a kezdés ≤három hó - változás-bejelentés, >három hónap - TSz módosítás + ütemezés-, pénzügyek Ha a pályázati feltételek nem teljesíthetők ELUTASÍTÁS, szerződésbontás!!

25. 5. A megvalósítás időtartamának módosítása Mérvadó az útmutató - (projekt megkezdéstől, de legkésőbb TSz-kötéstől számított X – általában 24 hónap); HA a projekt a TSz-kötést megelőzően megkezdődött, Jóváhagyható - HA a megvalósulás Σ<24 hónap (TSz); A Σ 24 hónapon túli kérés csak kivételesen indokolt esetben ÉS programszinten nem ütközik - N+2/N+3.

26. 6. A változásokról általában A módosítási igényeket a 16/2006. (XII. 28.) MeHVM-PM együttes rendeletben foglaltak szerint kell benyújtani, 17. § (2) e) pontja szerint (majdnem mindent) lényeges jellemző változásának tekintünk HA azok nem (2) a)-d) pontjai. + KSz és egyéb konkrét pályázati útmutatók, szabályzatok, Bizonytalanság esetén -KÉRDEZZÜK MEG a KSz-t! „A projektgazda kérelmében köteles a helyzetet teljes körűen bemutatni, az útmutatóban foglalt valamennyi szempontból megvizsgálva, feltárva a módosítás lehetséges következményeit”

27. Változás-bejelentés Nem minősül szerződésmódosításnak Minden olyan változás, amely nem esik a 17. § (2)pont a-d felsorolás körébe, tipikusan : • a szerződés teljesítésével összefüggő adminisztratív okokból • szükséges változások, pl. adatváltozás, ezen kívül személycserék, • költségvetést érintően a 20%-ot meg nem haladó változások, HA írásban, a változást követő 8 napon belül értesíti a KSZ-t. A bejelentés - változás-bejelentő formanyomtatványon ! A 20%-os változás kumulált - TEHÁT a költségvetést érintő módosítások esetében, minden 20%-ot el nem érő változást, az előzőkhöz hozzáadva kell számítani! HA együttesen több mint 20% - Szerződés módosítás

28. Módosítások folyamata - változásnál JAVASOLT  előzetes (e-mailes egyeztetés): elküldeni az a kérelmet (VB és SZM kérelem forma), HA költségvetést is érint, a változáskövető XLS is Elbírálják változásbejelentés/szerződésmódosítás Mindkét esetben hiánypótolható  elektronikusan Amennyiben jóváhagyás: az aláírt változásbejelentőt postai úton is el kell küldeni …és levélben hagyják jóvá (elektronikusan és postai úton) 2010-ben!! http://papirorszag.wordpress.com/

29. Releváns Jogszabályok EU jogforrás:1083/2006 EK rendelet Magyar jogforrások: 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről; 16/2006. (XII.28.) MeHVM-PM együttes rendelet a 2007-2013 időszakban az ERFA-ból, az ESzA-ból és a KA-ból származó támogatások felhasználásának általános eljárási szabályairól; 255/2006. (XII. 8.) Korm. rendelet a 2007-2013 programozási időszakban az ERFA-ból, az ESzA-ból és a KA-ból származó támogatások felhasználásának alapvető szabályairól és felelős intézményeiről; 281/2006. (XII.23.) Korm. rendelet a 2007-2013. programozási időszakban az ERFA-ból, az ESzA-ból és a KA-ból származó támogatások fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési rendszerek kialakításáról;

30. Támogatási Szerződés módosításának gyakorlata

31. Támogatási Szerződés módosítása Kezdeményezheti Kedvezményezett, illetve a IH/KSZ A Támogatási szerződés kedvezményezetti kérésre az alábbi módokon változhat: Változás bejelentés Szerződésmódosítási kérelemmel A szerződés csak akkor módosítható, ha a projekt a módosított feltételekkel is támogatható lett volna!

32. Támogatási Szerződés módosítása HA a projekt elszámolható költségeinek 20 százalékát meghaladó mértékben változik a költségek költségkategóriák szerinti bontása a támogatás értékének 20 százalékát meghaladó mértékben változik a költségek évek szerinti bontása 10 százalékot meghaladó mértékben csökken a számszerűsített célok értéke a projekt befejezése 3 hónapot meghaladóan késik változik a projekt bármely egyéb, a célkitűzéseket befolyásoló lényeges jellemzője az eredeti támogatási szerződésben rögzített bármely indikátor értékének várható teljesülése nem éri el a célérték 90 %-át tartalék felhasználás kérése

33. Szerződésmódosítás menete Kedvezményezett kérelmére • Kérelem benyújtása Közreműködő Szervezet felé indoklással, kérelmet alátámasztó dokumentumokkal, igazolásokkal, módosult mellékletekkel stb. • 30 napon belül Közreműködő Szervezet megküldi a Támogatási Szerződés módosítás tervezetét, vagy az elutasítást és annak indoklását (hiánypótlás nem számít bele) • Kedvezményezett 15 napon belül a Támogatási Szerződés módosítását cégszerűen aláírva megküldi a Közreműködő Szervezet részére