Werken in projecten

1. Werken in projecten

2. Agenda • Inleiding • CMM 2: Doelstelling OBV/ISO • Afbakening • Projectgebonden processen: • Requirements vaststellen en beheren • Besturen projectactiviteiten • Kwaliteit in project • Beheer van documenten en productstromen • Projectuitvoering • Gedrag • Consequenties voor project • Afsluiting

3. InleidingNiks nieuws onder de zon? vanimplicietnaarexpliciet vanvrijblijvendnaargedisciplineerd vanzeggennaardoen

4. Inleiding Gehoord ... “Een projectdossier is overbodig zolang er geen meningsverschillen ontstaan tussen de aan het project deelnemende partijen” “Er zijn omvangrijke projecten waarvan de oorspronkelijke opdrachten en planningen niet meer beschikbaar zijn. Dit heeft als voordeel dat nooit bewezen kan worden hoe erg het project uit de hand is gelopen”

5. Inleiding … over standaards ... “Standaards passen we alleen toe als we niets anders meer te doen hebben” “Onze project is veel te uniek voor de standaards. Wij hebben niets aan die handboeken”

6. Inleiding … over projectprocedures ... “Voortgang is de vermindering van de hoeveelheid te realiseren werk” Hoe stelt een programmeur zijn prioriteiten: 1. Hij lost de problemen op die hij leuk vindt 2. Hij lost de problemen op die gemakkelijk zijn 3. Hij begint aan een stuk nieuwbouw

7. Inleiding … over kwaliteit . “Kwaliteit bereik je door goed de fouten te herstellen na het testen en tijdens de nazorg” “Zorg voor kwaliteit betekent veel controles, extra werk en bureaucratie”

8. CMM-2Ook voor ons project • Toepassen processen uit de handboeken • Meten is weten • self assessment • quick assessment • full assessment

9. Afbakening Afdelingshoofd Programmamanager Contracteigenaar Contractmanager Q-borger 2-de echelon Opdracht Decharge PvA Rapportage Projectteam Projectleider Teamcoordinator klant

10. AfbakeningProjectopdracht (oud) “De opdrachtgever” Jan, kijk jij eens 3 weken of we in de toekomst beter een boormachine kunnen gebruiken dan een schroevendraaier ! “Jan” De opdrachtgever heeft nu bereikt dat Jan 3 tot 8 weken uit beeld is en - naar we hopen - aan het werk.

11. AfbakeningProjectopdracht (nieuw) Jan, ik wil over 3 weken weten hoeveel tijd we besparen als we deze boormachine inzetten i.p.v. een schroevendraaier. Je mag er 20 uur en 650 euro aan besteden. Maak een conceptplan van 2 A4-tjes die we morgen om 11 uur doornemen. “De opdrachtgever” “Jan” De opdrachtgever krijgt waarom hij vraagt. De opdrachtnemer moet om een duidelijke opdracht vragen.

12. AfbakeningONZE projectopdracht

13. Projectgebonden processenDoel Via herkenbare & herhaalbarestappen zorgen dat met deklant afgesprokenresultatenworden geleverd, met de afgesprokenkwaliteitwaarbij de uitvoering blijft binnen de afgesproken gelden tijd kaders.

14. Projectgebonden processen: fasering en samenhang “Afspraken schriftelijk vastleggen” project opdracht 2. Inrichten 1. Voorbereiden plan van aanpak bijstellen Producten sturing 3. Uitvoeren 4. Besturen voortgang Projectdossier 5. Afronden

15. Projectgebonden processenAgenda na de pauze • Requirements vaststellen en beheren • Besturen projectactiviteiten • Kwaliteit in project • Beheer van documenten en productstromen • Projectuitvoering

16. Requirements vaststellen en beherenDefinitie Tussen opdrachtnemer en klanten schriftelijk overeengekomen resultaat, kwaliteit v.h. resultaat en de wijze waarop dit tot stand komt.

17. Requirements vaststellen en beherenDrie soorten PdP / IBN Overig FPC Acceptant Ontwerp Klant- Requirements Specificaties Requirements Maak- proces Ontwerp- spec's fase N-1 Ontwerp- spec's fase N ING Project Klanten organisatie Sec DNB Systeem testomgeving SLA Meetbare Acceptatie criteria OBV Ontwikkel- standaards Arch. IAD

18. Requirements vaststellen en beherenBelang van goede requirements Wat de consultant adviseerde Wat de ingenieur ontwierp Wat Inkoop bestelde Hoe de gebruikers het aanpasten Wat de verkoper leverde Wat werd gevraagd

19. Requirements vaststellen en beherenOnderhoud Klant Req. Document Start Requirements Document Goedgekeurde Change Requests Ontwerp- Proces Nieuw Requirements Document Voor klant be- langrijke ont- werpbeslissingen DS t/m FDO

20. Requirements vaststellen en beherenChange Request procedure • Bij wijziging op alle requirements • Altijd een impactanalyse uitvoeren • Afstemmen met alle betrokkenen • Een change request kan betrekking hebben op: • het contract en / of • een of meer onderliggende projecten (interne realisatie of uitbesteding) • Alle CRs worden goedgekeurd door het CtM-Team • Alle CRs worden beheerd door de Contractmanager • De Contractmanager houdt het CR-statusoverzicht bij

21. Besturen projectactiviteitenEssentie • Door CtMr goedgekeurd PvA/planning • Commitment: binnen project en extern • Continu inzicht in status / restplanning • Voorzichtigheidsprincipe: • Negatieve (potentiële) afwijking direct melden • Positieve afwijking pas als deze zeker is • Periodieke voortgangsrapportage t.o.v. goedgekeurde PvA/planning • CR leidt tot bijstelling PvA en/of planning • Projectmedewerker cruciaal voor besturen

22. Besturen projectactiviteitenProcescyclus Planning opdracht normen Afsluiting begroting evaluatie stand rapportage planning opname voortgang Tijdverant- woording Tracking & Oversight PvA Q-registratie Budgetuitputting

23. Besturen projectactiviteitenDe weekstaat

24. Besturen projectactiviteitenOverzicht producten 1. Planning voorbereiden 2 Klant Req. Doc. 3. RisicoFactSheet 4. Financiële Kaders 5. Tijd kaders 6. Inzetafspraken 7. Project Opdracht 8. Planning Inr. Project 9. Projectbegroting 10 Startdoc. Kost.beh. 11 Initiële planning 12. PvA Q-hoofdstuk 13. Afspr. Infrastuct. 14. Projectdossier 15. Plan van Aanpak CtMr + (PjL) 7. P.opdr. 1. Voorbereiden bijstellen 2. Inrichten 19. Act.planning 20. Bijgestelde planning 21. Status Rapportage 22. Mnd. Voortg. Rapp. 23. Goedgek. CR. 24. CR overzicht 15. PvA PjL + med. sturing 3. Uitvoeren voortgang 16. Taakopdr./med. 17. Weekstaat 18. Beslisdocument 4. Besturen 25. Funct.form./med. 26. Eval.rapp. Kostbeh. 27. Eval.rapp. Proj. 28. Accept.doc. Prod. 29. Decharge document 5. Afronden

25. Q-coördinator Toetsparagraaf Test-coördinator Testparagraaf Testaanpak Mastertestplan Besturen projectactiviteitenSturen op kwaliteit Hoofdstuk 4: Kwaliteit PvA

26. Besturen projectactiviteitenSturen van SCM Via het SCM-Plan • deel van het plan van aanpak • review SCM-Plan door betrokkenen • reflecteert de eisen die aan het product worden gesteld • dekt de invulling van 10 bouwstenen • activiteiten, tijdschema van activiteiten, verantwoordelijkheden en benodigde resources

27. Besturen projectactiviteitenRisicomanagement • Aandacht van iedereen • vast punt projectoverleg

28. Kwaliteit in projectProjectvisie op kwaliteit Waarmee tonen we aan dat in ons project de gewenste kwaliteit is bereikt? • Onze visie is: • ....... • ....... • .......

29. Kwaliteit in projectDoel Kwaliteitszorg Klanttevredenheid Beheersbaarheid Herhaalbaarheid draagt bij aan • 4 Stappen: • Weten wat je moet doen vastleggen eisen • Zeggen hoe je het doet afspraken maken • Doen wat je hebt gezegd project uitvoeren • Aantonen dat je hebt gedaan inspecteren/testen/ • wat je hebt gezegd meten etc.

30. Kwaliteit in projectHet proces kwaliteitsborging monitoren kwaliteitsbeheersing auditen rapporteren escaleren Q-borger kwaliteitszorg kwaliteitsbeheersing kwaliteitsborging kwaliteitsbeheersing Opstellen toets- paragraaf Opstellen test- paragraaf Uitvoeren Toetsen Uitvoeren Testen Opstellen meetrapport(en) evalueren Q-coördinator/Testcoördinator

31. Kwaliteit in projectEssentie • Elk project doet aan SQA: • eisen en acceptatiecriteria opstellen/beoordelen • benoemen Q- en Testcoördinator • invullen kwaliteitsborging via Q-borger • SQA wordt ingepland (tijd + budget) • Conclusies uit Q-zorg werken serieus door • Q- en Testcoördinator verantwoordelijk voor • opstellen Q-hoofdstuk, testaanpak en MTP • uitvoering en sturing op kwaliteitsmaatregelen • Q-borger • adviseert bij opstellen Q-hoofdstuk • monitort / audit project • rapporteert onafhankelijk

32. Kwaliteit in project Samenhang Visie o.a. SQA-policy commitment link met CMM-2 Hoofdstuk Kwaliteit Inhoud/ processen monitoren auditen evalueren inspecteren reviewen testen Werkwijze/ mensen Org. verankering Rollen Gedrag Training Te hanteren procedures standaarden HB Q-borging HB kwaliteit in projecten HB Project- management Handboeken ontwikkelmethoden “Good” practices

33. Kwaliteit in project SQA rollen Contract Management Team rapportagelijn AtMr "SQA-pool" resource-toewijzing CtE PgMr CtMr CtE: contracteigenaar CtMr: contract manager Project specialisten AtMr: account manager PjL PgMr: programma manager Qco Tco PjL: projectleider Qco: Q-coördinator Qbo Qbo: Q-borger project- medewerkers Tco: Testcoördinator "peers"

34. Kwaliteit in project SQA: motor voor verbeteren MENSEN plan act leren do check HULPMIDDELEN WERKWIJZEN uitvoeren

35. Kwaliteit in project SQA: borging van verbetering 3 SSM RM SCM PTO SE SQA 2 maakinvoering 1

36. Kwaliteit in projectSQA-Roadmap A P Leren over meer fasen heen: C D procesverbetering Weten wat je moet doen: - eisen/wensen klant - eigen vakmanschap (leren over projecten heen) Evalueren Herstellen/verbeteren Zeggen wat je gaat doen: - inhoudelijk - aan kwaliteitsbeheersing (kwaliteitshoofdstuk) Act plan leren per fase Check Do Doen wat je hebt gezegd: - projectuitvoering Aantonen wat je hebt gedaan: - reviews - inspecties - testen leren tijdens uitvoering Q-borging: - monitoren - project-audit - escaleren

37. Beheer van documenten en productstromen • 10 bouwstenen van SCM 1 Wij hebben een SCM-Plan 2 Wij doen SCM volgens plan 3 Wij definiëren en identificeren onze CI’s 4 Wij zetten onze CI's in onze bibliotheek 5 Wij leggen de status van CI's vast 6 Wij volgen een wijzigingsverzoek- en een probleemmeldingsprocedure voor onze CI’s 7 Wij voeren wijzigingen op CI’s gecontroleerd uit 8 Wij bouwen onze producten uit onze CI’s volgens procedure 9 Wij hebben standaardrapportages over de status van onze CI’s 10 Wij doen SCM-controleonderzoeken

38. Projectuitvoering • Werk conform de handboeken • Werk conform het plan van aanpak • Werk conform de taakopdracht(en)

39. Gedrag projectleider • Groepsgericht leiderschap • Resultaat gericht • Plannen & organiseren • Voortgangscontrole / rapporteren • Concrete en realistische afspraken maken (neen kunnen zeggen)

40. Gedrag projectmedewerker • Conformeren aan (standaard)proces • Productgericht • Gericht op teamresultaat • Plannen & bewaken eigen werk

41. Gedrag Q-coördinator • Werken op basis van afspraken • (PvA: kwaliteitshoofdstuk) • Samenwerken / pro-actief bijsturen • Adviseur i.p.v. politieagent • Coördinator i.p.v. uitvoerder • Wederzijds respect en vertrouwen bevorderen • Bezieling voor kwaliteit • Tijdige, Open en eerlijke communicatie • Op juiste momenten actief zijn

42. Gedrag Q-coördinator Kernkwaliteiten Valkuil: te veel van het goede Kernkwaliteit bezieling voor kwaliteit perfectio- nisme jongleren met tijd, geld, resultaat en kwaliteit pragmatisme tijd/budget- denken Allergie Uitdaging

43. SamenvattingAan de slag! 1. Planning voorbereiden 2 Klant Req. Doc. 3. RisicoFactSheet 4. Financiële Kaders 5. Tijd kaders 6. Inzetafspraken 7. Project Opdracht 8. Planning Inr. Project 9. Projectbegroting 10 Startdoc. Kost.beh. 11 Initiële planning 12. PvA Q-hoofdstuk 13. Afspr. Infrastuct. 14. Projectdossier 15. Plan van Aanpak CtMr + (PjL) 7. P.opdr. 1. Voorbereiden bijstellen 2. Inrichten 19. Act.planning 20. Bijgestelde planning 21. Status Rapportage 22. Mnd. Voortg. Rapp. 23. Goedgek. CR. 24. CR overzicht 15. PvA PjL + med. sturing 3. Uitvoeren voortgang 16. Taakopdr./med. 17. Weekstaat 18. Beslisdocument 4. Besturen En zo gaan we het voortaan doen 25. Funct.form./med. 26. Eval.rapp. Kostbeh. 27. Eval.rapp. Proj. 28. Accept.doc. Prod. 29. Decharge document 5. Afronden

44. Afsluiting • Vragen / opmerkingen • Veel nieuws gehoord ? • Doe het consequent zoals verteld • Evaluatieformulier • aanvullingen • suggesties • We gaan ervoor