Så går det till att göra affärer med Umeå kommun

1. Så går det till att göra affärer med Umeå kommun

2. Upphandlingsbyrån Upphandlare Göte Jacobsson gote.jacobsson@umea.se 16 15 61 070-514 67 66 Jan Lundberg jan.lundberg@umea.se 16 15 71 070-326 71 11 Pia Wangbergh pia.wangberg@umea.se 16 15 65 070-695 01 81 Anders Westman anders.westman@umea.se 16 15 75 070-550 53 21 Sven Bohlin sven.bohlin@umea.se 16 11 30 070-534 86 69 Pontus Lundström pontus.lundstrom@umea.se 16 15 62 070-690 15 62 Anders Hugosson anders.hugosson@umea.se 16 15 64 070-611 12 01 Sofia Jonsson sofia.jonsson@umea.se 16 15 63 070-646 15 63 Upphandlingsassistent Ann-Christine Oscarsson ann-christine.oscarsson@umea.se Tjänstledig Upphandlingschef Egil Nylén egil.nylen@umea.se 16 15 70 070-316 15 70

3. Upphandling allt viktigare… • Leverantörer • Uppdragsgivare • Beställare • Samverkanspartners • Massmedia • Politiker • Domstol • Allmänhet

4. Umeå kommun • Köper varor, tjänster och entreprenader för ca 2 miljarder per år • Kommunens upphandlingsbyrå har 10 anställda • Köper från ca 5000 företag/år (ca 60 % i Umeå, ca 70% i Norrland) • Intresset från utländska företag är mycket litet • Samordnar upphandlingar med kommunala bolagen samt kranskommuner

6. Samverkan med andra myndigheter/enheter • Kommuner inom Umeregionen • Kommunala bolagen • Region Västerbotten • Andra kommuner inom Västerbotten

7. De gemenskapsrättsliga principerna • Likabehandlingsprincipen - Alla leverantörer ska behandlas lika, uppfylla samma krav, ej favorisera kända företag • Principen om ickediskriminering - Inte särbehandla företag/produkt beroende på nationalitet, geografisk läge m.m. • Transparensprincipen - Upphandlingen ska präglas av öppenhet och förutsägbarhet. Det ska klart framgå vilka krav som ställs och hur anbuden värderas • Proportionalitetsprincipen - Kraven måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas • Principen om ömsesidigt erkännande - Intyg mm som utfärdats av behörig myndighet i annat medlemsland godtas även här

8. Upphandlingsregler finns till för att: • konkurrensen mellan företagen ska utnyttjas till nytta för skattebetalarna och samhällsekonomin. • företagen ska ha lika förutsättningar att konkurrera • ageranden som begränsar konkurrensen ska undanröjas • det företag som säljer de efterfrågade varorna och tjänsterna mest förmånligt ska vinna.

9. Styrande regler • EU-direktiv • EG-rättsliga principerna • LOU • LUFS • LOV • Förvaltningslagen • Kommunallagen • Avtalslagen • Köplagen • Sekretesslagen • Interna regler

10. Lagen (2007:1091)om offentlig upphandling (LOU) • Klassisk sektor – försörjningssektorerna • Tröskelvärden • Upphandlingsformer • Utvärderingsformer lägst pris, ekonomiskt mest fördelaktiga • Regler om annonsering • Regler om anbudsöppning -för sent inkommet anbud får inte tas upp till prövning • Anbudsutvärdering/tilldelningsbeslut • Underrättelse + 10 dagar - skälen för valt anbud • Upphandlingskontrakt - avtal, beställning • Överprövning/skadestånd

11. Behovsanalys • Utgå från de behov som finns! • Vad? • Hur? • När? • Varför?

12. Vad skiljer den offentlige köparen mot den private köparen • Den offentlige köparen: • måste veta precis vad den vill ha INNAN denne går ut och köper • har oftast längre beslutsprocess • är i större utsträckning bunden vid överenskommelsen vid köpet • har oftast ”ögonen” på sig vid affärsöverenskommelser • måste ta hänsyn till LOU – (positivt/negativt??)

13. Anskaffningsprocessen Anbudsinbjudan Förfrågningsunderlag MBL Anskaffningsbeslut Upphandlingen offentliggörs (annons) Investeringskalkyl Anbudstid Marknadsanalys Anbud inkommer Behovsanalys/Tidplan Nulägesanalys Leverantörsprövning Nytt behov/ Återanskaffningsbehov Anbudsprövning Användning/ Förbrukning Fakturering/ utbetalning Anbudsutvärdering MBL Leveransgodkännande Tilldelningsbeslut Leverans Avtal sluts Tilldelningsmeddelande

14. LOU:s regler om förfrågningsunderlag • Definition i 2 kap. 8 §”Med förfrågningsunderlag avses sådant underlag för anbud som upphandlande myndighet tillhandahåller leverantör” • Detta innebär att underlaget ska vara • Klart och tydligt • Förutsebart och öppet • Öppet för konkurrens • Lika förutsättningar för alla • Samtliga krav skall finnas med

15. Prövning av att kraven på varan/tjänsten uppfylls. Prövning av att kraven på leverantören uppfylls. Anbud/ Ansökan Prövning och utvärdering av anbud 1. Anbudsgivare 2. Anbud 3. Anbuds- utvärdering K O N T R O L L Utvärderings- Metod?  Lägsta pris  Ekonomiskt fördelaktigaste anbud Nej Nej

16. Upphandlingsbyråns roll • Upphandlingsprocessen • Upphandlingsjuridiken • Dokumenthanteringen • Sekretesshantering • Affärsrelation • Rådgivare • Efterlevnad av policy och regler • Samordning • Utbilda/informera om upphandlingsregler • Domstolsprocesser

17. Upphandlingsorganisation • Ser till att de som berörs av upphandlingen är representerade • Tillför erforderlig kompetens • Olika typer av upphandlingar kräver olika gruppsammansättningar • Utser lämplig projektledare • Kunskap om regelverket (LOU) ska finnas • Sekretessfrågor gås igenom • Ser till att ansvarsfördelningen är tydlig

18. Att tänka på vid anbudsgivning • Läs igenom förfrågningsunderlaget noggrant - Läs gärna fler gånger. Om möjligt att fler på företaget läser förfrågan, gärna med olika kompetenser. • Jämför om efterfrågad vara/tjänst stämmer med eget produktsortiment - Svara på vad som efterfrågas och inget annat • Kontrollera tidigare avtal/beställningar - Försök att ta reda på så mycket som möjligt om tidigare leveranser/avtal • Gå igenom kvalificeringskraven • Gå igenom skall-kraven • - Uppfylls kraven? Är kraven relevanta, om inte, påtala detta för köparen! • Varje skall krav måste vara uppfyllt

19. Att tänka på vid anbudsgivning • Läs igenom utvärderingskriterierna - Är det rangordnat eller viktat. Vad värdesätter köparen mest? • Begär förtydligande - Om något är oklart begär förtydligande, fråga hellre en gång för mycket än för lite • Ta upp felaktigheter och missar i förfrågningsunderlaget så fort som möjligt • - Genom att informera om ev. felaktigheter i förfrågningsunderlaget i ett tidigt skede finns möjlighet att rättelse kan genomföras. • Ha förståelse för att köparen har mindre kunskap än säljaren om varan/tjänsten som skall upphandlas.

20. Att tänka på vid anbudsgivning • Följ anvisningarna för anbudets utformning • - T ex: vilket media som anbud skall lämnas, antal exemplar, sätt att lämna anbud • Kontrollera att inget skallkrav är missat • - Om ett enda skallkrav är missat skall anbudet förkastas • Glöm inte underteckna anbudet • Tänk på att alla handlingar blir offentliga • Låt någon kontrolläsa anbudet innan inlämning • Lämna anbud i god tid

21. Vanliga missar i anbud • SKV 4820 inte med eller korrekt ifylld • Anbudet inte undertecknat • Anbudet inte undertecknat av behörig person • Ej efterfrågad information med i anbudet • Pris lämnas inte enligt anvisningar • Reg.bevis och/eller årsredovisning saknas • Referenser anges på ett felaktigt sätt • Standardtexter från företagets mallar, vilket gör att uppgifter saknas eller är felaktiga • Reservationer mot bl a skallkrav • För sent inkomna anbud

22. Bra länkar… www.e-avrop.com/umea www.allego.se www.opic.se www.kkv.se www.upphandlingsstod.se

23. Utbildning - seminarier Inbjudan under Q1 2011 • Halvdags alt. heldagsutbildning för leverantörer • Seminarium • Branschinriktade workshops Återkommande • Informationsträffar 3-4 ggr/år Alltid • Välkommen att besöka oss i Stadshuset/Grindstugorna